Trường Đại học Ngoại thương đã có một bộ 399 quy trình được vẽ lại thống nhất theo sơ đồ phân làn chuẩn ISO 5807, kèm mô tả từng bước (tác nhân, nghiệp vụ, kết quả, nguồn), nơi lưu hồ sơ và căn cứ pháp lý đã đối chiếu với văn bản hiện hành. Bài này giới thiệu ngắn gọn bộ quy trình, mức độ liên kết của quy trình với dữ liệu báo cáo theo chuẩn HEMIS của Bộ Giáo dục và Đào tạo, và bức tranh tổng thể theo đơn vị chủ trì.
Bộ quy trình gồm những gì
- Tổng đồ quy trình: 420 mục theo 7 lĩnh vực, bấm vào tên để mở đúng mục mô tả.
- Mô tả chi tiết từng quy trình trong 18 phần:
- Phần 1: Tài sản, cơ sở vật chất và hậu cần
- Phần 2: Tổ chức, nhân sự và xuất bản Tạp chí Quản lý và Kinh tế quốc tế
- Phần 3: Khoa học và công nghệ: đề tài, hội thảo, nghiên cứu của sinh viên
- Phần 4: Chất lượng, văn thư, kế hoạch và tài chính
- Phần 5: Chuyển đổi số, dữ liệu và công nghệ thông tin
- Phần 6: Học vụ, văn bằng, tuyển sinh, hợp tác quốc tế và sau đại học
- Phần 7: Đào tạo sau đại học, đào tạo trực tuyến, Cơ sở Quảng Ninh và học liệu
- Phần 8: Đào tạo chính quy, ký túc xá và dịch vụ sinh viên
- Phần 9: Học bổng, kiểm định, kết nối doanh nghiệp, thanh tra và pháp chế
- Phần 10: Cập nhật, kết nối và ký số dữ liệu HEMIS
- Phần 11: Đào tạo theo tín chỉ, từ đăng ký học phần đến xét tốt nghiệp
- Phần 12: Hành chính, hợp tác quốc tế, công tác sinh viên, truyền thông và khảo thí
- Phần 13: Nhân sự, thư viện, khoa học, tài chính, Viện VJCC và Cơ sở II
- Phần 14: Đào tạo từ xa, sau đại học, liên kết nước ngoài và sử dụng AI
- Phần 15: Quản trị chuyển đổi số, báo cáo, quy hoạch và truyền thông nội bộ
- Phần 16: Quản trị, nhân sự, tài chính, sinh viên và cơ sở vật chất
- Phần 17: Chế độ viên chức, chuyển trường, dự giờ, thư viện và tuyển sinh
- Phần 18: Học vụ hằng ngày, công tác sinh viên, Đảng, đoàn thể và quản trị
Mỗi sơ đồ có một điểm bắt đầu, các nhánh quyết định Có/Không đặt sát hình thoi, vòng lặp sửa đổi quay về đúng bước, và mọi nhánh dừng sớm đều dẫn xuống một nút kết thúc chung ở cuối sơ đồ. Các bước có đầu ra là hồ sơ, dữ liệu đều nối tới kho lưu trữ trực tuyến hoặc hồ sơ giấy.
Mức độ liên kết dữ liệu với chuẩn HEMIS
Đối chiếu với 15 tệp mẫu nhập liệu HEMIS (54 sheet dữ liệu, 187 cột bắt buộc), hiện có 75/399 quy trình (19%) có bước tạo hoặc cập nhật dữ liệu cho ít nhất một sheet HEMIS, phủ 52/65 sheet. Trong đó 30 sheet đã được đối chiếu đến từng cột: 69/115 cột bắt buộc đã có bước ghi nhận rõ trong quy trình. Còn 13 sheet chưa có quy trình nào tạo ra dữ liệu.
- Liên kết mạnh: tuyển sinh (chỉ tiêu, trúng tuyển), người học (thông tin chung, học tập, trạng thái), văn bằng, hướng dẫn nghiên cứu sinh, chương trình và ngành đào tạo; đây là các quy trình của Phòng Quản lý đào tạo, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo trực tuyến và phát triển nghề nghiệp.
- Liên kết một phần: cơ sở vật chất (đã có quy trình cập nhật nhưng chưa ghi đủ cột), khen thưởng, kỷ luật, học bổng, vay tín dụng của người học.
- Chưa có mẫu để đối chiếu: dữ liệu cán bộ, khoa học công nghệ, tài chính; các tệp mẫu này chưa có trong gói mẫu HEMIS nên liên kết mới ở mức tên sheet.
- Cần cơ quan quản lý xác nhận: học viên thạc sĩ ghi vào sheet nào; mã danh mục cho các phương thức tuyển sinh riêng của Trường; mẫu nhập liệu cán bộ.
Sơ đồ tổng thể theo đơn vị chủ trì
Đơn vị chủ trì là đơn vị đứng đầu chuỗi trách nhiệm của quy trình theo bài mô tả. Các đơn vị chủ trì dưới 3 quy trình được gộp vào dòng cuối.
Video atlat quy trình số hóa
Video đi qua bốn lớp của atlat: lĩnh vực, đơn vị chủ trì, quy trình và tác nhân, rồi đến đầu ra dữ liệu HEMIS. Tên đơn vị viết tắt được đọc theo tên đầy đủ đã dùng trong các bài trên trang.
Video hướng dẫn tự xây dựng quy trình theo ISO 5807
Video khoảng 3 phút dành cho cán bộ tự viết quy trình và vẽ sơ đồ: ý nghĩa bảy ký hiệu, hướng và cách vẽ mũi tên, cách phân làn theo đơn vị, một ví dụ hoàn chỉnh, năm bước tự viết và danh sách tự kiểm trước khi ban hành. Ký hiệu và màu trong video giống hệt các sơ đồ của bộ quy trình.
Bộ quy trình là bản đề xuất để các đơn vị rà soát: các bước ghi "đề xuất" và các điểm "cần xác nhận" trong từng mục là nơi đơn vị chủ trì cần cho ý kiến trước khi ban hành.