Lưu đồ quy trình tiếp nhận báo sự cố, đề xuất duyệt xử lý thiết bị phòng học
Sơ đồ swim-lane (chi tiết theo bên thực hiện)
Sơ đồ swim-lane trình bày chi tiết từng bước theo từng bên thực hiện.| GIAI ĐOẠN | GIẢNG VIÊN / NGƯỜI SỬ DỤNG | NHÂN VIÊN QUẢN LÝ THIẾT BỊ | TỔ TRƯỞNG | LÃNH ĐẠO P. QTCN | BAN GIÁM HIỆU |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tiếp nhận báo sự cố | BÁO SỰ CỐ (Điện thoại / Zalo / Email / Phiếu báo hỏng / Trực tiếp) |
||||
| ↓ Thông tin sự cố ↓ | BẮT ĐẦU | ||||
| Tiếp nhận thông tin: thời gian, số phòng, người báo, tên thiết bị, biểu hiện lỗi, mức độ ảnh hưởng, SĐT liên hệ | |||||
| Phân loại mức ưu tiên: Mức 1 — Khẩn cấp | Mức 2 — Quan trọng | Mức 3 — Không khẩn cấp |
|||||
| Hỗ trợ từ xa: hướng dẫn kiểm tra nguồn, chọn ngõ HDMI/VGA, khởi động lại, thay pin micro… | |||||
| 2. Kiểm tra hiện trường và xử lý ban đầu | Khắc phục được từ xa? | ||||
| ✓ CÓ → Ghi nhận vào sổ → Kết thúc | |||||
| ✗ KHÔNG → Đến hiện trường kiểm tra | |||||
| Phối hợp xác nhận tình trạng thiết bị | Kiểm tra tại hiện trường: nguồn → cáp → cấu hình → phụ kiện → thử thiết bị dự phòng | ||||
| Xác nhận tình trạng hoạt động sau xử lý | Xử lý tạm thời: đổi dây HDMI, micro dự phòng, chuyển TV, đổi phòng học… | ||||
| Lập phiếu hiện trạng thiết bị (mã phòng, tên thiết bị, mã TS/seri, hiện trạng, lỗi, nguyên nhân, ảnh, phương án đề xuất, chi phí ước tính) | |||||
| 3. Đề xuất và trình duyệt phương án xử lý | Đề xuất phương án: Bảo dưỡng / Sửa chữa nhỏ / Thay mới hoặc sửa chữa lớn | ||||
| ↓ Gửi phiếu hiện trạng + đề xuất ↓ | |||||
| Rà soát đề xuất, đối chiếu thực tế, xác nhận mức độ cần thiết, sắp xếp ưu tiên (an toàn, tần suất, ảnh hưởng, chi phí) | |||||
| Xác nhận? | |||||
| ↺ KHÔNG xác nhận → nhân viên bổ sung, chỉnh sửa | ✓ XÁC NHẬN → Chuyển Lãnh đạo P. QTCN | ||||
| Xem xét phương án kỹ thuật, kinh phí, vật tư tồn kho, tự làm hay thuê ngoài | |||||
| Trong thẩm quyền phân cấp? Sửa chữa nhỏ trong ngưỡng được phân cấp → Quyết định tổ chức thực hiện |
|||||
| ✗ VƯỢT thẩm quyền → Lập tờ trình, hoàn thiện hồ sơ (tờ trình, danh mục, hiện trạng, ảnh, phương án, dự toán, ý kiến tổ trưởng + lãnh đạo phòng) → Trình BGH | Tiếp nhận hồ sơ | ||||
| 4. Phê duyệt và thực hiện | Phê duyệt phương án? (Thay mới / chi phí lớn / mua sắm tài sản) |
||||
| ↺ KHÔNG phê duyệt → Yêu cầu điều chỉnh hồ sơ | ↺ Điều chỉnh, bổ sung | ✓ PHÊ DUYỆT | |||
| Tổ chức thực hiện: Mua vật tư → Sửa chữa / Bảo dưỡng / Thay mới → Nghiệm thu → Bàn giao → Cập nhật sổ theo dõi & hồ sơ tài sản → Lưu chứng từ | |||||
| KẾT THÚC | Thiết bị hoạt động trở lại | Hồ sơ hoàn chỉnh | Đã phê duyệt | ||
| Chú giải màu: | Bắt đầu / Báo sự cố | Nhân viên QL thiết bị | Giảng viên / Tổ trưởng | Lãnh đạo phòng | Nút quyết định | Kết thúc |
Lưu đồ quy trình (ký hiệu ISO 5807)
Lưu đồ theo ký hiệu chuẩn ISO 5807: hình bầu dục (bắt đầu/kết thúc), hình chữ nhật (xử lý), hình thoi (quyết định), hình ghi chú (tài liệu). Mũi tên ortho (chữ L) nối đúng đỉnh các hình, đi qua dải kết nối không đè lên hình khối.
Hình 1. Lưu đồ ISO 5807 kết hợp swim-lane. Mỗi cột là một chủ thể hành động; các hình khối được đặt đúng cột của chủ thể thực hiện. Mũi tên định hướng bằng góc vuông (ortho), không đè lên hình khối.
Chú giải ký hiệu ISO 5807
| Ký hiệu | Hình dạng | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Terminator | Hình bầu dục (bo góc) | Điểm bắt đầu hoặc kết thúc quy trình |
| Process | Hình chữ nhật | Hoạt động xử lý, thao tác cụ thể |
| Decision | Hình thoi | Nút quyết định (có/không) |
| Document | Hình chữ nhật đáy lượn sóng | Tài liệu, phiếu, biểu mẫu |
| Flow line | Mũi tên góc vuông (ortho) | Hướng luồng quy trình |
Biểu mẫu tối thiểu kèm theo
Các biểu mẫu dưới đây được chuẩn bị sẵn dưới dạng file Word (.docx), tải về và chỉnh sửa trực tiếp.
| Mẫu | Mục đích sử dụng | Tải xuống |
|---|---|---|
| Mẫu 1 | Phiếu tiếp nhận sự cố thiết bị phòng học — ghi nhận thông tin từ người báo (thời gian, phòng, thiết bị, mô tả lỗi, mức độ ảnh hưởng) | 📄 .docx |
| Mẫu 2 | Phiếu hiện trạng và đề xuất xử lý — mô tả tình trạng thiết bị, nguyên nhân, phương án xử lý, chi phí ước tính, ý kiến tổ trưởng và lãnh đạo phòng | 📄 .docx |
| Mẫu 3 | Sổ theo dõi tiến độ xử lý sự cố — bảng tổng hợp theo dõi toàn bộ sự cố từ tiếp nhận đến nghiệm thu | 📄 .docx |
| Mẫu 4 | Biên bản nghiệm thu sau sửa chữa / bảo dưỡng / thay mới — xác nhận hoàn thành, danh mục thiết bị, kết quả vận hành thử | 📄 .docx |
Thời gian xử lý đề xuất
- Sự cố khẩn cấp (Mức 1): Tiếp nhận ngay, xử lý hoặc có phương án thay thế ngay trong buổi học
- Sửa chữa nhỏ (Mức 2): Hoàn thiện đề xuất và xin ý kiến trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc kế tiếp
- Bảo dưỡng định kỳ / Thay mới (Mức 3): Tổng hợp theo tuần / tháng để trình duyệt, trừ trường hợp phát sinh rủi ro an toàn cần xử lý ngay