Bộ quy trình Trường Đại học Ngoại thương – Phần 1: Tài sản, cơ sở vật chất và hậu cần

Trình tự chính (22 bước)

1. Bắt đầu vòng đời tài sản
2. Đề xuất nhu cầu
3. Rà soát kho, thẩm định nhu cầu
4. BGH phê duyệt
5. Tổ chức mua sắm
6. Nghiệm thu, nhập kho, đánh mã, đăng ký
7. Hạch toán tăng tài sản
8. Xuất kho, bàn giao
9. ĐVSD ký nhận tài sản
10. Quản lý, sử dụng, bảo quản; báo hỏng
11. Quy trình con: Kiểm kê hằng năm
12. Quy trình con: Sửa chữa điện, nước, điều hòa
13. Kết quả xử lý?
14. Xác định hạch toán; thu hồi thiết bị cũ
15. Cập nhật hồ sơ thiết bị
16. Tiếp tục sử dụng
17. Quy trình con: Thanh lý, hạch toán giảm
18. Quy trình con: Mua sắm thiết bị thay thế
19. Quay lại sử dụng
20. Kết thúc vòng đời
21. Lưu trữ trực tuyến
22. Lưu trữ trực tiếp

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

Bắt đầu vòng đời tài sản (Mức 1)

Mô tả

• Khởi đầu khi đơn vị sử dụng có nhu cầu trang bị tài sản.

Đề xuất nhu cầu (Mức 1)

Mô tả

• ĐVSD lập Tờ trình BM-01/QLTSC gửi P.QTTB.

Bước 1 (quản lý tài sản): Lập nhu cầu và đề xuất cấp phát, trang bị tài sản

• Trách nhiệm: Đơn vị sử dụng (ĐVSD).
• Khi phát sinh nhu cầu sử dụng trang thiết bị phục vụ giảng dạy, nghiên cứu, làm việc, ĐVSD lập Tờ trình đề xuất nhu cầu tài sản công (BM-01/QLTSC) gửi P.QTTB. Nội dung ghi rõ: mục đích sử dụng, chủng loại, thông số kỹ thuật tối thiểu, số lượng, thời gian dự kiến cần bàn giao và cam kết hiệu quả sử dụng.

Rà soát kho, thẩm định nhu cầu (Mức 1)

Mô tả

• P.QTTB rà soát tài sản tồn kho, khả năng điều chuyển; xác định cấp phát hay mua sắm.

Bước 2 (quản lý tài sản): Tiếp nhận hồ sơ và rà soát tài sản hiện có

• Trách nhiệm: P.QTTB.
• Tiếp nhận Tờ trình, xem xét tính hợp lý của đề xuất; rà soát dữ liệu tài sản tồn kho hoặc tài sản chưa khai thác hết công suất tại các đơn vị khác để xác định khả năng đáp ứng bằng cấp phát, điều chuyển.
• - Có tài sản phù hợp: chuyển Bước 3.

BGH phê duyệt (Mức 1)

Mô tả

• BGH phê duyệt cấp phát, điều chuyển (khi có sẵn) hoặc chủ trương mua sắm (khi không có sẵn).

Bước 3 (quản lý tài sản): Cấp phát, điều chuyển tài sản có sẵn

• Trách nhiệm: P.QTTB; BGH phê duyệt.
• P.QTTB xác nhận Tờ trình, trình BGH phê duyệt xuất kho cấp phát hoặc điều chuyển. Trường hợp BGH không phê duyệt, hồ sơ được trả ĐVSD kèm lý do. Khi được phê duyệt, chuyển Bước 7.

Bước 4 (quản lý tài sản): Thẩm định nhu cầu và phê duyệt chủ trương mua sắm

• Trách nhiệm: P.QTTB; BGH phê duyệt.
• P.QTTB thẩm định nhu cầu, tổng hợp trình BGH phê duyệt chủ trương. Khi chủ trương được phê duyệt, nêu rõ đơn vị chủ trì mua sắm và thực hiện mua sắm mới theo Quy trình mua sắm hiện hành của Trường (chuyển Bước 5). Trường hợp không được phê duyệt, hồ sơ được trả ĐVSD kèm lý do.

Tổ chức mua sắm (Mức 1)

Mô tả

• P.QLDA chủ trì khi mua sắm thuộc dự án, gói thầu được giao; các mua sắm còn lại do P.QTTB tổ chức.

Bước 5 (quản lý tài sản): Phân công và tổ chức mua sắm

• Trách nhiệm: P.QTTB phân công; P.QLDA chủ trì khi được giao; P.KHTC phối hợp.
• Căn cứ chủ trương đã được BGH phê duyệt, P.QTTB xác định đơn vị chủ trì mua sắm:
• - Mua sắm thuộc dự án đầu tư hoặc gói thầu giao cho P.QLDA quản lý: P.QLDA chủ trì lựa chọn nhà thầu, ký và quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ, chất lượng, phối hợp P.QTTB, ĐVSD và P.KHTC nghiệm thu; P.QTTB cung cấp yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu sử dụng; P.KHTC phối hợp về nguồn kinh phí, thanh toán.

Nghiệm thu, nhập kho, đánh mã, đăng ký (Mức 1)

Mô tả

• P.QTTB nghiệm thu, lập Phiếu nhập kho, đánh mã 8 ký tự, ghi sổ tài sản.

Bước 6 (quản lý tài sản): Nghiệm thu, nhập kho, đánh mã số, đăng ký và hạch toán tăng tài sản

• Trách nhiệm: P.QTTB chủ trì; P.KHTC phối hợp; P.QLDA bàn giao đối với tài sản hình thành từ dự án.
• Nghiệm thu, nhập kho: P.QTTB nghiệm thu với nhà cung cấp (có sự tham gia của P.QLDA nếu mua sắm do P.QLDA chủ trì), lập Phiếu nhập kho tài sản. Đối với tài sản hình thành từ dự án, P.QLDA bàn giao tài sản và hồ sơ (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, quyết toán theo quy định) cho P.QTTB và P.KHTC.
• Tài sản được tổ chức, cá nhân biếu, tặng: tiếp nhận, nghiệm thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền và quy định pháp luật, sau đó thực hiện tiếp như tài sản mua mới.

Hạch toán tăng tài sản (Mức 1)

Mô tả

• P.KHTC hạch toán tăng, tính hao mòn/khấu hao.

Bước 6 (quản lý tài sản): Nghiệm thu, nhập kho, đánh mã số, đăng ký và hạch toán tăng tài sản

• Trách nhiệm: P.QTTB chủ trì; P.KHTC phối hợp; P.QLDA bàn giao đối với tài sản hình thành từ dự án.
• Nghiệm thu, nhập kho: P.QTTB nghiệm thu với nhà cung cấp (có sự tham gia của P.QLDA nếu mua sắm do P.QLDA chủ trì), lập Phiếu nhập kho tài sản. Đối với tài sản hình thành từ dự án, P.QLDA bàn giao tài sản và hồ sơ (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, quyết toán theo quy định) cho P.QTTB và P.KHTC.
• Tài sản được tổ chức, cá nhân biếu, tặng: tiếp nhận, nghiệm thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền và quy định pháp luật, sau đó thực hiện tiếp như tài sản mua mới.

Xuất kho, bàn giao (Mức 1)

Mô tả

• Lập BM-02A hoặc BM-02B; hai bên ký, lập 03 bản.

Bước 7 (quản lý tài sản): Xuất kho và bàn giao tài sản

• Trách nhiệm: P.QTTB và ĐVSD.
• Căn cứ nguồn gốc tài sản, P.QTTB sử dụng chứng từ tương ứng:
• - Tài sản mua sắm mới: Phiếu xuất kho kiêm Biên bản bàn giao tài sản công (BM-02A/QLTSC).

ĐVSD ký nhận tài sản (Mức 1)

Mô tả

• ĐVSD kiểm tra tình trạng kỹ thuật và ký nhận.

Bước 7 (quản lý tài sản): Xuất kho và bàn giao tài sản

• Trách nhiệm: P.QTTB và ĐVSD.
• Căn cứ nguồn gốc tài sản, P.QTTB sử dụng chứng từ tương ứng:
• - Tài sản mua sắm mới: Phiếu xuất kho kiêm Biên bản bàn giao tài sản công (BM-02A/QLTSC).

Quản lý, sử dụng, bảo quản; báo hỏng (Mức 1)

Mô tả

• ĐVSD sử dụng đúng mục đích; khi hỏng, gửi yêu cầu sửa chữa (điểm nối 1).

Bước 8 (quản lý tài sản): Quản lý, sử dụng, bảo dưỡng và thu hồi

• Trách nhiệm: ĐVSD; P.QTTB hỗ trợ.
• ĐVSD sử dụng đúng mục đích, bảo quản để tránh hư hỏng, mất mát; khi tài sản hỏng, báo P.QTTB và đề nghị sửa chữa theo quy trình tương ứng (ví dụ quy trình sửa chữa điện, nước, điều hòa).
• Khi tài sản không còn nhu cầu sử dụng hoặc có thay đổi cơ cấu tổ chức, ĐVSD phối hợp P.QTTB lập Biên bản giao nhận tài sản công (BM-02B/QLTSC) để thu hồi nhập lại kho. Chuyên viên P.QTTB kiểm tra mã số, tình trạng kỹ thuật trước khi hoàn tất nhập kho.

Bước 1 (sửa chữa): Phát hiện sự cố và gửi yêu cầu

• Trách nhiệm: Người yêu cầu (NYC).
• Khi phát hiện sự cố hoặc có nhu cầu sửa chữa, bảo dưỡng đối với điện, nước, điều hòa, NYC gửi yêu cầu cho CB điện nước qua một trong các kênh: trực tuyến (cổng dịch vụ hoặc biểu mẫu trực tuyến do Trường chỉ định, Zalo, email) hoặc trực tiếp (điện thoại, phiếu giấy, đến P.QTTB). Nội dung tối thiểu: thời gian, địa điểm (tòa nhà, tầng, phòng), hệ thống/thiết bị, hiện tượng, mức ảnh hưởng, ảnh hoặc video (nếu có), họ tên và số điện thoại người báo.
• Trường hợp có dấu hiệu nguy hiểm (mùi khét, khói, tia lửa, giật điện, nước tràn hoặc ngập, vỡ ống, thiết bị có nguy cơ rơi), NYC phải gọi điện thoại ngay cho CB điện nước, không chỉ nhắn tin; nếu an toàn thì ngắt aptomat hoặc khóa van gần nhất, di chuyển ra xa khu vực và không tự sửa chữa.

Quy trình con: Kiểm kê hằng năm (Mức 1)

Mô tả

• Kiểm kê tài sản; tài sản phân loại “cần sửa chữa” được đưa vào kế hoạch sửa chữa (điểm nối 2); “đề nghị thanh lý” chuyển sang thanh lý.

Bước 9 (quản lý tài sản): Kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất

• Trách nhiệm: Hội đồng/Tổ kiểm kê (BGH, P.QTTB, P.KHTC, ĐVSD).
• Hằng năm (chốt số liệu vào 00h00 ngày 01/01 năm tiếp theo), Tổ kiểm kê kiểm đếm thực tế tại các ĐVSD, đối chiếu với sổ kế toán và sổ tài sản, lập Biên bản kiểm kê tài sản công (BM-03/QLTSC). Phân loại cụ thể: tài sản dùng tốt, cần sửa chữa, không còn nhu cầu sử dụng, chờ thanh lý, thừa, thiếu.

Bước 10 (quản lý tài sản): Phân loại kết quả kiểm kê và xử lý

• Trách nhiệm: Hội đồng kiểm kê; P.QTTB.
• - Tài sản dùng tốt: tiếp tục sử dụng.
• - Tài sản cần điều chuyển hoặc thu hồi: phê duyệt, lập BM-02B/QLTSC và cập nhật vị trí, đơn vị quản lý (chuyển Bước 12).

Quy trình con: Sửa chữa điện, nước, điều hòa (Mức 1)

Mô tả

• Từ tiếp nhận yêu cầu, xử lý khẩn cấp, kiểm tra hiện trường, phê duyệt 3 cấp đến nghiệm thu và lưu trữ.

Bước 1 (sửa chữa): Phát hiện sự cố và gửi yêu cầu

• Trách nhiệm: Người yêu cầu (NYC).
• Khi phát hiện sự cố hoặc có nhu cầu sửa chữa, bảo dưỡng đối với điện, nước, điều hòa, NYC gửi yêu cầu cho CB điện nước qua một trong các kênh: trực tuyến (cổng dịch vụ hoặc biểu mẫu trực tuyến do Trường chỉ định, Zalo, email) hoặc trực tiếp (điện thoại, phiếu giấy, đến P.QTTB). Nội dung tối thiểu: thời gian, địa điểm (tòa nhà, tầng, phòng), hệ thống/thiết bị, hiện tượng, mức ảnh hưởng, ảnh hoặc video (nếu có), họ tên và số điện thoại người báo.
• Trường hợp có dấu hiệu nguy hiểm (mùi khét, khói, tia lửa, giật điện, nước tràn hoặc ngập, vỡ ống, thiết bị có nguy cơ rơi), NYC phải gọi điện thoại ngay cho CB điện nước, không chỉ nhắn tin; nếu an toàn thì ngắt aptomat hoặc khóa van gần nhất, di chuyển ra xa khu vực và không tự sửa chữa.

Bước 2 (sửa chữa): Tiếp nhận, bao quát thông tin và phân loại

• Trách nhiệm: CB điện nước.
• Tiếp nhận yêu cầu từ mọi kênh, ghi vào Sổ theo dõi/hệ thống, cấp mã yêu cầu và xác nhận đã tiếp nhận với NYC.
• Bao quát thông tin: tra cứu hồ sơ thiết bị (mã tài sản, vị trí, năm đưa vào sử dụng, lịch sử sửa chữa, thời hạn bảo hành, hợp đồng bảo trì); đối chiếu các yêu cầu tương tự trong cùng khu vực để nhận diện sự cố lặp lại hoặc lan rộng.

Bước 3 (sửa chữa): Xử lý khẩn cấp (khi có nguy cơ mất an toàn hoặc gián đoạn nghiêm trọng)

• Trách nhiệm: CB điện nước thực hiện; Tổ trưởng chỉ đạo và báo Trưởng phòng Quản trị, BGH khi sự cố nghiêm trọng.
• Sự cố Mức 1 được xử lý ngay, không chờ phê duyệt trước; việc hợp thức hóa hồ sơ thực hiện sau:
• (a) CB điện nước đến hiện trường ngay; (b) loại trừ nguy cơ: ngắt nguồn điện, khóa van nước, dừng thiết bị; (c) cách ly khu vực, rào chắn, treo biển cảnh báo; (d) trường hợp có cháy, người bị nạn, ngập lớn: gọi 114/115 và thực hiện phương án PCCC, cứu nạn của Trường; (e) báo ngay Tổ trưởng, Tổ trưởng báo Trưởng phòng Quản trị và BGH nếu có thiệt hại về người, tài sản lớn hoặc ảnh hưởng nhiều đơn vị; (f) có biện pháp tạm thời duy trì hoạt động (cấp điện, cấp nước tạm, chuyển phòng...).

Bước 4 (sửa chữa): Kiểm tra hiện trường, xác định nguyên nhân, lập Phiếu hiện trạng và đề xuất

• Trách nhiệm: CB điện nước.
• Kiểm tra tại hiện trường theo danh mục kiểm tra ở Phụ lục tương ứng; đo kiểm khi cần; chụp ảnh hiện trạng; xác định nguyên nhân, phạm vi ảnh hưởng và nguy cơ lan rộng; xử lý tạm thời để thiết bị, khu vực sử dụng được an toàn.
• Đề xuất một trong các phương án: (A) sửa chữa nhỏ theo kế hoạch hoặc tờ trình của Phòng đã duyệt (nếu chưa có thì đề xuất đưa vào tờ trình bổ sung); (B) bảo hành theo hợp đồng; (C) sửa chữa lớn hoặc thuê đơn vị ngoài; (D) thay mới — nêu rõ lý do (không thể sửa chữa, chi phí sửa chữa tiệm cận chi phí thay mới, hỏng lặp lại, không bảo đảm an toàn).

Bước 5 (sửa chữa): Kiểm tra bảo hành và hợp đồng bảo trì

• Trách nhiệm: CB điện nước.
• Đối chiếu hồ sơ thiết bị, hợp đồng mua sắm, hợp đồng bảo trì để xác định thiết bị còn trong thời hạn bảo hành/bảo trì và nguyên nhân hỏng có thuộc phạm vi bảo hành hay không.
• - Còn bảo hành: gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc email cho nhà cung cấp/đơn vị bảo trì, thông báo Tổ trưởng, theo dõi tiến độ; nhà cung cấp thực hiện (Bước 9) và nghiệm thu (Bước 10). Trường hợp nhà cung cấp chậm hoặc từ chối, báo Tổ trưởng và Trưởng phòng Quản trị xử lý theo hợp đồng.

Bước 6 (sửa chữa): Phê duyệt bước 1

• Trách nhiệm: Tổ trưởng.
• Rà soát Phiếu hiện trạng và đề xuất: đối chiếu hiện trạng thực tế, ảnh minh chứng, mức độ cần thiết, phương án kỹ thuật, vật tư và chi phí.
• - Xác nhận: ký ý kiến vào BM-02/SCĐN, chuyển Trưởng phòng Quản trị.

Bước 7 (sửa chữa): Phê duyệt bước 2

• Trách nhiệm: Trưởng phòng Quản trị.
• Xem xét phương án kỹ thuật, kinh phí, vật tư tồn kho, phương án tự thực hiện hay thuê ngoài, mức độ ưu tiên và các biện pháp bảo đảm an toàn; xác định việc có thuộc kế hoạch hoặc tờ trình sửa chữa nhỏ đã được BGH phê duyệt hay không.
• - Sửa chữa nhỏ thuộc kế hoạch hoặc tờ trình đã duyệt: phê duyệt và giao CB điện nước tổ chức thực hiện (Bước 9), không trình BGH từng lần.

Bước 8 (sửa chữa): Kế hoạch, tờ trình và phê duyệt cuối

• Trách nhiệm: Trưởng phòng Quản trị lập kế hoạch, tờ trình; Ban Giám hiệu (BGH) phê duyệt.
• Sửa chữa nhỏ: P.QTTB lập kế hoạch sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng theo năm, quý hoặc tháng, trình BGH phê duyệt một lần; các việc phát sinh ngoài kế hoạch được tổng hợp vào tờ trình của Phòng, trình BGH theo từng đợt. Khi đã được duyệt, từng yêu cầu sửa chữa nhỏ thực hiện ngay sau khi Tổ trưởng và Trưởng phòng Quản trị xác nhận, không trình BGH từng lần.
• Sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới hoặc vượt ngưỡng phân cấp: hồ sơ trình BGH gồm Phiếu hiện trạng và đề xuất đã có ý kiến của Tổ trưởng, Trưởng phòng Quản trị; ảnh minh chứng; dự toán, báo giá; Tờ trình theo Biểu mẫu BM-01/QLTSC của Quy trình quản lý tài sản công khi thay mới hoặc trang bị tài sản.

Bước 9 (sửa chữa): Tổ chức thực hiện sửa chữa, thay mới hoặc bảo hành

• Trách nhiệm: CB điện nước chủ trì việc sửa chữa nhỏ; P.QLDA chủ trì việc sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới khi được BGH giao; nhà cung cấp, nhà thầu hoặc đơn vị bảo trì thực hiện trong trường hợp bảo hành hoặc thuê ngoài; Tổ trưởng giám sát.
• Chuẩn bị vật tư (lấy từ kho hoặc mua theo phương án được duyệt), kiểm tra chủng loại, thông số, chất lượng vật tư trước khi lắp đặt.
• Việc do P.QLDA chủ trì: P.QLDA lựa chọn nhà thầu theo quy định, ký và quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ, chất lượng, an toàn lao động; CB điện nước và Tổ trưởng phối hợp về yêu cầu kỹ thuật, bàn giao mặt bằng và điều kiện ngắt, cấp điện, nước.

Bước 10 (sửa chữa): Nghiệm thu và phản hồi

• Trách nhiệm: CB điện nước, Tổ trưởng và NYC (hoặc đại diện đơn vị sử dụng); P.QLDA tham gia khi việc do P.QLDA chủ trì.
• Vận hành thử; kiểm tra các yêu cầu an toàn (cách điện, nối đất, thiết bị bảo vệ, rò rỉ, tiếng ồn, độ rung...); đối chiếu kết quả với phương án đã duyệt.
• Các bên ký Biên bản nghiệm thu. NYC xác nhận kết quả và phản hồi mức độ hài lòng trên hệ thống hoặc trên phiếu. Chưa đạt: quay lại Bước 9. Sửa chữa lớn, thay mới: nghiệm thu theo thẩm quyền do BGH quyết định.

Bước 11 (sửa chữa): Cập nhật hồ sơ và lưu trữ

• Trách nhiệm: CB điện nước; P.QTTB phối hợp P.KHTC khi thay mới hoặc thanh lý; P.QLDA bàn giao hồ sơ khi việc do P.QLDA chủ trì.
• Cập nhật Sổ theo dõi và hồ sơ thiết bị (lịch sử sửa chữa, vật tư thay thế, thời hạn bảo hành mới); trường hợp thay mới, thanh lý: cập nhật sổ tài sản, hạch toán tăng, giảm theo Quy trình quản lý tài sản công.
• Việc do P.QLDA chủ trì: P.QLDA bàn giao cho P.QTTB và P.KHTC hồ sơ hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành của thiết bị mới.

Kết quả xử lý? (Mức 1)

Mô tả

• Sau nghiệm thu: đã sửa chữa/bảo hành xong thì cập nhật hồ sơ; cần thay mới hoặc sửa chữa lớn thì chuyển sang xác định hạch toán và thay mới.

Bước 10 (sửa chữa): Nghiệm thu và phản hồi

• Trách nhiệm: CB điện nước, Tổ trưởng và NYC (hoặc đại diện đơn vị sử dụng); P.QLDA tham gia khi việc do P.QLDA chủ trì.
• Vận hành thử; kiểm tra các yêu cầu an toàn (cách điện, nối đất, thiết bị bảo vệ, rò rỉ, tiếng ồn, độ rung...); đối chiếu kết quả với phương án đã duyệt.
• Các bên ký Biên bản nghiệm thu. NYC xác nhận kết quả và phản hồi mức độ hài lòng trên hệ thống hoặc trên phiếu. Chưa đạt: quay lại Bước 9. Sửa chữa lớn, thay mới: nghiệm thu theo thẩm quyền do BGH quyết định.

Bước 11 (sửa chữa): Cập nhật hồ sơ và lưu trữ

• Trách nhiệm: CB điện nước; P.QTTB phối hợp P.KHTC khi thay mới hoặc thanh lý; P.QLDA bàn giao hồ sơ khi việc do P.QLDA chủ trì.
• Cập nhật Sổ theo dõi và hồ sơ thiết bị (lịch sử sửa chữa, vật tư thay thế, thời hạn bảo hành mới); trường hợp thay mới, thanh lý: cập nhật sổ tài sản, hạch toán tăng, giảm theo Quy trình quản lý tài sản công.
• Việc do P.QLDA chủ trì: P.QLDA bàn giao cho P.QTTB và P.KHTC hồ sơ hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành của thiết bị mới.

Xác định hạch toán; thu hồi thiết bị cũ (Mức 1)

Mô tả

• P.KHTC xác định cách hạch toán sửa chữa lớn; thiết bị cần thay mới được thu hồi, chuyển thanh lý và mua sắm thay thế (điểm nối 4, 5, 6).

Bước 4 (sửa chữa): Kiểm tra hiện trường, xác định nguyên nhân, lập Phiếu hiện trạng và đề xuất

• Trách nhiệm: CB điện nước.
• Kiểm tra tại hiện trường theo danh mục kiểm tra ở Phụ lục tương ứng; đo kiểm khi cần; chụp ảnh hiện trạng; xác định nguyên nhân, phạm vi ảnh hưởng và nguy cơ lan rộng; xử lý tạm thời để thiết bị, khu vực sử dụng được an toàn.
• Đề xuất một trong các phương án: (A) sửa chữa nhỏ theo kế hoạch hoặc tờ trình của Phòng đã duyệt (nếu chưa có thì đề xuất đưa vào tờ trình bổ sung); (B) bảo hành theo hợp đồng; (C) sửa chữa lớn hoặc thuê đơn vị ngoài; (D) thay mới — nêu rõ lý do (không thể sửa chữa, chi phí sửa chữa tiệm cận chi phí thay mới, hỏng lặp lại, không bảo đảm an toàn).

Bước 7 (sửa chữa): Phê duyệt bước 2

• Trách nhiệm: Trưởng phòng Quản trị.
• Xem xét phương án kỹ thuật, kinh phí, vật tư tồn kho, phương án tự thực hiện hay thuê ngoài, mức độ ưu tiên và các biện pháp bảo đảm an toàn; xác định việc có thuộc kế hoạch hoặc tờ trình sửa chữa nhỏ đã được BGH phê duyệt hay không.
• - Sửa chữa nhỏ thuộc kế hoạch hoặc tờ trình đã duyệt: phê duyệt và giao CB điện nước tổ chức thực hiện (Bước 9), không trình BGH từng lần.

Bước 8 (sửa chữa): Kế hoạch, tờ trình và phê duyệt cuối

• Trách nhiệm: Trưởng phòng Quản trị lập kế hoạch, tờ trình; Ban Giám hiệu (BGH) phê duyệt.
• Sửa chữa nhỏ: P.QTTB lập kế hoạch sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng theo năm, quý hoặc tháng, trình BGH phê duyệt một lần; các việc phát sinh ngoài kế hoạch được tổng hợp vào tờ trình của Phòng, trình BGH theo từng đợt. Khi đã được duyệt, từng yêu cầu sửa chữa nhỏ thực hiện ngay sau khi Tổ trưởng và Trưởng phòng Quản trị xác nhận, không trình BGH từng lần.
• Sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới hoặc vượt ngưỡng phân cấp: hồ sơ trình BGH gồm Phiếu hiện trạng và đề xuất đã có ý kiến của Tổ trưởng, Trưởng phòng Quản trị; ảnh minh chứng; dự toán, báo giá; Tờ trình theo Biểu mẫu BM-01/QLTSC của Quy trình quản lý tài sản công khi thay mới hoặc trang bị tài sản.

Cập nhật hồ sơ thiết bị (Mức 1)

Mô tả

• Cập nhật lịch sử sửa chữa, vật tư, thời hạn bảo hành mới vào Sổ theo dõi và Sổ tài sản (điểm nối 3).

Bước 11 (sửa chữa): Cập nhật hồ sơ và lưu trữ

• Trách nhiệm: CB điện nước; P.QTTB phối hợp P.KHTC khi thay mới hoặc thanh lý; P.QLDA bàn giao hồ sơ khi việc do P.QLDA chủ trì.
• Cập nhật Sổ theo dõi và hồ sơ thiết bị (lịch sử sửa chữa, vật tư thay thế, thời hạn bảo hành mới); trường hợp thay mới, thanh lý: cập nhật sổ tài sản, hạch toán tăng, giảm theo Quy trình quản lý tài sản công.
• Việc do P.QLDA chủ trì: P.QLDA bàn giao cho P.QTTB và P.KHTC hồ sơ hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành của thiết bị mới.

Tiếp tục sử dụng (Mức 1)

Mô tả

• Tài sản trở lại sử dụng bình thường.

Quy trình con: Thanh lý, hạch toán giảm (Mức 1)

Mô tả

• Hội đồng thanh lý kiểm tra hiện trạng, lập BM-04; Hiệu trưởng quyết định; hoàn tất thủ tục, hạch toán giảm.

Bước 11 (quản lý tài sản): Kiểm tra hiện trạng và quyết định thanh lý, tiêu hủy

• Trách nhiệm: Hội đồng thanh lý, P.QTTB, P.KHTC; Hiệu trưởng quyết định.
• Căn cứ kết quả kiểm kê, tài sản hư hỏng không khôi phục được hoặc lỗi thời kỹ thuật được P.QTTB đề xuất thanh lý. Hội đồng thanh lý kiểm tra hiện trạng, họp thẩm định, lập Biên bản kiểm tra, đánh giá hiện trạng tài sản đề nghị xử lý (BM-04/QLTSC) trình Hiệu trưởng ra quyết định thanh lý theo Nghị định số 186/2025/NĐ-CP. Việc thanh lý chỉ thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền quyết định và hoàn tất trình tự, thủ tục theo quy định hiện hành.

Bước 12 (quản lý tài sản): Hoàn tất xử lý, hạch toán giảm, cập nhật và lưu trữ hồ sơ

• Trách nhiệm: P.QTTB phối hợp P.KHTC.
• Hoàn tất thủ tục xử lý theo hình thức được duyệt (bán, hủy bỏ hoặc điều chuyển, thu hồi); hạch toán giảm tài sản trên Sổ kế toán và CSDL tài sản công; cập nhật hồ sơ, sổ theo dõi.
• Lưu trữ hồ sơ đồng thời trực tiếp (bản giấy) và trực tuyến (bản điện tử, bản quét) theo Mục VII.

Quy trình con: Mua sắm thiết bị thay thế (Mức 1)

Mô tả

• Thiết bị thay thế đi lại quy trình quản lý tài sản từ bước đề xuất đến bàn giao; có thể do P.QLDA chủ trì.

Bước 1 (quản lý tài sản): Lập nhu cầu và đề xuất cấp phát, trang bị tài sản

• Trách nhiệm: Đơn vị sử dụng (ĐVSD).
• Khi phát sinh nhu cầu sử dụng trang thiết bị phục vụ giảng dạy, nghiên cứu, làm việc, ĐVSD lập Tờ trình đề xuất nhu cầu tài sản công (BM-01/QLTSC) gửi P.QTTB. Nội dung ghi rõ: mục đích sử dụng, chủng loại, thông số kỹ thuật tối thiểu, số lượng, thời gian dự kiến cần bàn giao và cam kết hiệu quả sử dụng.

Bước 2 (quản lý tài sản): Tiếp nhận hồ sơ và rà soát tài sản hiện có

• Trách nhiệm: P.QTTB.
• Tiếp nhận Tờ trình, xem xét tính hợp lý của đề xuất; rà soát dữ liệu tài sản tồn kho hoặc tài sản chưa khai thác hết công suất tại các đơn vị khác để xác định khả năng đáp ứng bằng cấp phát, điều chuyển.
• - Có tài sản phù hợp: chuyển Bước 3.

Bước 3 (quản lý tài sản): Cấp phát, điều chuyển tài sản có sẵn

• Trách nhiệm: P.QTTB; BGH phê duyệt.
• P.QTTB xác nhận Tờ trình, trình BGH phê duyệt xuất kho cấp phát hoặc điều chuyển. Trường hợp BGH không phê duyệt, hồ sơ được trả ĐVSD kèm lý do. Khi được phê duyệt, chuyển Bước 7.

Bước 4 (quản lý tài sản): Thẩm định nhu cầu và phê duyệt chủ trương mua sắm

• Trách nhiệm: P.QTTB; BGH phê duyệt.
• P.QTTB thẩm định nhu cầu, tổng hợp trình BGH phê duyệt chủ trương. Khi chủ trương được phê duyệt, nêu rõ đơn vị chủ trì mua sắm và thực hiện mua sắm mới theo Quy trình mua sắm hiện hành của Trường (chuyển Bước 5). Trường hợp không được phê duyệt, hồ sơ được trả ĐVSD kèm lý do.

Bước 5 (quản lý tài sản): Phân công và tổ chức mua sắm

• Trách nhiệm: P.QTTB phân công; P.QLDA chủ trì khi được giao; P.KHTC phối hợp.
• Căn cứ chủ trương đã được BGH phê duyệt, P.QTTB xác định đơn vị chủ trì mua sắm:
• - Mua sắm thuộc dự án đầu tư hoặc gói thầu giao cho P.QLDA quản lý: P.QLDA chủ trì lựa chọn nhà thầu, ký và quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ, chất lượng, phối hợp P.QTTB, ĐVSD và P.KHTC nghiệm thu; P.QTTB cung cấp yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu sử dụng; P.KHTC phối hợp về nguồn kinh phí, thanh toán.

Bước 6 (quản lý tài sản): Nghiệm thu, nhập kho, đánh mã số, đăng ký và hạch toán tăng tài sản

• Trách nhiệm: P.QTTB chủ trì; P.KHTC phối hợp; P.QLDA bàn giao đối với tài sản hình thành từ dự án.
• Nghiệm thu, nhập kho: P.QTTB nghiệm thu với nhà cung cấp (có sự tham gia của P.QLDA nếu mua sắm do P.QLDA chủ trì), lập Phiếu nhập kho tài sản. Đối với tài sản hình thành từ dự án, P.QLDA bàn giao tài sản và hồ sơ (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, quyết toán theo quy định) cho P.QTTB và P.KHTC.
• Tài sản được tổ chức, cá nhân biếu, tặng: tiếp nhận, nghiệm thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền và quy định pháp luật, sau đó thực hiện tiếp như tài sản mua mới.

Bước 7 (quản lý tài sản): Xuất kho và bàn giao tài sản

• Trách nhiệm: P.QTTB và ĐVSD.
• Căn cứ nguồn gốc tài sản, P.QTTB sử dụng chứng từ tương ứng:
• - Tài sản mua sắm mới: Phiếu xuất kho kiêm Biên bản bàn giao tài sản công (BM-02A/QLTSC).

Quay lại sử dụng (Mức 1)

Mô tả

• Thiết bị thay thế đã bàn giao, quay lại giai đoạn sử dụng.

Kết thúc vòng đời (Mức 1)

Mô tả

• Tài sản đã thanh lý, hạch toán giảm, ra khỏi sổ.

Lưu trữ trực tuyến (Mức 1)

Mô tả

• CSDL tài sản công, phần mềm kế toán, bản quét chứng từ; tra cứu chung theo mã tài sản.

Lưu trữ trực tiếp (Mức 1)

Mô tả

• Sổ tài sản, sổ sửa chữa, chứng từ bản giấy lưu tại P.QTTB, P.KHTC.

Trình tự chính (25 bước)

1. Điểm bắt đầu
2. Lập nhu cầu và đề xuất cấp phát, trang bị tài sản
3. Tiếp nhận hồ sơ và rà soát tài sản hiện có
4. Tiếp nhận hồ sơ và rà soát tài sản hiện có
5. Cấp phát, điều chuyển tài sản có sẵn
6. Cấp phát, điều chuyển tài sản có sẵn
7. Thẩm định nhu cầu và phê duyệt chủ trương mua sắm
8. Thẩm định nhu cầu và phê duyệt chủ trương mua sắm
9. Phân công và tổ chức mua sắm
10. Phân công và tổ chức mua sắm
11. Nghiệm thu, nhập kho, đánh mã số, đăng ký và hạch toán tăng tài sản
12. Nghiệm thu, nhập kho, đánh mã số, đăng ký và hạch toán tăng tài sản
13. Xuất kho và bàn giao tài sản
14. Xuất kho và bàn giao tài sản
15. Quản lý, sử dụng, bảo dưỡng và thu hồi
16. Kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất
17. Phân loại kết quả kiểm kê và xử lý
18. Phân loại kết quả kiểm kê và xử lý
19. Tiếp tục sử dụng
20. Kiểm tra hiện trạng và quyết định thanh lý, tiêu hủy
21. Kiểm tra hiện trạng và quyết định thanh lý, tiêu hủy
22. Hoàn tất xử lý, hạch toán giảm, cập nhật và lưu trữ hồ sơ
23. Điểm kết thúc
24. Lưu trữ trực tuyến
25. Lưu trữ trực tiếp

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

Điểm bắt đầu

Mô tả

• Điểm bắt đầu của quy trình.

Lập nhu cầu và đề xuất cấp phát, trang bị tài sản (Bước 1)

Trách nhiệm

• Đơn vị sử dụng (ĐVSD).

Nội dung thực hiện

• Khi phát sinh nhu cầu sử dụng trang thiết bị phục vụ giảng dạy, nghiên cứu, làm việc, ĐVSD lập Tờ trình đề xuất nhu cầu tài sản công (BM-01/QLTSC) gửi P.QTTB. Nội dung ghi rõ: mục đích sử dụng, chủng loại, thông số kỹ thuật tối thiểu, số lượng, thời gian dự kiến cần bàn giao và cam kết hiệu quả sử dụng.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Tờ trình đề xuất nhu cầu tài sản công (BM-01/QLTSC).

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Đơn vị sử dụng (ĐVSD).
• Nghiệp vụ: Lập Tờ trình BM-01/QLTSC: mục đích, chủng loại, thông số tối thiểu, số lượng, thời gian cần bàn giao, cam kết hiệu quả.
• Kết quả: Tờ trình gửi P.QTTB.

Tiếp nhận hồ sơ và rà soát tài sản hiện có (Bước 2)

Trách nhiệm

• P.QTTB.

Nội dung thực hiện

• Tiếp nhận Tờ trình, xem xét tính hợp lý của đề xuất; rà soát dữ liệu tài sản tồn kho hoặc tài sản chưa khai thác hết công suất tại các đơn vị khác để xác định khả năng đáp ứng bằng cấp phát, điều chuyển.
• - Có tài sản phù hợp: chuyển Bước 3.
• - Không có tài sản phù hợp: chuyển Bước 4.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Hồ sơ đề xuất; dữ liệu tồn kho, Sổ/CSDL tài sản.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB.
• Nghiệp vụ: Tiếp nhận Tờ trình; rà soát tài sản tồn kho, tài sản chưa khai thác hết công suất ở đơn vị khác, khả năng điều chuyển; xem xét tính hợp lý của đề xuất.
• Kết quả: Xác định có tài sản phù hợp (cấp phát/điều chuyển) hay không (mua sắm).

Tiếp nhận hồ sơ và rà soát tài sản hiện có (Bước 2)

Trách nhiệm

• P.QTTB.

Nội dung thực hiện

• Tiếp nhận Tờ trình, xem xét tính hợp lý của đề xuất; rà soát dữ liệu tài sản tồn kho hoặc tài sản chưa khai thác hết công suất tại các đơn vị khác để xác định khả năng đáp ứng bằng cấp phát, điều chuyển.
• - Có tài sản phù hợp: chuyển Bước 3.
• - Không có tài sản phù hợp: chuyển Bước 4.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Hồ sơ đề xuất; dữ liệu tồn kho, Sổ/CSDL tài sản.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB.
• Nghiệp vụ: Tiếp nhận Tờ trình; rà soát tài sản tồn kho, tài sản chưa khai thác hết công suất ở đơn vị khác, khả năng điều chuyển; xem xét tính hợp lý của đề xuất.
• Kết quả: Xác định có tài sản phù hợp (cấp phát/điều chuyển) hay không (mua sắm).

Cấp phát, điều chuyển tài sản có sẵn (Bước 3)

Trách nhiệm

• P.QTTB; BGH phê duyệt.

Nội dung thực hiện

• P.QTTB xác nhận Tờ trình, trình BGH phê duyệt xuất kho cấp phát hoặc điều chuyển. Trường hợp BGH không phê duyệt, hồ sơ được trả ĐVSD kèm lý do. Khi được phê duyệt, chuyển Bước 7.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Ý kiến xác nhận của P.QTTB và phê duyệt của BGH trên BM-01/QLTSC.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB; BGH.
• Nghiệp vụ: Xác nhận Tờ trình, trình BGH phê duyệt xuất kho cấp phát hoặc điều chuyển; không phê duyệt thì trả ĐVSD kèm lý do.
• Kết quả: Quyết định cấp phát/điều chuyển.

Cấp phát, điều chuyển tài sản có sẵn (Bước 3)

Trách nhiệm

• P.QTTB; BGH phê duyệt.

Nội dung thực hiện

• P.QTTB xác nhận Tờ trình, trình BGH phê duyệt xuất kho cấp phát hoặc điều chuyển. Trường hợp BGH không phê duyệt, hồ sơ được trả ĐVSD kèm lý do. Khi được phê duyệt, chuyển Bước 7.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Ý kiến xác nhận của P.QTTB và phê duyệt của BGH trên BM-01/QLTSC.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB; BGH.
• Nghiệp vụ: Xác nhận Tờ trình, trình BGH phê duyệt xuất kho cấp phát hoặc điều chuyển; không phê duyệt thì trả ĐVSD kèm lý do.
• Kết quả: Quyết định cấp phát/điều chuyển.

Thẩm định nhu cầu và phê duyệt chủ trương mua sắm (Bước 4)

Trách nhiệm

• P.QTTB; BGH phê duyệt.

Nội dung thực hiện

• P.QTTB thẩm định nhu cầu, tổng hợp trình BGH phê duyệt chủ trương. Khi chủ trương được phê duyệt, nêu rõ đơn vị chủ trì mua sắm và thực hiện mua sắm mới theo Quy trình mua sắm hiện hành của Trường (chuyển Bước 5). Trường hợp không được phê duyệt, hồ sơ được trả ĐVSD kèm lý do.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Hồ sơ thẩm định; phê duyệt chủ trương của BGH.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB; BGH.
• Nghiệp vụ: Thẩm định nhu cầu, tổng hợp trình BGH phê duyệt chủ trương, nêu đơn vị chủ trì mua sắm.
• Kết quả: Chủ trương mua sắm được duyệt.

Thẩm định nhu cầu và phê duyệt chủ trương mua sắm (Bước 4)

Trách nhiệm

• P.QTTB; BGH phê duyệt.

Nội dung thực hiện

• P.QTTB thẩm định nhu cầu, tổng hợp trình BGH phê duyệt chủ trương. Khi chủ trương được phê duyệt, nêu rõ đơn vị chủ trì mua sắm và thực hiện mua sắm mới theo Quy trình mua sắm hiện hành của Trường (chuyển Bước 5). Trường hợp không được phê duyệt, hồ sơ được trả ĐVSD kèm lý do.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Hồ sơ thẩm định; phê duyệt chủ trương của BGH.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB; BGH.
• Nghiệp vụ: Thẩm định nhu cầu, tổng hợp trình BGH phê duyệt chủ trương, nêu đơn vị chủ trì mua sắm.
• Kết quả: Chủ trương mua sắm được duyệt.

Phân công và tổ chức mua sắm (Bước 5)

Trách nhiệm

• P.QTTB phân công; P.QLDA chủ trì khi được giao; P.KHTC phối hợp.

Nội dung thực hiện

• Căn cứ chủ trương đã được BGH phê duyệt, P.QTTB xác định đơn vị chủ trì mua sắm:
• - Mua sắm thuộc dự án đầu tư hoặc gói thầu giao cho P.QLDA quản lý: P.QLDA chủ trì lựa chọn nhà thầu, ký và quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ, chất lượng, phối hợp P.QTTB, ĐVSD và P.KHTC nghiệm thu; P.QTTB cung cấp yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu sử dụng; P.KHTC phối hợp về nguồn kinh phí, thanh toán.
• - Mua sắm còn lại: P.QTTB tổ chức thực hiện theo Quy trình mua sắm hiện hành của Trường.
• Việc giao P.QLDA chủ trì được xác định theo chủ trương của BGH hoặc phân công nhiệm vụ của Trường; hồ sơ mua sắm được lưu theo Mục VII.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Quyết định chủ trương, phân công; hồ sơ lựa chọn nhà thầu, hợp đồng.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB phân công; P.QLDA chủ trì khi được giao; P.KHTC phối hợp.
• Nghiệp vụ: Căn cứ chủ trương của BGH: mua sắm thuộc dự án, gói thầu giao P.QLDA thì P.QLDA lựa chọn nhà thầu, quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ, chất lượng; các mua sắm còn lại do P.QTTB tổ chức theo Quy trình mua sắm hiện hành.
• Kết quả: Hợp đồng được ký; hàng hóa, tài sản được giao.

Phân công và tổ chức mua sắm (Bước 5)

Trách nhiệm

• P.QTTB phân công; P.QLDA chủ trì khi được giao; P.KHTC phối hợp.

Nội dung thực hiện

• Căn cứ chủ trương đã được BGH phê duyệt, P.QTTB xác định đơn vị chủ trì mua sắm:
• - Mua sắm thuộc dự án đầu tư hoặc gói thầu giao cho P.QLDA quản lý: P.QLDA chủ trì lựa chọn nhà thầu, ký và quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ, chất lượng, phối hợp P.QTTB, ĐVSD và P.KHTC nghiệm thu; P.QTTB cung cấp yêu cầu kỹ thuật, nhu cầu sử dụng; P.KHTC phối hợp về nguồn kinh phí, thanh toán.
• - Mua sắm còn lại: P.QTTB tổ chức thực hiện theo Quy trình mua sắm hiện hành của Trường.
• Việc giao P.QLDA chủ trì được xác định theo chủ trương của BGH hoặc phân công nhiệm vụ của Trường; hồ sơ mua sắm được lưu theo Mục VII.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Quyết định chủ trương, phân công; hồ sơ lựa chọn nhà thầu, hợp đồng.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB phân công; P.QLDA chủ trì khi được giao; P.KHTC phối hợp.
• Nghiệp vụ: Căn cứ chủ trương của BGH: mua sắm thuộc dự án, gói thầu giao P.QLDA thì P.QLDA lựa chọn nhà thầu, quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ, chất lượng; các mua sắm còn lại do P.QTTB tổ chức theo Quy trình mua sắm hiện hành.
• Kết quả: Hợp đồng được ký; hàng hóa, tài sản được giao.

Nghiệm thu, nhập kho, đánh mã số, đăng ký và hạch toán tăng tài sản (Bước 6)

Trách nhiệm

• P.QTTB chủ trì; P.KHTC phối hợp; P.QLDA bàn giao đối với tài sản hình thành từ dự án.

Nội dung thực hiện

• Nghiệm thu, nhập kho: P.QTTB nghiệm thu với nhà cung cấp (có sự tham gia của P.QLDA nếu mua sắm do P.QLDA chủ trì), lập Phiếu nhập kho tài sản. Đối với tài sản hình thành từ dự án, P.QLDA bàn giao tài sản và hồ sơ (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, quyết toán theo quy định) cho P.QTTB và P.KHTC.
• Tài sản được tổ chức, cá nhân biếu, tặng: tiếp nhận, nghiệm thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền và quy định pháp luật, sau đó thực hiện tiếp như tài sản mua mới.
• Đánh mã số tài sản: mọi TSCĐ trước khi bàn giao đưa vào sử dụng phải được dán nhãn, đánh mã số quản lý duy nhất theo cấu trúc 8 ký tự ABCDEFGH (AB là 2 chữ số thể hiện năm bắt đầu đưa vào sử dụng; CDEFGH là 6 chữ số thể hiện số thứ tự tài sản). Ví dụ: mã 26000222 là tài sản cố định số 000222, đưa vào sử dụng năm 2026.
• Đăng ký tài sản: P.QTTB cập nhật phần mềm/Sổ tài sản; P.KHTC hạch toán tăng tài sản cố định, tính hao mòn/khấu hao theo quy định tại Thông tư số 120/2025/TT-BTC.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Biên bản nghiệm thu; Phiếu nhập kho; biên bản bàn giao tài sản dự án; nhãn mã tài sản; Sổ tài sản; sổ kế toán.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB; P.KHTC; P.QLDA bàn giao (tài sản dự án).
• Nghiệp vụ: Nghiệm thu, lập Phiếu nhập kho; đánh mã 8 ký tự, ghi sổ; hạch toán tăng theo TT 120/2025/TT-BTC.
• Kết quả: Tài sản nhập kho, có mã số, ghi sổ.

Nghiệm thu, nhập kho, đánh mã số, đăng ký và hạch toán tăng tài sản (Bước 6)

Trách nhiệm

• P.QTTB chủ trì; P.KHTC phối hợp; P.QLDA bàn giao đối với tài sản hình thành từ dự án.

Nội dung thực hiện

• Nghiệm thu, nhập kho: P.QTTB nghiệm thu với nhà cung cấp (có sự tham gia của P.QLDA nếu mua sắm do P.QLDA chủ trì), lập Phiếu nhập kho tài sản. Đối với tài sản hình thành từ dự án, P.QLDA bàn giao tài sản và hồ sơ (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ hoàn công, quyết toán theo quy định) cho P.QTTB và P.KHTC.
• Tài sản được tổ chức, cá nhân biếu, tặng: tiếp nhận, nghiệm thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền và quy định pháp luật, sau đó thực hiện tiếp như tài sản mua mới.
• Đánh mã số tài sản: mọi TSCĐ trước khi bàn giao đưa vào sử dụng phải được dán nhãn, đánh mã số quản lý duy nhất theo cấu trúc 8 ký tự ABCDEFGH (AB là 2 chữ số thể hiện năm bắt đầu đưa vào sử dụng; CDEFGH là 6 chữ số thể hiện số thứ tự tài sản). Ví dụ: mã 26000222 là tài sản cố định số 000222, đưa vào sử dụng năm 2026.
• Đăng ký tài sản: P.QTTB cập nhật phần mềm/Sổ tài sản; P.KHTC hạch toán tăng tài sản cố định, tính hao mòn/khấu hao theo quy định tại Thông tư số 120/2025/TT-BTC.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Biên bản nghiệm thu; Phiếu nhập kho; biên bản bàn giao tài sản dự án; nhãn mã tài sản; Sổ tài sản; sổ kế toán.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB; P.KHTC; P.QLDA bàn giao (tài sản dự án).
• Nghiệp vụ: Nghiệm thu, lập Phiếu nhập kho; đánh mã 8 ký tự, ghi sổ; hạch toán tăng theo TT 120/2025/TT-BTC.
• Kết quả: Tài sản nhập kho, có mã số, ghi sổ.

Xuất kho và bàn giao tài sản (Bước 7)

Trách nhiệm

• P.QTTB và ĐVSD.

Nội dung thực hiện

• Căn cứ nguồn gốc tài sản, P.QTTB sử dụng chứng từ tương ứng:
• - Tài sản mua sắm mới: Phiếu xuất kho kiêm Biên bản bàn giao tài sản công (BM-02A/QLTSC).
• - Tài sản có sẵn, điều chuyển nội bộ hoặc nhận lại tài sản thu hồi: Biên bản giao nhận tài sản công (BM-02B/QLTSC).
• Hai bên kiểm tra thực tế tình trạng kỹ thuật, ký xác nhận chứng từ. Chứng từ lập thành 03 bản (P.QTTB giữ 01 bản, ĐVSD giữ 01 bản, P.KHTC giữ 01 bản).

Biểu mẫu, hồ sơ

• BM-02A/QLTSC hoặc BM-02B/QLTSC.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB; ĐVSD.
• Nghiệp vụ: Lập BM-02A (mua mới) hoặc BM-02B (có sẵn/điều chuyển/thu hồi); hai bên kiểm tra, ký; lập 03 bản (QTTB, ĐVSD, KHTC).
• Kết quả: Biên bản bàn giao đã ký.

Xuất kho và bàn giao tài sản (Bước 7)

Trách nhiệm

• P.QTTB và ĐVSD.

Nội dung thực hiện

• Căn cứ nguồn gốc tài sản, P.QTTB sử dụng chứng từ tương ứng:
• - Tài sản mua sắm mới: Phiếu xuất kho kiêm Biên bản bàn giao tài sản công (BM-02A/QLTSC).
• - Tài sản có sẵn, điều chuyển nội bộ hoặc nhận lại tài sản thu hồi: Biên bản giao nhận tài sản công (BM-02B/QLTSC).
• Hai bên kiểm tra thực tế tình trạng kỹ thuật, ký xác nhận chứng từ. Chứng từ lập thành 03 bản (P.QTTB giữ 01 bản, ĐVSD giữ 01 bản, P.KHTC giữ 01 bản).

Biểu mẫu, hồ sơ

• BM-02A/QLTSC hoặc BM-02B/QLTSC.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB; ĐVSD.
• Nghiệp vụ: Lập BM-02A (mua mới) hoặc BM-02B (có sẵn/điều chuyển/thu hồi); hai bên kiểm tra, ký; lập 03 bản (QTTB, ĐVSD, KHTC).
• Kết quả: Biên bản bàn giao đã ký.

Quản lý, sử dụng, bảo dưỡng và thu hồi (Bước 8)

Trách nhiệm

• ĐVSD; P.QTTB hỗ trợ.

Nội dung thực hiện

• ĐVSD sử dụng đúng mục đích, bảo quản để tránh hư hỏng, mất mát; khi tài sản hỏng, báo P.QTTB và đề nghị sửa chữa theo quy trình tương ứng (ví dụ quy trình sửa chữa điện, nước, điều hòa).
• Khi tài sản không còn nhu cầu sử dụng hoặc có thay đổi cơ cấu tổ chức, ĐVSD phối hợp P.QTTB lập Biên bản giao nhận tài sản công (BM-02B/QLTSC) để thu hồi nhập lại kho. Chuyên viên P.QTTB kiểm tra mã số, tình trạng kỹ thuật trước khi hoàn tất nhập kho.

Biểu mẫu, hồ sơ

• BM-02B/QLTSC (khi thu hồi); sổ theo dõi tài sản.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: ĐVSD; P.QTTB hỗ trợ.
• Nghiệp vụ: Sử dụng đúng mục đích, bảo quản; báo hỏng, đề nghị sửa chữa; hết nhu cầu hoặc đổi cơ cấu thì thu hồi bằng BM-02B.
• Kết quả: Tài sản được sử dụng, theo dõi.

Kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất (Bước 9)

Trách nhiệm

• Hội đồng/Tổ kiểm kê (BGH, P.QTTB, P.KHTC, ĐVSD).

Nội dung thực hiện

• Hằng năm (chốt số liệu vào 00h00 ngày 01/01 năm tiếp theo), Tổ kiểm kê kiểm đếm thực tế tại các ĐVSD, đối chiếu với sổ kế toán và sổ tài sản, lập Biên bản kiểm kê tài sản công (BM-03/QLTSC). Phân loại cụ thể: tài sản dùng tốt, cần sửa chữa, không còn nhu cầu sử dụng, chờ thanh lý, thừa, thiếu.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Biên bản kiểm kê tài sản công (BM-03/QLTSC).

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Hội đồng kiểm kê (BGH, P.QTTB, P.KHTC, ĐVSD).
• Nghiệp vụ: Chốt số liệu 00h00 ngày 01/01 hằng năm; kiểm đếm, lập BM-03; phân loại: dùng tốt, cần sửa chữa, chờ thanh lý, thừa/thiếu.
• Kết quả: Biên bản kiểm kê BM-03.

Phân loại kết quả kiểm kê và xử lý (Bước 10)

Trách nhiệm

• Hội đồng kiểm kê; P.QTTB.

Nội dung thực hiện

• - Tài sản dùng tốt: tiếp tục sử dụng.
• - Tài sản cần điều chuyển hoặc thu hồi: phê duyệt, lập BM-02B/QLTSC và cập nhật vị trí, đơn vị quản lý (chuyển Bước 12).
• - Tài sản đề nghị thanh lý, tiêu hủy: chuyển Bước 11.

Biểu mẫu, hồ sơ

• BM-03/QLTSC; BM-02B/QLTSC.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Hội đồng; P.QTTB.
• Nghiệp vụ: Dùng tốt: tiếp tục. Cần điều chuyển/thu hồi: phê duyệt, lập BM-02B, cập nhật sổ. Đề nghị thanh lý/tiêu hủy: sang bước 11.
• Kết quả: Phương án xử lý từng tài sản.

Phân loại kết quả kiểm kê và xử lý (Bước 10)

Trách nhiệm

• Hội đồng kiểm kê; P.QTTB.

Nội dung thực hiện

• - Tài sản dùng tốt: tiếp tục sử dụng.
• - Tài sản cần điều chuyển hoặc thu hồi: phê duyệt, lập BM-02B/QLTSC và cập nhật vị trí, đơn vị quản lý (chuyển Bước 12).
• - Tài sản đề nghị thanh lý, tiêu hủy: chuyển Bước 11.

Biểu mẫu, hồ sơ

• BM-03/QLTSC; BM-02B/QLTSC.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Hội đồng; P.QTTB.
• Nghiệp vụ: Dùng tốt: tiếp tục. Cần điều chuyển/thu hồi: phê duyệt, lập BM-02B, cập nhật sổ. Đề nghị thanh lý/tiêu hủy: sang bước 11.
• Kết quả: Phương án xử lý từng tài sản.

Tiếp tục sử dụng

Mô tả

• Nhánh dùng tốt: tài sản tiếp tục được sử dụng.

Kiểm tra hiện trạng và quyết định thanh lý, tiêu hủy (Bước 11)

Trách nhiệm

• Hội đồng thanh lý, P.QTTB, P.KHTC; Hiệu trưởng quyết định.

Nội dung thực hiện

• Căn cứ kết quả kiểm kê, tài sản hư hỏng không khôi phục được hoặc lỗi thời kỹ thuật được P.QTTB đề xuất thanh lý. Hội đồng thanh lý kiểm tra hiện trạng, họp thẩm định, lập Biên bản kiểm tra, đánh giá hiện trạng tài sản đề nghị xử lý (BM-04/QLTSC) trình Hiệu trưởng ra quyết định thanh lý theo Nghị định số 186/2025/NĐ-CP. Việc thanh lý chỉ thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền quyết định và hoàn tất trình tự, thủ tục theo quy định hiện hành.

Biểu mẫu, hồ sơ

• BM-04/QLTSC; quyết định thanh lý.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Hội đồng thanh lý; Hiệu trưởng.
• Nghiệp vụ: Kiểm tra hiện trạng, họp thẩm định, lập BM-04; trình Hiệu trưởng quyết định theo NĐ 186/2025/NĐ-CP.
• Kết quả: Quyết định thanh lý/tiêu hủy.

Kiểm tra hiện trạng và quyết định thanh lý, tiêu hủy (Bước 11)

Trách nhiệm

• Hội đồng thanh lý, P.QTTB, P.KHTC; Hiệu trưởng quyết định.

Nội dung thực hiện

• Căn cứ kết quả kiểm kê, tài sản hư hỏng không khôi phục được hoặc lỗi thời kỹ thuật được P.QTTB đề xuất thanh lý. Hội đồng thanh lý kiểm tra hiện trạng, họp thẩm định, lập Biên bản kiểm tra, đánh giá hiện trạng tài sản đề nghị xử lý (BM-04/QLTSC) trình Hiệu trưởng ra quyết định thanh lý theo Nghị định số 186/2025/NĐ-CP. Việc thanh lý chỉ thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền quyết định và hoàn tất trình tự, thủ tục theo quy định hiện hành.

Biểu mẫu, hồ sơ

• BM-04/QLTSC; quyết định thanh lý.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Hội đồng thanh lý; Hiệu trưởng.
• Nghiệp vụ: Kiểm tra hiện trạng, họp thẩm định, lập BM-04; trình Hiệu trưởng quyết định theo NĐ 186/2025/NĐ-CP.
• Kết quả: Quyết định thanh lý/tiêu hủy.

Hoàn tất xử lý, hạch toán giảm, cập nhật và lưu trữ hồ sơ (Bước 12)

Trách nhiệm

• P.QTTB phối hợp P.KHTC.

Nội dung thực hiện

• Hoàn tất thủ tục xử lý theo hình thức được duyệt (bán, hủy bỏ hoặc điều chuyển, thu hồi); hạch toán giảm tài sản trên Sổ kế toán và CSDL tài sản công; cập nhật hồ sơ, sổ theo dõi.
• Lưu trữ hồ sơ đồng thời trực tiếp (bản giấy) và trực tuyến (bản điện tử, bản quét) theo Mục VII.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Hồ sơ xử lý tài sản; sổ kế toán; Sổ/CSDL tài sản công.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: P.QTTB; P.KHTC.
• Nghiệp vụ: Hoàn tất thủ tục (bán, hủy bỏ); hạch toán giảm trên sổ kế toán và CSDL tài sản công; cập nhật hồ sơ, lưu giấy và trực tuyến.
• Kết quả: Hồ sơ đầy đủ, truy xuất được.

Điểm kết thúc

Mô tả

• Điểm kết thúc của quy trình.

Lưu trữ trực tuyến

Mô tả

• Hồ sơ lưu trên hệ thống (CSDL, phần mềm, bản quét), phân quyền, ghi nhật ký, sao lưu định kỳ; tra cứu theo mã.

Lưu trữ trực tiếp

Mô tả

• Bản giấy có chữ ký lưu tại đơn vị phụ trách, sắp xếp theo năm, đơn vị, mã số.

Trình tự chính (21 bước)

1. Điểm bắt đầu
2. Phát hiện sự cố và gửi yêu cầu
3. Tiếp nhận, bao quát thông tin và phân loại
4. Xử lý khẩn cấp (khi có nguy cơ mất an toàn hoặc gián đoạn nghiêm trọng)
5. Xử lý khẩn cấp (khi có nguy cơ mất an toàn hoặc gián đoạn nghiêm trọng)
6. Xử lý khẩn cấp (khi có nguy cơ mất an toàn hoặc gián đoạn nghiêm trọng)
7. Kiểm tra hiện trường, xác định nguyên nhân, lập Phiếu hiện trạng và đề xuất
8. Kiểm tra bảo hành và hợp đồng bảo trì
9. Kiểm tra bảo hành và hợp đồng bảo trì
10. Phê duyệt bước 1
11. Phê duyệt bước 2
12. Kế hoạch, tờ trình và phê duyệt cuối
13. Kế hoạch, tờ trình và phê duyệt cuối
14. Tổ chức thực hiện sửa chữa, thay mới hoặc bảo hành
15. Tổ chức thực hiện sửa chữa, thay mới hoặc bảo hành
16. Nghiệm thu và phản hồi
17. Nghiệm thu và phản hồi
18. Cập nhật hồ sơ và lưu trữ
19. Điểm kết thúc
20. Lưu trữ trực tuyến
21. Lưu trữ trực tiếp

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

Điểm bắt đầu

Mô tả

• Điểm bắt đầu của quy trình.

Phát hiện sự cố và gửi yêu cầu (Bước 1)

Trách nhiệm

• Người yêu cầu (NYC).

Nội dung thực hiện

• Khi phát hiện sự cố hoặc có nhu cầu sửa chữa, bảo dưỡng đối với điện, nước, điều hòa, NYC gửi yêu cầu cho CB điện nước qua một trong các kênh: trực tuyến (cổng dịch vụ hoặc biểu mẫu trực tuyến do Trường chỉ định, Zalo, email) hoặc trực tiếp (điện thoại, phiếu giấy, đến P.QTTB). Nội dung tối thiểu: thời gian, địa điểm (tòa nhà, tầng, phòng), hệ thống/thiết bị, hiện tượng, mức ảnh hưởng, ảnh hoặc video (nếu có), họ tên và số điện thoại người báo.
• Trường hợp có dấu hiệu nguy hiểm (mùi khét, khói, tia lửa, giật điện, nước tràn hoặc ngập, vỡ ống, thiết bị có nguy cơ rơi), NYC phải gọi điện thoại ngay cho CB điện nước, không chỉ nhắn tin; nếu an toàn thì ngắt aptomat hoặc khóa van gần nhất, di chuyển ra xa khu vực và không tự sửa chữa.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Phiếu yêu cầu sửa chữa/báo sự cố (BM-01/SCĐN).

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Người yêu cầu (mọi cán bộ, giảng viên, nhân viên, người học, khách).
• Nghiệp vụ: Báo qua kênh trực tuyến (cổng dịch vụ, Zalo, email) hoặc trực tiếp (điện thoại, phiếu); nêu vị trí, hiện tượng, ảnh.
• Kết quả: Phiếu yêu cầu BM-01 gửi tới cán bộ phụ trách điện nước.

Tiếp nhận, bao quát thông tin và phân loại (Bước 2)

Trách nhiệm

• CB điện nước.

Nội dung thực hiện

• Tiếp nhận yêu cầu từ mọi kênh, ghi vào Sổ theo dõi/hệ thống, cấp mã yêu cầu và xác nhận đã tiếp nhận với NYC.
• Bao quát thông tin: tra cứu hồ sơ thiết bị (mã tài sản, vị trí, năm đưa vào sử dụng, lịch sử sửa chữa, thời hạn bảo hành, hợp đồng bảo trì); đối chiếu các yêu cầu tương tự trong cùng khu vực để nhận diện sự cố lặp lại hoặc lan rộng.
• Phân loại: xác định hệ thống (điện, nước, điều hòa) và phân mức ưu tiên 1 – 2 – 3 theo Mục VI. Yêu cầu không thuộc phạm vi quy trình được chuyển đơn vị phụ trách và thông báo cho NYC.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Sổ theo dõi sửa chữa (BM-05/SCĐN); mã yêu cầu.

Thời hạn

• Tiếp nhận ngay khi có yêu cầu; sự cố Mức 1 báo ngay cho Tổ trưởng.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Cán bộ phụ trách điện nước.
• Nghiệp vụ: Ghi sổ/hệ thống, cấp mã; xác định hệ thống; tra hồ sơ thiết bị, bảo hành; phân mức ưu tiên 1–3.
• Kết quả: Yêu cầu có mã, có mức ưu tiên; phản hồi cho người yêu cầu.

Xử lý khẩn cấp (khi có nguy cơ mất an toàn hoặc gián đoạn nghiêm trọng) (Bước 3)

Trách nhiệm

• CB điện nước thực hiện; Tổ trưởng chỉ đạo và báo Trưởng phòng Quản trị, BGH khi sự cố nghiêm trọng.

Nội dung thực hiện

• Sự cố Mức 1 được xử lý ngay, không chờ phê duyệt trước; việc hợp thức hóa hồ sơ thực hiện sau:
• (a) CB điện nước đến hiện trường ngay; (b) loại trừ nguy cơ: ngắt nguồn điện, khóa van nước, dừng thiết bị; (c) cách ly khu vực, rào chắn, treo biển cảnh báo; (d) trường hợp có cháy, người bị nạn, ngập lớn: gọi 114/115 và thực hiện phương án PCCC, cứu nạn của Trường; (e) báo ngay Tổ trưởng, Tổ trưởng báo Trưởng phòng Quản trị và BGH nếu có thiệt hại về người, tài sản lớn hoặc ảnh hưởng nhiều đơn vị; (f) có biện pháp tạm thời duy trì hoạt động (cấp điện, cấp nước tạm, chuyển phòng...).
• Sau khi khống chế nguy cơ, CB điện nước lập Biên bản xử lý khẩn cấp và chuyển sang Bước 4 để xử lý triệt để. Chi phí phát sinh do xử lý khẩn cấp được báo cáo và hợp thức hóa theo thẩm quyền phê duyệt tại Mục VI. Hướng dẫn cụ thể theo từng hệ thống tại các Phụ lục 1, 2, 3.
• Sự cố Mức 2, Mức 3: chuyển sang Bước 4.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Biên bản xử lý khẩn cấp (BM-04/SCĐN).

Thời hạn

• Xử lý ban đầu ngay khi nhận tin (tối đa 30 phút kể từ khi tiếp nhận); hoàn thiện BM-04 trong 01 ngày làm việc.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Cán bộ phụ trách điện nước; Tổ trưởng chỉ đạo, báo Trưởng phòng/BGH nếu nghiêm trọng.
• Nghiệp vụ: Mức 1 (mùi khét, tia lửa, giật điện, vỡ ống, ngập, hỏng điều hòa trung tâm...): ngắt nguồn, khóa van, cách ly, cảnh báo, gọi 114/115 khi cần; xử lý ngay, hợp thức hóa hồ sơ sau.
• Kết quả: Nguy cơ được khống chế; Biên bản xử lý khẩn cấp BM-04 hoàn thiện trong 01 ngày làm việc.

Xử lý khẩn cấp (khi có nguy cơ mất an toàn hoặc gián đoạn nghiêm trọng) (Bước 3)

Trách nhiệm

• CB điện nước thực hiện; Tổ trưởng chỉ đạo và báo Trưởng phòng Quản trị, BGH khi sự cố nghiêm trọng.

Nội dung thực hiện

• Sự cố Mức 1 được xử lý ngay, không chờ phê duyệt trước; việc hợp thức hóa hồ sơ thực hiện sau:
• (a) CB điện nước đến hiện trường ngay; (b) loại trừ nguy cơ: ngắt nguồn điện, khóa van nước, dừng thiết bị; (c) cách ly khu vực, rào chắn, treo biển cảnh báo; (d) trường hợp có cháy, người bị nạn, ngập lớn: gọi 114/115 và thực hiện phương án PCCC, cứu nạn của Trường; (e) báo ngay Tổ trưởng, Tổ trưởng báo Trưởng phòng Quản trị và BGH nếu có thiệt hại về người, tài sản lớn hoặc ảnh hưởng nhiều đơn vị; (f) có biện pháp tạm thời duy trì hoạt động (cấp điện, cấp nước tạm, chuyển phòng...).
• Sau khi khống chế nguy cơ, CB điện nước lập Biên bản xử lý khẩn cấp và chuyển sang Bước 4 để xử lý triệt để. Chi phí phát sinh do xử lý khẩn cấp được báo cáo và hợp thức hóa theo thẩm quyền phê duyệt tại Mục VI. Hướng dẫn cụ thể theo từng hệ thống tại các Phụ lục 1, 2, 3.
• Sự cố Mức 2, Mức 3: chuyển sang Bước 4.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Biên bản xử lý khẩn cấp (BM-04/SCĐN).

Thời hạn

• Xử lý ban đầu ngay khi nhận tin (tối đa 30 phút kể từ khi tiếp nhận); hoàn thiện BM-04 trong 01 ngày làm việc.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Cán bộ phụ trách điện nước; Tổ trưởng chỉ đạo, báo Trưởng phòng/BGH nếu nghiêm trọng.
• Nghiệp vụ: Mức 1 (mùi khét, tia lửa, giật điện, vỡ ống, ngập, hỏng điều hòa trung tâm...): ngắt nguồn, khóa van, cách ly, cảnh báo, gọi 114/115 khi cần; xử lý ngay, hợp thức hóa hồ sơ sau.
• Kết quả: Nguy cơ được khống chế; Biên bản xử lý khẩn cấp BM-04 hoàn thiện trong 01 ngày làm việc.

Xử lý khẩn cấp (khi có nguy cơ mất an toàn hoặc gián đoạn nghiêm trọng) (Bước 3)

Trách nhiệm

• CB điện nước thực hiện; Tổ trưởng chỉ đạo và báo Trưởng phòng Quản trị, BGH khi sự cố nghiêm trọng.

Nội dung thực hiện

• Sự cố Mức 1 được xử lý ngay, không chờ phê duyệt trước; việc hợp thức hóa hồ sơ thực hiện sau:
• (a) CB điện nước đến hiện trường ngay; (b) loại trừ nguy cơ: ngắt nguồn điện, khóa van nước, dừng thiết bị; (c) cách ly khu vực, rào chắn, treo biển cảnh báo; (d) trường hợp có cháy, người bị nạn, ngập lớn: gọi 114/115 và thực hiện phương án PCCC, cứu nạn của Trường; (e) báo ngay Tổ trưởng, Tổ trưởng báo Trưởng phòng Quản trị và BGH nếu có thiệt hại về người, tài sản lớn hoặc ảnh hưởng nhiều đơn vị; (f) có biện pháp tạm thời duy trì hoạt động (cấp điện, cấp nước tạm, chuyển phòng...).
• Sau khi khống chế nguy cơ, CB điện nước lập Biên bản xử lý khẩn cấp và chuyển sang Bước 4 để xử lý triệt để. Chi phí phát sinh do xử lý khẩn cấp được báo cáo và hợp thức hóa theo thẩm quyền phê duyệt tại Mục VI. Hướng dẫn cụ thể theo từng hệ thống tại các Phụ lục 1, 2, 3.
• Sự cố Mức 2, Mức 3: chuyển sang Bước 4.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Biên bản xử lý khẩn cấp (BM-04/SCĐN).

Thời hạn

• Xử lý ban đầu ngay khi nhận tin (tối đa 30 phút kể từ khi tiếp nhận); hoàn thiện BM-04 trong 01 ngày làm việc.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Cán bộ phụ trách điện nước; Tổ trưởng chỉ đạo, báo Trưởng phòng/BGH nếu nghiêm trọng.
• Nghiệp vụ: Mức 1 (mùi khét, tia lửa, giật điện, vỡ ống, ngập, hỏng điều hòa trung tâm...): ngắt nguồn, khóa van, cách ly, cảnh báo, gọi 114/115 khi cần; xử lý ngay, hợp thức hóa hồ sơ sau.
• Kết quả: Nguy cơ được khống chế; Biên bản xử lý khẩn cấp BM-04 hoàn thiện trong 01 ngày làm việc.

Kiểm tra hiện trường, xác định nguyên nhân, lập Phiếu hiện trạng và đề xuất (Bước 4)

Trách nhiệm

• CB điện nước.

Nội dung thực hiện

• Kiểm tra tại hiện trường theo danh mục kiểm tra ở Phụ lục tương ứng; đo kiểm khi cần; chụp ảnh hiện trạng; xác định nguyên nhân, phạm vi ảnh hưởng và nguy cơ lan rộng; xử lý tạm thời để thiết bị, khu vực sử dụng được an toàn.
• Đề xuất một trong các phương án: (A) sửa chữa nhỏ theo kế hoạch hoặc tờ trình của Phòng đã duyệt (nếu chưa có thì đề xuất đưa vào tờ trình bổ sung); (B) bảo hành theo hợp đồng; (C) sửa chữa lớn hoặc thuê đơn vị ngoài; (D) thay mới — nêu rõ lý do (không thể sửa chữa, chi phí sửa chữa tiệm cận chi phí thay mới, hỏng lặp lại, không bảo đảm an toàn).
• Lập Phiếu hiện trạng và đề xuất xử lý, ghi rõ vật tư cần dùng, chi phí ước tính (kèm báo giá tham khảo khi cần), thời gian dự kiến, ảnh minh chứng.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Phiếu hiện trạng và đề xuất xử lý (BM-02/SCĐN).

Thời hạn

• Mức 2: trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc kế tiếp; Mức 3: theo kế hoạch tuần/tháng.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Cán bộ phụ trách điện nước.
• Nghiệp vụ: Kiểm tra, đo kiểm, chụp ảnh; xác định nguyên nhân, phạm vi; xử lý tạm; đề xuất sửa nhỏ/thay vật tư/thay mới, ước chi phí.
• Kết quả: Phiếu hiện trạng và đề xuất BM-02 (có ảnh, dự toán).

Kiểm tra bảo hành và hợp đồng bảo trì (Bước 5)

Trách nhiệm

• CB điện nước.

Nội dung thực hiện

• Đối chiếu hồ sơ thiết bị, hợp đồng mua sắm, hợp đồng bảo trì để xác định thiết bị còn trong thời hạn bảo hành/bảo trì và nguyên nhân hỏng có thuộc phạm vi bảo hành hay không.
• - Còn bảo hành: gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc email cho nhà cung cấp/đơn vị bảo trì, thông báo Tổ trưởng, theo dõi tiến độ; nhà cung cấp thực hiện (Bước 9) và nghiệm thu (Bước 10). Trường hợp nhà cung cấp chậm hoặc từ chối, báo Tổ trưởng và Trưởng phòng Quản trị xử lý theo hợp đồng.
• - Hết bảo hành hoặc không thuộc phạm vi bảo hành: chuyển Phiếu hiện trạng và đề xuất cho Tổ trưởng (Bước 6).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Hồ sơ bảo hành, hợp đồng bảo trì; văn bản/email yêu cầu bảo hành.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Cán bộ phụ trách điện nước.
• Nghiệp vụ: Đối chiếu hồ sơ bảo hành/bảo trì: còn hiệu lực thì yêu cầu nhà cung cấp xử lý, theo dõi; không thì trình duyệt.
• Kết quả: Chuyển bảo hành (không phát sinh chi phí) hoặc chuyển Tổ trưởng.

Kiểm tra bảo hành và hợp đồng bảo trì (Bước 5)

Trách nhiệm

• CB điện nước.

Nội dung thực hiện

• Đối chiếu hồ sơ thiết bị, hợp đồng mua sắm, hợp đồng bảo trì để xác định thiết bị còn trong thời hạn bảo hành/bảo trì và nguyên nhân hỏng có thuộc phạm vi bảo hành hay không.
• - Còn bảo hành: gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc email cho nhà cung cấp/đơn vị bảo trì, thông báo Tổ trưởng, theo dõi tiến độ; nhà cung cấp thực hiện (Bước 9) và nghiệm thu (Bước 10). Trường hợp nhà cung cấp chậm hoặc từ chối, báo Tổ trưởng và Trưởng phòng Quản trị xử lý theo hợp đồng.
• - Hết bảo hành hoặc không thuộc phạm vi bảo hành: chuyển Phiếu hiện trạng và đề xuất cho Tổ trưởng (Bước 6).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Hồ sơ bảo hành, hợp đồng bảo trì; văn bản/email yêu cầu bảo hành.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Cán bộ phụ trách điện nước.
• Nghiệp vụ: Đối chiếu hồ sơ bảo hành/bảo trì: còn hiệu lực thì yêu cầu nhà cung cấp xử lý, theo dõi; không thì trình duyệt.
• Kết quả: Chuyển bảo hành (không phát sinh chi phí) hoặc chuyển Tổ trưởng.

Phê duyệt bước 1 (Bước 6)

Trách nhiệm

• Tổ trưởng.

Nội dung thực hiện

• Rà soát Phiếu hiện trạng và đề xuất: đối chiếu hiện trạng thực tế, ảnh minh chứng, mức độ cần thiết, phương án kỹ thuật, vật tư và chi phí.
• - Xác nhận: ký ý kiến vào BM-02/SCĐN, chuyển Trưởng phòng Quản trị.
• - Không xác nhận: trả CB điện nước, nêu rõ nội dung cần bổ sung hoặc điều chỉnh và thời hạn hoàn thiện (quay lại Bước 4).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Ý kiến xác nhận của Tổ trưởng trên BM-02/SCĐN.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Tổ trưởng.
• Nghiệp vụ: Đối chiếu hiện trạng, ảnh, phương án, chi phí; xác nhận hoặc trả lại bổ sung.
• Kết quả: Ý kiến xác nhận trên BM-02; chuyển Trưởng phòng.

Phê duyệt bước 2 (Bước 7)

Trách nhiệm

• Trưởng phòng Quản trị.

Nội dung thực hiện

• Xem xét phương án kỹ thuật, kinh phí, vật tư tồn kho, phương án tự thực hiện hay thuê ngoài, mức độ ưu tiên và các biện pháp bảo đảm an toàn; xác định việc có thuộc kế hoạch hoặc tờ trình sửa chữa nhỏ đã được BGH phê duyệt hay không.
• - Sửa chữa nhỏ thuộc kế hoạch hoặc tờ trình đã duyệt: phê duyệt và giao CB điện nước tổ chức thực hiện (Bước 9), không trình BGH từng lần.
• - Sửa chữa nhỏ chưa có trong kế hoạch hoặc tờ trình, sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới: Phòng lập tờ trình, ký trình BGH (Bước 8).
• - Chưa đạt yêu cầu: trả lại để điều chỉnh (quay lại Bước 4).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Ý kiến phê duyệt của Trưởng phòng Quản trị trên BM-02/SCĐN.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Trưởng phòng Quản trị.
• Nghiệp vụ: Xem xét kỹ thuật, kinh phí, vật tư; xác định việc có thuộc kế hoạch/tờ trình đã duyệt không.
• Kết quả: Duyệt phương án, hoặc trả lại điều chỉnh.

Kế hoạch, tờ trình và phê duyệt cuối (Bước 8)

Trách nhiệm

• Trưởng phòng Quản trị lập kế hoạch, tờ trình; Ban Giám hiệu (BGH) phê duyệt.

Nội dung thực hiện

• Sửa chữa nhỏ: P.QTTB lập kế hoạch sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng theo năm, quý hoặc tháng, trình BGH phê duyệt một lần; các việc phát sinh ngoài kế hoạch được tổng hợp vào tờ trình của Phòng, trình BGH theo từng đợt. Khi đã được duyệt, từng yêu cầu sửa chữa nhỏ thực hiện ngay sau khi Tổ trưởng và Trưởng phòng Quản trị xác nhận, không trình BGH từng lần.
• Sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới hoặc vượt ngưỡng phân cấp: hồ sơ trình BGH gồm Phiếu hiện trạng và đề xuất đã có ý kiến của Tổ trưởng, Trưởng phòng Quản trị; ảnh minh chứng; dự toán, báo giá; Tờ trình theo Biểu mẫu BM-01/QLTSC của Quy trình quản lý tài sản công khi thay mới hoặc trang bị tài sản.
• - Phê duyệt: BGH ký phê duyệt kế hoạch hoặc tờ trình; việc mua sắm, thuê ngoài thực hiện theo quy trình mua sắm hiện hành của Trường. Trong quyết định phê duyệt, BGH nêu đơn vị thực hiện: CB điện nước, hoặc P.QLDA chủ trì đối với sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới (theo chức năng, nhiệm vụ của P.QLDA).
• - Không phê duyệt hoặc yêu cầu bổ sung: trả hồ sơ, nêu rõ nội dung cần điều chỉnh (quay lại Bước 4).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Kế hoạch sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng; Tờ trình của Phòng; ý kiến phê duyệt của BGH.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Trưởng phòng lập kế hoạch/tờ trình; BGH phê duyệt.
• Nghiệp vụ: Sửa chữa nhỏ theo kế hoạch/tờ trình đã duyệt; việc lớn, thuê ngoài, thay mới: tờ trình BGH, BGH nêu đơn vị thực hiện.
• Kết quả: Phương án được duyệt; xác định CB điện nước hoặc P.QLDA chủ trì.

Kế hoạch, tờ trình và phê duyệt cuối (Bước 8)

Trách nhiệm

• Trưởng phòng Quản trị lập kế hoạch, tờ trình; Ban Giám hiệu (BGH) phê duyệt.

Nội dung thực hiện

• Sửa chữa nhỏ: P.QTTB lập kế hoạch sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng theo năm, quý hoặc tháng, trình BGH phê duyệt một lần; các việc phát sinh ngoài kế hoạch được tổng hợp vào tờ trình của Phòng, trình BGH theo từng đợt. Khi đã được duyệt, từng yêu cầu sửa chữa nhỏ thực hiện ngay sau khi Tổ trưởng và Trưởng phòng Quản trị xác nhận, không trình BGH từng lần.
• Sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới hoặc vượt ngưỡng phân cấp: hồ sơ trình BGH gồm Phiếu hiện trạng và đề xuất đã có ý kiến của Tổ trưởng, Trưởng phòng Quản trị; ảnh minh chứng; dự toán, báo giá; Tờ trình theo Biểu mẫu BM-01/QLTSC của Quy trình quản lý tài sản công khi thay mới hoặc trang bị tài sản.
• - Phê duyệt: BGH ký phê duyệt kế hoạch hoặc tờ trình; việc mua sắm, thuê ngoài thực hiện theo quy trình mua sắm hiện hành của Trường. Trong quyết định phê duyệt, BGH nêu đơn vị thực hiện: CB điện nước, hoặc P.QLDA chủ trì đối với sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới (theo chức năng, nhiệm vụ của P.QLDA).
• - Không phê duyệt hoặc yêu cầu bổ sung: trả hồ sơ, nêu rõ nội dung cần điều chỉnh (quay lại Bước 4).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Kế hoạch sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng; Tờ trình của Phòng; ý kiến phê duyệt của BGH.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Trưởng phòng lập kế hoạch/tờ trình; BGH phê duyệt.
• Nghiệp vụ: Sửa chữa nhỏ theo kế hoạch/tờ trình đã duyệt; việc lớn, thuê ngoài, thay mới: tờ trình BGH, BGH nêu đơn vị thực hiện.
• Kết quả: Phương án được duyệt; xác định CB điện nước hoặc P.QLDA chủ trì.

Tổ chức thực hiện sửa chữa, thay mới hoặc bảo hành (Bước 9)

Trách nhiệm

• CB điện nước chủ trì việc sửa chữa nhỏ; P.QLDA chủ trì việc sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới khi được BGH giao; nhà cung cấp, nhà thầu hoặc đơn vị bảo trì thực hiện trong trường hợp bảo hành hoặc thuê ngoài; Tổ trưởng giám sát.

Nội dung thực hiện

• Chuẩn bị vật tư (lấy từ kho hoặc mua theo phương án được duyệt), kiểm tra chủng loại, thông số, chất lượng vật tư trước khi lắp đặt.
• Việc do P.QLDA chủ trì: P.QLDA lựa chọn nhà thầu theo quy định, ký và quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ, chất lượng, an toàn lao động; CB điện nước và Tổ trưởng phối hợp về yêu cầu kỹ thuật, bàn giao mặt bằng và điều kiện ngắt, cấp điện, nước.
• Thông báo cho NYC và các bên liên quan về thời gian, phạm vi gián đoạn; thực hiện các yêu cầu an toàn tại Mục VII; ghi nhật ký công việc.
• Trường hợp thay mới: tháo dỡ thiết bị cũ, lập biên bản thu hồi và xử lý theo Quy trình quản lý tài sản công (BM-02B/QLTSC); thiết bị mới được nghiệm thu, dán nhãn, đánh mã số quản lý theo quy định của Quy trình quản lý tài sản công.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Nhật ký công việc; chứng từ vật tư; biên bản thu hồi (nếu thay mới).

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: CB điện nước; P.QLDA chủ trì việc lớn khi được giao; nhà thầu.
• Nghiệp vụ: Mua vật tư; sửa chữa, thay mới, bảo hành. Việc lớn, thuê ngoài do P.QLDA chọn nhà thầu, quản lý hợp đồng, giám sát.
• Kết quả: Hệ thống/thiết bị được khắc phục hoặc thay mới.

Tổ chức thực hiện sửa chữa, thay mới hoặc bảo hành (Bước 9)

Trách nhiệm

• CB điện nước chủ trì việc sửa chữa nhỏ; P.QLDA chủ trì việc sửa chữa lớn, thuê ngoài, thay mới khi được BGH giao; nhà cung cấp, nhà thầu hoặc đơn vị bảo trì thực hiện trong trường hợp bảo hành hoặc thuê ngoài; Tổ trưởng giám sát.

Nội dung thực hiện

• Chuẩn bị vật tư (lấy từ kho hoặc mua theo phương án được duyệt), kiểm tra chủng loại, thông số, chất lượng vật tư trước khi lắp đặt.
• Việc do P.QLDA chủ trì: P.QLDA lựa chọn nhà thầu theo quy định, ký và quản lý hợp đồng, giám sát tiến độ, chất lượng, an toàn lao động; CB điện nước và Tổ trưởng phối hợp về yêu cầu kỹ thuật, bàn giao mặt bằng và điều kiện ngắt, cấp điện, nước.
• Thông báo cho NYC và các bên liên quan về thời gian, phạm vi gián đoạn; thực hiện các yêu cầu an toàn tại Mục VII; ghi nhật ký công việc.
• Trường hợp thay mới: tháo dỡ thiết bị cũ, lập biên bản thu hồi và xử lý theo Quy trình quản lý tài sản công (BM-02B/QLTSC); thiết bị mới được nghiệm thu, dán nhãn, đánh mã số quản lý theo quy định của Quy trình quản lý tài sản công.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Nhật ký công việc; chứng từ vật tư; biên bản thu hồi (nếu thay mới).

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: CB điện nước; P.QLDA chủ trì việc lớn khi được giao; nhà thầu.
• Nghiệp vụ: Mua vật tư; sửa chữa, thay mới, bảo hành. Việc lớn, thuê ngoài do P.QLDA chọn nhà thầu, quản lý hợp đồng, giám sát.
• Kết quả: Hệ thống/thiết bị được khắc phục hoặc thay mới.

Nghiệm thu và phản hồi (Bước 10)

Trách nhiệm

• CB điện nước, Tổ trưởng và NYC (hoặc đại diện đơn vị sử dụng); P.QLDA tham gia khi việc do P.QLDA chủ trì.

Nội dung thực hiện

• Vận hành thử; kiểm tra các yêu cầu an toàn (cách điện, nối đất, thiết bị bảo vệ, rò rỉ, tiếng ồn, độ rung...); đối chiếu kết quả với phương án đã duyệt.
• Các bên ký Biên bản nghiệm thu. NYC xác nhận kết quả và phản hồi mức độ hài lòng trên hệ thống hoặc trên phiếu. Chưa đạt: quay lại Bước 9. Sửa chữa lớn, thay mới: nghiệm thu theo thẩm quyền do BGH quyết định.
• Yêu cầu chỉ được đóng khi đã có Biên bản nghiệm thu được ký.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Biên bản nghiệm thu (BM-03/SCĐN).

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: CB điện nước; Tổ trưởng; NYC; P.QLDA (nếu chủ trì).
• Nghiệp vụ: Vận hành thử, kiểm tra an toàn, ký biên bản; người yêu cầu xác nhận và phản hồi mức hài lòng.
• Kết quả: Biên bản nghiệm thu BM-03; yêu cầu được đóng.

Nghiệm thu và phản hồi (Bước 10)

Trách nhiệm

• CB điện nước, Tổ trưởng và NYC (hoặc đại diện đơn vị sử dụng); P.QLDA tham gia khi việc do P.QLDA chủ trì.

Nội dung thực hiện

• Vận hành thử; kiểm tra các yêu cầu an toàn (cách điện, nối đất, thiết bị bảo vệ, rò rỉ, tiếng ồn, độ rung...); đối chiếu kết quả với phương án đã duyệt.
• Các bên ký Biên bản nghiệm thu. NYC xác nhận kết quả và phản hồi mức độ hài lòng trên hệ thống hoặc trên phiếu. Chưa đạt: quay lại Bước 9. Sửa chữa lớn, thay mới: nghiệm thu theo thẩm quyền do BGH quyết định.
• Yêu cầu chỉ được đóng khi đã có Biên bản nghiệm thu được ký.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Biên bản nghiệm thu (BM-03/SCĐN).

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: CB điện nước; Tổ trưởng; NYC; P.QLDA (nếu chủ trì).
• Nghiệp vụ: Vận hành thử, kiểm tra an toàn, ký biên bản; người yêu cầu xác nhận và phản hồi mức hài lòng.
• Kết quả: Biên bản nghiệm thu BM-03; yêu cầu được đóng.

Cập nhật hồ sơ và lưu trữ (Bước 11)

Trách nhiệm

• CB điện nước; P.QTTB phối hợp P.KHTC khi thay mới hoặc thanh lý; P.QLDA bàn giao hồ sơ khi việc do P.QLDA chủ trì.

Nội dung thực hiện

• Cập nhật Sổ theo dõi và hồ sơ thiết bị (lịch sử sửa chữa, vật tư thay thế, thời hạn bảo hành mới); trường hợp thay mới, thanh lý: cập nhật sổ tài sản, hạch toán tăng, giảm theo Quy trình quản lý tài sản công.
• Việc do P.QLDA chủ trì: P.QLDA bàn giao cho P.QTTB và P.KHTC hồ sơ hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, bảo hành của thiết bị mới.
• Lưu trữ hồ sơ đồng thời trực tiếp (bản giấy có chữ ký, tại P.QTTB) và trực tuyến (bản quét hoặc biểu mẫu điện tử trên hệ thống do Trường chỉ định) theo Mục VIII.
• Hằng tháng, CB điện nước tổng hợp báo cáo (số yêu cầu, thời gian xử lý, chi phí, sự cố lặp lại, kết quả thực hiện kế hoạch sửa chữa nhỏ, thiết bị đề xuất thay thế, kế hoạch bảo dưỡng) gửi Tổ trưởng và Trưởng phòng Quản trị; báo cáo BGH theo yêu cầu.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Sổ theo dõi sửa chữa (BM-05/SCĐN); hồ sơ thiết bị; báo cáo tháng.

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Cán bộ phụ trách điện nước; P.QTTB, P.KHTC khi thay mới.
• Nghiệp vụ: Cập nhật sổ BM-05, hồ sơ thiết bị; thay mới/thanh lý theo Quy trình quản lý tài sản công; lưu giấy và trực tuyến.
• Kết quả: Hồ sơ đầy đủ, truy xuất được.

Điểm kết thúc

Mô tả

• Điểm kết thúc của quy trình.

Lưu trữ trực tuyến

Mô tả

• Hồ sơ lưu trên hệ thống (CSDL, phần mềm, bản quét), phân quyền, ghi nhật ký, sao lưu định kỳ; tra cứu theo mã.

Lưu trữ trực tiếp

Mô tả

• Bản giấy có chữ ký lưu tại đơn vị phụ trách, sắp xếp theo năm, đơn vị, mã số.

Trình tự chính (25 bước)

1. Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10)
2. Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10)
3. Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10)
4. Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10)
5. Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10)
6. Tiếp nhận, kiểm tra phạm vi, phân loại (Bước 1–2)
7. Tiếp nhận, kiểm tra phạm vi, phân loại (Bước 1–2)
8. Hỗ trợ từ xa (Bước 3)
9. Điểm kết thúc
10. Kiểm tra hiện trường; kiểm tra, bảo dưỡng theo checklist (Bước 4, mục 9.2)
11. Kiểm tra hiện trường; kiểm tra, bảo dưỡng theo checklist (Bước 4, mục 9.2)
12. Xử lý tạm thời, khôi phục dạy học (Bước 5)
13. Xử lý tạm thời, khôi phục dạy học (Bước 5)
14. Lập phiếu hiện trạng thiết bị (Bước 6)
15. Đề xuất phương án xử lý (Bước 7)
16. Trình tổ trưởng (Bước 8)
17. Trình lãnh đạo phòng quản trị thiết bị (Bước 9)
18. Trình BGH hoặc người có thẩm quyền (Bước 10)
19. Tổ chức thực hiện (mục 11)
20. Nghiệm thu, cập nhật hồ sơ theo mã tài sản, lưu trữ
21. Nghiệm thu, cập nhật hồ sơ theo mã tài sản, lưu trữ
22. Nghiệm thu, cập nhật hồ sơ theo mã tài sản, lưu trữ
23. Điểm kết thúc
24. Lưu trữ trực tuyến
25. Lưu trữ trực tiếp

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

ĐỘT XUẤT

ĐỊNH KỲ

Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10) (Bước 1)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên QL thiết bị lập; Tổ trưởng rà soát; lãnh đạo phòng, BGH duyệt.
• Nghiệp vụ: Định kỳ: kế hoạch theo kỳ và theo mã theo dõi từng tài sản (BM-05). Đột xuất: sắp thi, sự kiện lớn, lặp lỗi, thay đổi, rủi ro an toàn; Tổ trưởng xác định phạm vi. Trong ngưỡng phân cấp: lãnh đạo phòng duyệt; vượt: tờ trình BGH.
• Kết quả: Kế hoạch được duyệt, hoặc phạm vi kiểm tra đột xuất; chuyển sang bước 4.

Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10) (Bước 1)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên QL thiết bị lập; Tổ trưởng rà soát; lãnh đạo phòng, BGH duyệt.
• Nghiệp vụ: Định kỳ: kế hoạch theo kỳ và theo mã theo dõi từng tài sản (BM-05). Đột xuất: sắp thi, sự kiện lớn, lặp lỗi, thay đổi, rủi ro an toàn; Tổ trưởng xác định phạm vi. Trong ngưỡng phân cấp: lãnh đạo phòng duyệt; vượt: tờ trình BGH.
• Kết quả: Kế hoạch được duyệt, hoặc phạm vi kiểm tra đột xuất; chuyển sang bước 4.

Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10) (Bước 1)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên QL thiết bị lập; Tổ trưởng rà soát; lãnh đạo phòng, BGH duyệt.
• Nghiệp vụ: Định kỳ: kế hoạch theo kỳ và theo mã theo dõi từng tài sản (BM-05). Đột xuất: sắp thi, sự kiện lớn, lặp lỗi, thay đổi, rủi ro an toàn; Tổ trưởng xác định phạm vi. Trong ngưỡng phân cấp: lãnh đạo phòng duyệt; vượt: tờ trình BGH.
• Kết quả: Kế hoạch được duyệt, hoặc phạm vi kiểm tra đột xuất; chuyển sang bước 4.

Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10) (Bước 1)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên QL thiết bị lập; Tổ trưởng rà soát; lãnh đạo phòng, BGH duyệt.
• Nghiệp vụ: Định kỳ: kế hoạch theo kỳ và theo mã theo dõi từng tài sản (BM-05). Đột xuất: sắp thi, sự kiện lớn, lặp lỗi, thay đổi, rủi ro an toàn; Tổ trưởng xác định phạm vi. Trong ngưỡng phân cấp: lãnh đạo phòng duyệt; vượt: tờ trình BGH.
• Kết quả: Kế hoạch được duyệt, hoặc phạm vi kiểm tra đột xuất; chuyển sang bước 4.

Bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất: kế hoạch, phạm vi, phê duyệt (mục 9, 10) (Bước 1)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên QL thiết bị lập; Tổ trưởng rà soát; lãnh đạo phòng, BGH duyệt.
• Nghiệp vụ: Định kỳ: kế hoạch theo kỳ và theo mã theo dõi từng tài sản (BM-05). Đột xuất: sắp thi, sự kiện lớn, lặp lỗi, thay đổi, rủi ro an toàn; Tổ trưởng xác định phạm vi. Trong ngưỡng phân cấp: lãnh đạo phòng duyệt; vượt: tờ trình BGH.
• Kết quả: Kế hoạch được duyệt, hoặc phạm vi kiểm tra đột xuất; chuyển sang bước 4.

BÁO SỰ CỐ

Tiếp nhận, kiểm tra phạm vi, phân loại (Bước 1–2) (Bước 2)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Giảng viên báo; nhân viên quản lý thiết bị tiếp nhận.
• Nghiệp vụ: Ghi thời gian, phòng, thiết bị, lỗi, mức ảnh hưởng, SĐT. Điều hòa, quạt, đèn, ổ cắm, nước: chuyển QT sửa chữa. Mức 1–2–3.
• Kết quả: Yêu cầu được ghi nhận; hạng mục ngoài phạm vi chuyển đúng nơi.

Tiếp nhận, kiểm tra phạm vi, phân loại (Bước 1–2) (Bước 2)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Giảng viên báo; nhân viên quản lý thiết bị tiếp nhận.
• Nghiệp vụ: Ghi thời gian, phòng, thiết bị, lỗi, mức ảnh hưởng, SĐT. Điều hòa, quạt, đèn, ổ cắm, nước: chuyển QT sửa chữa. Mức 1–2–3.
• Kết quả: Yêu cầu được ghi nhận; hạng mục ngoài phạm vi chuyển đúng nơi.

Hỗ trợ từ xa (Bước 3) (Bước 3)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên quản lý thiết bị; giảng viên.
• Nghiệp vụ: Hướng dẫn kiểm tra nguồn, nguồn vào HDMI/VGA/USB-C, chế độ hiển thị, âm lượng, pin micro, khởi động lại. Khắc phục được vẫn ghi sổ.
• Kết quả: Khắc phục từ xa hoặc chuyển ra hiện trường.

Điểm kết thúc

Mô tả

• Điểm kết thúc của quy trình.

Kiểm tra hiện trường; kiểm tra, bảo dưỡng theo checklist (Bước 4, mục 9.2) (Bước 4)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên quản lý thiết bị.
• Nghiệp vụ: Kiểm tra nguồn, cáp, cấu hình, phụ kiện; bảo dưỡng theo checklist (BM-06). Mất điện ổ cắm/aptomat: dừng, chuyển QT sửa chữa.
• Kết quả: Nguyên nhân sơ bộ; phiếu kiểm tra, bảo dưỡng.

Kiểm tra hiện trường; kiểm tra, bảo dưỡng theo checklist (Bước 4, mục 9.2) (Bước 4)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên quản lý thiết bị.
• Nghiệp vụ: Kiểm tra nguồn, cáp, cấu hình, phụ kiện; bảo dưỡng theo checklist (BM-06). Mất điện ổ cắm/aptomat: dừng, chuyển QT sửa chữa.
• Kết quả: Nguyên nhân sơ bộ; phiếu kiểm tra, bảo dưỡng.

Xử lý tạm thời, khôi phục dạy học (Bước 5) (Bước 5)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên quản lý thiết bị; giảng viên xác nhận.
• Nghiệp vụ: Đổi dây/bộ chuyển đổi, micro hoặc laptop dự phòng, ti vi thay máy chiếu, loa di động, đổi phòng nếu cần.
• Kết quả: Buổi học tiếp tục diễn ra.

Xử lý tạm thời, khôi phục dạy học (Bước 5) (Bước 5)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên quản lý thiết bị; giảng viên xác nhận.
• Nghiệp vụ: Đổi dây/bộ chuyển đổi, micro hoặc laptop dự phòng, ti vi thay máy chiếu, loa di động, đổi phòng nếu cần.
• Kết quả: Buổi học tiếp tục diễn ra.

Lập phiếu hiện trạng thiết bị (Bước 6) (Bước 6)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên quản lý thiết bị.
• Nghiệp vụ: Mã phòng, thiết bị, mã tài sản/seri, năm sử dụng, hiện trạng, lỗi, nguyên nhân, ảnh, phương án, chi phí ước tính, mức ưu tiên.
• Kết quả: Phiếu hiện trạng thiết bị.

Đề xuất phương án xử lý (Bước 7) (Bước 7)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên quản lý thiết bị.
• Nghiệp vụ: Bảo dưỡng; sửa chữa nhỏ (cáp, pin, đầu nối, bộ điều khiển, bóng đèn máy chiếu); thay mới hoặc sửa chữa lớn. Nêu lý do, ảnh hưởng nếu chậm.
• Kết quả: Đề xuất gửi tổ trưởng.

Trình tổ trưởng (Bước 8) (Bước 8)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Tổ trưởng.
• Nghiệp vụ: Kiểm tra hợp lệ, đối chiếu thực tế, xác nhận mức cần thiết, xếp ưu tiên (an toàn, tần suất, ảnh hưởng, chi phí).
• Kết quả: Xác nhận trên phiếu, hoặc trả bổ sung.

Trình lãnh đạo phòng quản trị thiết bị (Bước 9) (Bước 9)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Lãnh đạo phòng quản trị thiết bị.
• Nghiệp vụ: Xem xét kỹ thuật, kinh phí, tồn kho, tự làm/thuê ngoài. Trong ngưỡng hoặc kế hoạch/tờ trình đã duyệt: quyết định; vượt: lập tờ trình.
• Kết quả: Quyết định thực hiện hoặc tờ trình BGH.

Trình BGH hoặc người có thẩm quyền (Bước 10) (Bước 10)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Ban giám hiệu hoặc người có thẩm quyền.
• Nghiệp vụ: Thay mới, chi phí lớn, mua sắm: phê duyệt theo phân cấp. Hồ sơ: tờ trình, danh mục, hiện trạng, ảnh, dự toán, ý kiến hai cấp.
• Kết quả: Phê duyệt, hoặc trả lại điều chỉnh.

Tổ chức thực hiện (mục 11) (Bước 11)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Bộ phận phụ trách (nhân viên quản lý thiết bị).
• Nghiệp vụ: Mua vật tư, sửa chữa, bảo dưỡng hoặc mua sắm, thay thế theo quy định nội bộ.
• Kết quả: Thiết bị được khắc phục hoặc thay mới.

Nghiệm thu, cập nhật hồ sơ theo mã tài sản, lưu trữ (Bước 12)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên QL thiết bị; giảng viên; tổ trưởng.
• Nghiệp vụ: Nghiệm thu, bàn giao, cập nhật hồ sơ theo mã tài sản và sổ theo dõi, lưu chứng từ; báo cáo định kỳ. Thay mới: thu hồi, thanh lý, mua sắm theo QT tài sản.
• Kết quả: Biên bản nghiệm thu; hồ sơ đầy đủ.

Nghiệm thu, cập nhật hồ sơ theo mã tài sản, lưu trữ (Bước 12)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên QL thiết bị; giảng viên; tổ trưởng.
• Nghiệp vụ: Nghiệm thu, bàn giao, cập nhật hồ sơ theo mã tài sản và sổ theo dõi, lưu chứng từ; báo cáo định kỳ. Thay mới: thu hồi, thanh lý, mua sắm theo QT tài sản.
• Kết quả: Biên bản nghiệm thu; hồ sơ đầy đủ.

Nghiệm thu, cập nhật hồ sơ theo mã tài sản, lưu trữ (Bước 12)

Tóm tắt trên sơ đồ

• Tác nhân: Nhân viên QL thiết bị; giảng viên; tổ trưởng.
• Nghiệp vụ: Nghiệm thu, bàn giao, cập nhật hồ sơ theo mã tài sản và sổ theo dõi, lưu chứng từ; báo cáo định kỳ. Thay mới: thu hồi, thanh lý, mua sắm theo QT tài sản.
• Kết quả: Biên bản nghiệm thu; hồ sơ đầy đủ.

Điểm kết thúc

Mô tả

• Điểm kết thúc của quy trình.

Lưu trữ trực tuyến

Mô tả

• Hồ sơ lưu trên hệ thống (CSDL, phần mềm, bản quét), phân quyền, ghi nhật ký, sao lưu định kỳ; tra cứu theo mã.

Lưu trữ trực tiếp

Mô tả

• Bản giấy có chữ ký lưu tại đơn vị phụ trách, sắp xếp theo năm, đơn vị, mã số.

Mục đích: Quy định trình tự hoàn trả học phí cho sinh viên thôi học hoặc đóng thừa khi tốt nghiệp.

Phạm vi, đối tượng: Sinh viên trúng tuyển đã nhập học hoặc đang học, đã đóng học phí và xin thôi học vì lý do cá nhân; sinh viên tốt nghiệp đóng thừa học phí. Lệ phí không hoàn trả trong bất kỳ trường hợp nào. Trang đăng trên website Khoa Đào tạo trực tuyến; cần xác nhận phạm vi áp dụng cho các hệ khác.

Điều kiện vào

• Sinh viên đã đóng học phí và xin thôi học vì lý do cá nhân, hoặc sinh viên tốt nghiệp đóng thừa học phí (N1).
• Lệ phí không hoàn trả trong bất kỳ trường hợp nào (N1).

Điều kiện ra

• Sinh viên được hoàn học phí và P.KHTC lưu chứng từ; hoặc không hoàn.

Phê duyệt, kiểm soát

• Khoa xác nhận (bước 2); P.KHTC xác định mức hoàn (bước 4); Hiệu trưởng quyết định trường hợp đặc biệt theo đề xuất của P.KHTC và đơn vị quản lý đào tạo (bước 5).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Nộp đơn, xác nhận của Khoa, quyết định và chi hoàn đề xuất thực hiện trực tuyến; chứng từ lưu bản điện tử kèm bản giấy theo quy định kế toán.
• Ràng buộc nguồn: nguồn không nêu kênh gửi đơn, hình thức chi, thời hạn chi hoàn; Hiệu trưởng quyết định trường hợp đặc biệt (N1). Không có kết quả giấy.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (KHTC.HP.01)

Phạm vi

• Sinh viên trúng tuyển đã nhập học hoặc đang học, đã đóng học phí và xin thôi học vì lý do cá nhân; sinh viên tốt nghiệp đóng thừa học phí. Lệ phí không hoàn trả trong bất kỳ trường hợp nào. Trang đăng trên website Khoa Đào tạo trực tuyến; cần xác nhận phạm vi áp dụng cho các hệ khác.

Bước 1. Nộp đơn đề nghị hoàn học phí (KHTC.HP.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Sinh viên.

Nghiệp vụ

• Đề xuất mức 3: gửi đơn và ảnh chụp CCCD trực tuyến cho Khoa. Hiện trạng theo nguồn: thôi học: đơn kèm bản photo CCCD gửi Khoa; tốt nghiệp đóng thừa: đơn xin rút học phí gửi Khoa (kênh nguồn chưa nêu).

Kết quả

• Đơn đề nghị.

Bước 2. Khoa xác nhận (KHTC.HP.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Khoa Đào tạo trực tuyến và PTNN (đơn vị quản lý đào tạo).

Nghiệp vụ

• Thôi học: xác nhận thời điểm thôi học. Tốt nghiệp: căn cứ quyết định công nhận tốt nghiệp.

Kết quả

• Có: chuyển P.KHTC. Không: trả đơn.

TRẢ ĐƠN (KHTC.HP.01)

Bước 3. Xác định điều kiện hoàn (KHTC.HP.01 · Bước 3)

Tác nhân

• P.KHTC.

Nghiệp vụ

• Chỉ hoàn khi sinh viên xin thôi học hoặc tốt nghiệp; học phí thừa trong thời gian học chuyển sang học kỳ sau; lệ phí không hoàn trả.

Kết quả

• Đủ điều kiện hoặc chuyển Hiệu trưởng.

Bước 4. Xác định mức hoàn trả (KHTC.HP.01 · Bước 4)

Tác nhân

• P.KHTC.

Nghiệp vụ

• Sinh viên nhập học khóa mới, tính từ ngày hoàn thành thủ tục nhập học: trong 10 ngày hoàn 100%; ngày 11 đến 20 hoàn 75%; ngày 21 đến 30 hoàn 50%; từ ngày 31 không hoàn. Sinh viên tốt nghiệp: hoàn học phí thừa.

Kết quả

• Số tiền hoàn.

Bước 5. Hiệu trưởng quyết định trường hợp đặc biệt (KHTC.HP.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Hiệu trưởng, theo đề xuất của P.KHTC và đơn vị quản lý đào tạo.

Nghiệp vụ

• Xem xét và quyết định các trường hợp đặc biệt.

Kết quả

• Có: hoàn. Không: không hoàn.

KHÔNG HOÀN (KHTC.HP.01)

Bước 6. Chi hoàn trả và hạch toán (KHTC.HP.01 · Bước 6)

Tác nhân

• P.KHTC.

Nghiệp vụ

• Chi hoàn học phí vào tài khoản ngân hàng của sinh viên (đề xuất); hạch toán. Hiện trạng theo nguồn: nguồn không nêu hình thức chi (tiền mặt hay chuyển khoản) và thời hạn.

Kết quả

• Chứng từ chi hoàn.

Bước 7. Lưu chứng từ tài chính (KHTC.HP.01 · Bước 7)

Tác nhân

• P.KHTC.

Nghiệp vụ

• Lưu chứng từ: đơn, xác nhận của Khoa, quyết định công nhận tốt nghiệp hoặc quyết định của Hiệu trưởng, chứng từ chi (bản giấy theo quy định về chứng từ kế toán, bản điện tử).

Kết quả

• Hồ sơ chứng từ hoàn học phí.

KẾT THÚC (KHTC.HP.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có phát sinh hoàn tiền. Bước 6 chi hoàn trả và hạch toán, bước 7 lưu chứng từ tài chính do P.KHTC thực hiện.

Thời hạn

• Mức hoàn theo số ngày kể từ khi hoàn thành thủ tục nhập học: 10, 20, 30 ngày (N1). Nguồn không nêu thời hạn chi hoàn.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Đơn xin thôi học kèm bản photo CCCD; đơn xin rút học phí (tốt nghiệp); Mẫu 12 (đơn xin rút học phí) và Mẫu 15 (đơn hoãn, gia hạn nộp học phí) của Khoa ĐTTT&PTNN; Khoa ĐTQT: mẫu TC1 (hoàn lệ phí), TC2 (hoàn học phí).

Điểm chưa xác nhận

• Trang chỉ đăng trên website Khoa ĐTTT&PTNN, không ghi số hiệu, ngày ban hành, người ký; cần xác nhận phạm vi áp dụng.
• Chưa nêu mức hoàn cho sinh viên đang học xin thôi học (chỉ nêu hoàn khi thôi học).
• Quy định thu nộp học phí nêu hạn nộp học kỳ I 30/11, học kỳ II 31/5 (N2).

Nguồn đã đọc

• N1: Quy định về việc hoàn trả học phí, lệ phí cho sinh viên (khoadaotaotructuyen.ftu.edu.vn) (Đăng 19/07/2024; không ghi số hiệu). Đã đọc toàn văn trên trang. https://khoadaotaotructuyen.ftu.edu.vn/van-ban-bieu-mau/quy-dinh-ve-viec-hoan-tra-hoc-phi-le-phi-cho-sinh-vien/
• N2: Quy định về thu nộp học phí đối với sinh viên (khoadaotaotructuyen.ftu.edu.vn) (Đăng 19/07/2024; không ghi số hiệu). Đã đọc toàn văn trên trang. https://khoadaotaotructuyen.ftu.edu.vn/van-ban-bieu-mau/quy-dinh-ve-thu-nop-hoc-phi-doi-voi-sinh-vien/

Mục đích: Mô tả cách chủ đầu tư, bên mời thầu xác định thông tin phải đăng, kiểm tra tính thống nhất với văn bản đã phê duyệt, đăng tải đúng hạn và lưu hồ sơ.

Phạm vi, đối tượng: Thông tin về lựa chọn nhà thầu của dự án, gói thầu do Trường làm chủ đầu tư hoặc bên mời thầu. Dựng từ Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 (Điều 7, 8); Nghị định hướng dẫn, các sửa đổi và hướng dẫn nội bộ của P. QLDA chưa đọc. Lựa chọn nhà đầu tư: ngoài phạm vi sơ đồ.

Điều kiện vào

• Văn bản đấu thầu được ban hành hoặc hợp đồng có hiệu lực: kế hoạch lựa chọn nhà thầu, thông báo mời thầu, danh sách ngắn, kết quả lựa chọn nhà thầu, hợp đồng... (N1, Điều 7(1), 8(4)).

Điều kiện ra

• Thông tin được đăng tải đúng hạn, đúng nội dung; hoặc thông tin thuộc bí mật nhà nước không đăng (N1).

Phê duyệt, kiểm soát

• Người có thẩm quyền phê duyệt văn bản đấu thầu trước (điểm vào); P. QLDA kiểm tra tính thống nhất giữa tài liệu đăng tải và tài liệu đã phê duyệt (bước 4); nguồn không nêu người duyệt nội dung đăng trong Trường (N1).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Đạt mức 3: đăng tải, theo dõi và công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
• Ràng buộc: không có (văn bản phê duyệt có thể ký số).

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (QLDA.DA.01)

Phạm vi

• Thông tin về lựa chọn nhà thầu của dự án, gói thầu do Trường làm chủ đầu tư hoặc bên mời thầu. Dựng từ Luật Đấu thầu 22/2023/QH15 (Điều 7, 8); Nghị định hướng dẫn, các sửa đổi và hướng dẫn nội bộ của P. QLDA chưa đọc. Lựa chọn nhà đầu tư: ngoài phạm vi sơ đồ.

Bước 1. Xác định thông tin phải đăng (QLDA.DA.01 · Bước 1)

Tác nhân

• P. Quản lý dự án.

Nghiệp vụ

• Thông tin lựa chọn nhà thầu gồm: dự án, kế hoạch lựa chọn nhà thầu; thông báo mời quan tâm, mời sơ tuyển, mời thầu; danh sách ngắn; hồ sơ mời; kết quả mở thầu qua mạng; kết quả lựa chọn nhà thầu; thông tin chủ yếu của hợp đồng; xử lý vi phạm; kết quả thực hiện hợp đồng (Điều 7(1)).

Kết quả

• Danh mục thông tin cần đăng.

Bước 2. Kiểm tra bí mật nhà nước (QLDA.DA.01 · Bước 2)

Tác nhân

• P. Quản lý dự án.

Nghiệp vụ

• Dự án, gói thầu có chứa thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước thì không đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (Điều 7(3)).

Kết quả

• Có: không đăng. Không: tiếp tục.

KHÔNG ĐĂNG TRÊN HỆ THỐNG (QLDA.DA.01)

Bước 3. Phân định trách nhiệm đăng (QLDA.DA.01 · Bước 3)

Tác nhân

• P. Quản lý dự án.

Nghiệp vụ

• Chủ đầu tư đăng: thông tin dự án, kế hoạch lựa chọn nhà thầu, kết quả lựa chọn nhà thầu, thông tin hợp đồng, xử lý vi phạm, kết quả thực hiện hợp đồng. Bên mời thầu đăng: thông báo mời quan tâm, mời sơ tuyển, mời thầu, danh sách ngắn, hồ sơ mời và sửa đổi, làm rõ; gói thầu quốc tế đăng bằng tiếng Việt và tiếng Anh (Điều 8(1)).

Kết quả

• Phân công đăng.

Bước 4. Chuẩn bị, đối chiếu nội dung (QLDA.DA.01 · Bước 4)

Tác nhân

• P. Quản lý dự án.

Nghiệp vụ

• Chuẩn bị nội dung đăng; bảo đảm tính chính xác, trung thực và thống nhất giữa tài liệu đăng tải với tài liệu đã được phê duyệt; người đăng chịu trách nhiệm trước pháp luật (Điều 8(3)).

Kết quả

• Nội dung đăng đã đối chiếu.

Bước 5. Kiểm tra tính thống nhất (QLDA.DA.01 · Bước 5)

Tác nhân

• P. Quản lý dự án.

Nghiệp vụ

• Thống nhất thì đăng tải; chưa thống nhất thì chỉnh sửa, đối chiếu lại.