Lưu đồ quy trình khảo sát các bên có liên quan

1. Mục đích

Quy trình này hướng dẫn thống nhất việc lập kế hoạch, triển khai, tổng hợp kết quả và cải tiến hoạt động khảo sát các bên có liên quan tại Trường Đại học Ngoại thương, bảo đảm thu thập đầy đủ ý kiến phản hồi từ sinh viên, giảng viên, cựu sinh viên và đơn vị tuyển dụng — làm căn cứ đánh giá chất lượng và liên tục cải tiến chương trình đào tạo theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng như Nhà trường.

2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho toàn bộ hoạt động khảo sát các bên liên quan trong quy trình đảm bảo chất lượng giáo dục, bao gồm: khảo sát sinh viên đang học và đã tốt nghiệp, giảng viên, cơ sở tuyển dụng, và các đơn vị thuộc Trường. Quy trình bao trùm từ khâu xây dựng bảng hỏi, triển khai thu thập dữ liệu, tổng hợp báo cáo, đến đề xuất cải tiến và lưu trữ hồ sơ.

3. Căn cứ thực hiện

Việc khảo sát các bên liên quan thuộc trách nhiệm của Phòng Thanh tra — Kiểm định và Đảm bảo chất lượng (TTKT và ĐBCL), được thực hiện theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo về chuẩn chất lượng giáo dục đại học và quy chế nội bộ của Nhà trường về đảm bảo chất lượng. Các bên liên quan có trách nhiệm phối hợp tham gia khảo sát khi được yêu cầu, cung cấp thông tin trung thực và kịp thời.

4. Sơ đồ quy trình

Hình 1. Lưu đồ ISO 5807 quy trình khảo sát các bên có liên quan tại FTU. Sơ đồ swim-lane bốn cột: TTKT và ĐBCL chủ trì lập kế hoạch và khảo sát, đơn vị được khảo sát điền phiếu, BGH phê duyệt, cột ghi chú. Bốn điểm quyết định: phê duyệt bảng hỏi, đạt ngưỡng phản hồi, phê duyệt báo cáo, phê duyệt kế hoạch cải tiến. (theo chuẩn ISO 5807).

5. Mô tả chi tiết các bước

Giai đoạn 1 — Lập kế hoạch khảo sát

Bước 1. TTKT và ĐBCL xây dựng hoặc cập nhật bảng hỏi khảo sát theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Nhà trường. Bảng hỏi phải phản ánh đúng mục tiêu đánh giá, phù hợp với nhóm đối tượng khảo sát và được rà soát so với kỳ khảo sát trước nếu cần thiết. Thời hạn hoàn thành là 5 ngày làm việc.

Sau khi hoàn thiện, TTKT và ĐBCL trình bảng câu hỏi cho Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng được phân công phê duyệt trong thời hạn 3 ngày làm việc. Nếu không phê duyệt, TTKT và ĐBCL điều chỉnh theo nhận xét và trình lại cho đến khi được phê duyệt.

Giai đoạn 2 — Triển khai khảo sát các bên có liên quan

Bước 2. Thời gian thực hiện các khảo sát liên quan sẽ theo quy định của Nhà trường. TTKT và ĐBCL thiết lập hệ thống khảo sát (nền tảng trực tuyến hoặc phiếu in) và gửi thông báo khảo sát đến các đơn vị có liên quan trong thời hạn 3 ngày làm việc.

Các đơn vị có liên quan — trường thuộc, khoa chuyên môn, đơn vị chức năng — tiếp nhận thông báo và phối hợp triển khai: động viên, nhắc nhở sinh viên, giảng viên, cựu sinh viên thuộc phạm vi quản lý tham gia khảo sát đúng thời hạn.

Bước 3. TTKT và ĐBCL cập nhật thường xuyên số lượng tham gia khảo sát, đối chiếu với số lượng tối thiểu theo yêu cầu của Bộ hoặc Trường. Nếu chưa đạt, TTKT và ĐBCL tiếp tục đôn đốc các đơn vị cho đến khi đạt ngưỡng yêu cầu.

Giai đoạn 3 — Tổng hợp kết quả khảo sát trình BGH

Sau khi đủ số lượng phản hồi, TTKT và ĐBCL tổng hợp dữ liệu và lập báo cáo kết quả khảo sát trình Ban giám hiệu trong thời hạn 3 ngày làm việc. Báo cáo phải nêu rõ số liệu thống kê, phân tích theo nhóm đối tượng, những điểm mạnh và tồn tại, cùng kiến nghị ban đầu.

Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng được phân công xem xét và phê duyệt báo cáo trong 3 ngày làm việc. Nếu không phê duyệt, TTKT và ĐBCL bổ sung, chỉnh sửa theo nhận xét và trình lại.

Giai đoạn 4 — Cải tiến và giám sát

Dựa trên báo cáo khảo sát đã được phê duyệt, TTKT và ĐBCL lập báo cáo cải tiến và đề xuất kế hoạch hành động cụ thể, trình Ban giám hiệu trong 3 ngày làm việc. Kế hoạch cải tiến cần nêu rõ: nội dung cần cải tiến, đơn vị phụ trách, thời hạn thực hiện và chỉ tiêu đo lường kết quả.

Hiệu trưởng phê duyệt kế hoạch cải tiến trong 3 ngày làm việc. Sau khi phê duyệt, TTKT và ĐBCL lưu trữ toàn bộ hồ sơ khảo sát — bảng hỏi, dữ liệu thô, báo cáo, kế hoạch cải tiến — để phục vụ kiểm tra, kiểm toán và đối chiếu với kỳ khảo sát tiếp theo.

6. Trách nhiệm

7. Biểu mẫu kèm theo

• FTU.QT01.BM01: Mẫu phiếu khảo sát
• TTKT và ĐBCLKSCBL.220716.1 BM01: Câu hỏi khảo sát
• KT và ĐBCLKSCBL.220716.1 BM01: Báo cáo khảo sát
• TTKT và ĐBCLKSCBL.220716.1 BM03: Báo cáo cải tiến

8. Thời gian xử lý