Bộ quy trình Trường Đại học Ngoại thương – Phần 4: Chất lượng, văn thư, kế hoạch và tài chính

Mục đích: Mô tả cách thu thập tín hiệu, phân tích, đề xuất, thử nghiệm, phê duyệt, số hóa và theo dõi việc cải tiến một quy trình đang vận hành.

Phạm vi, đối tượng: Mọi quy trình đã ban hành của Trường. Dựa trên chỉ số trên cơ sở dữ liệu dùng chung và phản hồi của người dùng; không thay đổi nội dung pháp lý (xem QL.CN.01).

Điều kiện vào

• Đến kỳ rà soát hoặc phát hiện tín hiệu cần cải tiến: chỉ số không đạt ngưỡng, phản hồi người dùng, khiếu nại, kết quả kiểm tra nội bộ, kết quả tự đánh giá hằng năm (N1, Điều 10(1)(c); N2, Điều 11).

Điều kiện ra

• Quy trình phiên bản mới được ban hành, số hóa, đơn vị cập nhật tên menu, theo dõi chỉ số sau một kỳ; hoặc giữ nguyên, không triển khai, phải điều chỉnh đề xuất.

Phê duyệt, kiểm soát

• Tổ quản lý quy trình kiểm tra đề xuất (bước 4); lãnh đạo phê duyệt thử nghiệm (bước 5) và ban hành (bước 8) (đề xuất).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Đạt mức 3 ở đề xuất, phê duyệt, thử nghiệm, ban hành, số hóa trên hệ thống.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (QL.CT.01)

Phạm vi

• Mọi quy trình đã ban hành của Trường. Dựa trên chỉ số trên cơ sở dữ liệu dùng chung và phản hồi của người dùng; không thay đổi nội dung pháp lý (xem QL.CN.01).

Bước 1. Thu thập tín hiệu cải tiến (QL.CT.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Tổ quản lý quy trình.

Nghiệp vụ

• Lấy chỉ số của quy trình từ cơ sở dữ liệu dùng chung (số lượt, thời gian xử lý, tỷ lệ đúng hạn, tỷ lệ trực tuyến); phản hồi của sinh viên, cán bộ; khiếu nại; kết quả kiểm tra nội bộ; kết quả tự đánh giá Chuẩn cơ sở giáo dục đại học.

Kết quả

• Bộ tín hiệu cải tiến.

Nguồn

• N1, N2, N3

Bước 2. Phân tích nguyên nhân (QL.CT.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Tổ quản lý quy trình; đơn vị chủ quy trình.

Nghiệp vụ

• Phân tích nguyên nhân gốc, đối chiếu ngưỡng chỉ số mục tiêu; xác định điểm nghẽn (bước, đơn vị, dữ liệu, biểu mẫu, phần mềm).

Kết quả

• Báo cáo phân tích.

Nguồn

• N3

Bước 3. Xác định nhu cầu cải tiến (QL.CT.01 · Bước 3)

Tác nhân

• Tổ quản lý quy trình.

Nghiệp vụ

• Cần cải tiến khi chỉ số không đạt ngưỡng liên tục hoặc đề xuất hợp lệ có căn cứ; nếu không, giữ nguyên và lưu hồ sơ.

Kết quả

• Có: lập đề xuất. Không: giữ nguyên.

Nguồn

• N3

GIỮ NGUYÊN, LƯU HỒ SƠ (QL.CT.01)

Bước 4. Lập đề xuất cải tiến (QL.CT.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Đơn vị chủ quy trình.

Nghiệp vụ

• Nêu nội dung thay đổi (bước, điều kiện, biểu mẫu, dữ liệu, thời hạn, phần mềm), lý do, chỉ số kỳ vọng, tác động pháp lý và tài chính; gửi qua biểu mẫu trực tuyến.

Kết quả

• Hồ sơ đề xuất cải tiến.

Nguồn

• N3

Bước 5. Tổ quản lý quy trình kiểm tra đề xuất (QL.CT.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Tổ quản lý quy trình.

Nghiệp vụ

• Kiểm tra căn cứ, tính khả thi, không trái quy định hiện hành, ảnh hưởng đến dữ liệu và phần mềm.

Kết quả

• Có: trình lãnh đạo. Không: trả bổ sung.

Nguồn

• N3

TRẢ BỔ SUNG (QL.CT.01)

Bước 6. Lãnh đạo phê duyệt thử nghiệm (QL.CT.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Lãnh đạo.

Nghiệp vụ

• Phê duyệt phạm vi, thời gian, chỉ số đo của đợt thử nghiệm.

Kết quả

• Có: thử nghiệm. Không: không triển khai.

Nguồn

• N3

KHÔNG TRIỂN KHAI (QL.CT.01)

Bước 7. Thử nghiệm (QL.CT.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Đơn vị chủ quy trình; TT CNTT.

Nghiệp vụ

• Áp dụng thử trong một kỳ hoặc một nhóm đối tượng; cấu hình thử trên phần mềm; đo chỉ số trước và sau.

Kết quả

• Báo cáo thử nghiệm.

Nguồn

• N3

Bước 8. Đánh giá kết quả thử nghiệm (QL.CT.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Tổ quản lý quy trình.

Nghiệp vụ

• So sánh chỉ số trước và sau với mục tiêu; đánh giá phản hồi của người dùng; rủi ro phát sinh.

Kết quả

• Có: trình ban hành. Không: điều chỉnh đề xuất.

Nguồn

• N1, N3

ĐIỀU CHỈNH ĐỀ XUẤT (QL.CT.01)

Bước 9. Lãnh đạo phê duyệt ban hành (QL.CT.01 · Bước 9)

Tác nhân

• Lãnh đạo.

Nghiệp vụ

• Ký ban hành quy trình phiên bản mới, thời điểm áp dụng, thời gian chuyển tiếp.

Kết quả

• Có: số hóa. Không: xem lại.

Nguồn

• N3

XEM LẠI (QL.CT.01)

Bước 10. Số hóa quy trình (QL.CT.01 · Bước 10)

Tác nhân

• TT CNTT.

Nghiệp vụ

• Cấu hình biểu mẫu và luồng xử lý trên phần mềm; cập nhật từ điển dữ liệu, chỉ số lên cơ sở dữ liệu dùng chung; kiểm thử.

Kết quả

• Quy trình vận hành trên hệ thống.

Nguồn

• N3

Bước 11. Cập nhật menu, áp dụng (QL.CT.01 · Bước 11)

Tác nhân

• Đơn vị chủ quy trình.

Nghiệp vụ

• Đơn vị cập nhật tên menu chức năng của phần mềm đang dùng vào quy trình, tập huấn người dùng, áp dụng.

Kết quả

• Quy trình áp dụng.

Nguồn

• N3

Bước 12. Theo dõi và lưu vết (QL.CT.01 · Bước 12)

Tác nhân

• Tổ quản lý quy trình.

Nghiệp vụ

• Theo dõi chỉ số sau một kỳ; lưu vết phiên bản, lý do thay đổi; cập nhật danh mục quy trình.

Kết quả

• Nhật ký phiên bản; báo cáo theo dõi.

Nguồn

• N1, N3

KẾT THÚC (QL.CT.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trực tiếp trong quy trình; chi phí thử nghiệm, số hóa (nếu có) theo dự toán của đơn vị và quy định tài chính của Trường (chưa đọc).

Thời hạn

• Chu kỳ rà soát hằng năm gắn với tự đánh giá Chuẩn cơ sở giáo dục đại học (Thông tư 83/2026, Điều 11, 13): số liệu không thuộc tài chính xác định tại 31/12, số liệu tài chính hoàn thiện chậm nhất 31/3 năm sau, báo cáo tự đánh giá chậm nhất 30/4, công bố trước 31/5, Bộ thông báo kết quả trước 30/6; thời hạn từng bước do Trường quy định (chưa có).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Phiếu đề xuất cải tiến, báo cáo thử nghiệm, nhật ký phiên bản: đề xuất mẫu; Trường chưa có mẫu đã đọc.

Điểm chưa xác nhận

• Quy trình là khung đề xuất theo chu trình theo dõi, đánh giá, cải tiến; Trường chưa ban hành quy định về cải tiến quy trình (chưa tìm thấy). Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chỉ dùng tên mục theo hiểu biết chung, chưa đối chiếu bản chính.
• Quy trình rà soát chương trình đào tạo của Trường (QĐ 3332/QĐ-ĐHNT) chưa đọc nội dung.
• Tên menu chức năng phần mềm ghi theo tài liệu Aisoft chỉ là tham khảo; đơn vị tự cập nhật tên menu của phần mềm đang dùng (FTUGate, phần mềm đào tạo, LMS...).

Nguồn đã đọc

• N1: Thông tư 56/2026/TT-BGDĐT ban hành Quy chế đào tạo trình độ đại học: Điều 8 (kế hoạch giảng dạy, học tập), Điều 9 (tổ chức đăng ký học tập), Điều 10 (tổ chức giảng dạy, học tập; lớp trực tiếp, từ xa), Điều 11 (quản lý chất lượng, dữ liệu đào tạo) (Ký 07/7/2026; hiệu lực 07/7/2026). Đã đọc bản quét có chữ ký qua OCR không dấu; điều khoản về tỷ lệ đào tạo trực tuyến chưa thấy trong các điều đã đọc. https://khoadaotaotructuyen.ftu.edu.vn/van-ban-bieu-mau/thong-tu-so-56-2026-tt-bgddt-ban-hanh-quy-che-dao-tao-trinh-do-dai-hoc/
• N2: Thông tư 83/2026/TT-BGDĐT quy định Chuẩn cơ sở giáo dục đại học: Điều 8 (nguồn dữ liệu, gồm hệ thống quản lý học tập LMS), Điều 11 (tự đánh giá hằng năm, rà soát, cải tiến), Điều 13, tiêu chí 1.1, 1.3, 3.3, 3.4 (Chữ ký số Văn phòng Chính phủ ngày 30.09.2026; thay Thông tư 01/2024/TT-BGDĐT; bản này để trống số hiệu và ngày hiệu lực (trang luatvietnam.vn ghi số 83, hiệu lực 15/11/2026, chưa đối chiếu với bản chính thức)). Đã đọc toàn văn có dấu của tệp PDF 54 trang (có lớp chữ): Điều 1 đến 15, Phụ lục I, bảng chỉ số và công thức Phụ lục II. Tệp PDF Google Drive trên trang giới thiệu của ftu.edu.vn (https://drive.google.com/file/d/1Fl2WmCxzx2gmmdzvsMKAnniJMkpGJFeS/view); trang đối chiếu https://luatvietnam.vn/giao-duc/thong-tu-83-2026-tt-bgddt-quy-dinh-chuan-co-so-giao-duc-dai-hoc-moi-nhat-449090-d1.html
• N3: TCVN ISO 9001:2015 (mục 9.1 theo dõi, đo lường, phân tích; 10.2 sự không phù hợp và hành động khắc phục; 10.3 cải tiến liên tục) (Không kiểm chứng). Chỉ dùng tên mục theo hiểu biết chung, chưa đối chiếu bản chính. Không mở được trang ISO (403)
• N4: Quy trình xây dựng chương trình đào tạo (QĐ 3347/QĐ-ĐHNT ngày 31/12/2021) và quy trình rà soát, cập nhật chương trình đào tạo (QĐ 3332/QĐ-ĐHNT ngày 31/12/2021) của Trường (31/12/2021). Chỉ thấy tên và số quyết định trong danh mục; nội dung chưa đọc. https://qldt.ftu.edu.vn/category/van-ban-bieu-mau/van-ban-cua-nha-truong/
• N5: Tài liệu hướng dẫn sử dụng các phân hệ Aisoft (Học viện Phụ nữ Việt Nam, 2022): LCMS-MOOC, Thi online, Quản lý đào tạo, Dịch vụ một cửa, Quản lý nhân sự, Văn phòng số, Kết nối sinh viên giảng viên (2022 (bản demo cho Học viện Phụ nữ Việt Nam)). Đã đọc mục lục và tên menu; chỉ dùng làm tên menu tham khảo, không phải tài liệu của phần mềm FTU đang dùng. C:\Users\HOME\Downloads\HDSD các phân hệ_Aisoft-20260812T054206Z-1-001

Mục đích: Mô tả cách theo dõi văn bản pháp luật mới, đối chiếu hiệu lực và chuyển tiếp, đánh giá khoảng trống, cập nhật, thẩm định, phê duyệt và công bố phiên bản quy trình mới.

Phạm vi, đối tượng: Mọi quy trình đã ban hành. Áp dụng khi có văn bản mới của Nhà nước, Bộ GD&ĐT, quy chế của Trường thay đổi, hoặc điều kiện thực tế (phần mềm, tổ chức) thay đổi.

Điều kiện vào

• Có văn bản mới của Nhà nước, Bộ GD&ĐT hoặc Trường; hoặc thay đổi điều kiện thực tế: phần mềm, cơ cấu tổ chức, nhân lực.

Điều kiện ra

• Phiên bản quy trình cập nhật được ban hành và công bố, đơn vị cập nhật tên menu, thời hạn chuyển tiếp được theo dõi; hoặc văn bản không ảnh hưởng, hoặc chờ hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Phê duyệt, kiểm soát

• Pháp chế xác định ảnh hưởng (bước 2) và thẩm định (bước 8); Hiệu trưởng phê duyệt ban hành (bước 9). Bảo đảm quy chế, quy định nội bộ đầy đủ, đúng thẩm quyền, còn hiệu lực (Thông tư 83/2026, tiêu chí 1.1).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Đạt mức 3 ở theo dõi, đối chiếu, soạn, thẩm định, phê duyệt, số hóa và công bố trên hệ thống.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (QL.CN.01)

Phạm vi

• Mọi quy trình đã ban hành. Áp dụng khi có văn bản mới của Nhà nước, Bộ GD&ĐT, quy chế của Trường thay đổi, hoặc điều kiện thực tế (phần mềm, tổ chức) thay đổi.

Bước 1. Theo dõi văn bản mới (QL.CN.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Tổ quản lý quy trình.

Nghiệp vụ

• Theo dõi văn bản trên cổng của Bộ GD&ĐT, Công báo, cơ sở dữ liệu pháp luật; ghi số hiệu, ngày ký, hiệu lực, văn bản bị thay thế, điều khoản chuyển tiếp vào danh mục.

Kết quả

• Danh mục văn bản theo dõi.

Nguồn

• N1, N3

Bước 2. Xác định ảnh hưởng (QL.CN.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Thanh tra, pháp chế.

Nghiệp vụ

• Đối chiếu phạm vi, đối tượng, hiệu lực với danh mục quy trình; ghi quy trình bị ảnh hưởng.

Kết quả

• Có: đối chiếu chi tiết. Không: lưu hồ sơ.

Nguồn

• N3

KHÔNG ẢNH HƯỞNG, LƯU HỒ SƠ (QL.CN.01)

Bước 3. Đối chiếu và lập ma trận (QL.CN.01 · Bước 3)

Tác nhân

• Thanh tra, pháp chế.

Nghiệp vụ

• Lập ma trận văn bản - quy trình - điều khoản; xác định văn bản thay thế, thời điểm áp dụng, đối tượng chuyển tiếp (ví dụ Thông tư 53/2026: áp dụng khóa thông báo từ 01/01/2027).

Kết quả

• Ma trận văn bản - quy trình.

Nguồn

• N3

Bước 4. Kiểm tra khoảng trống pháp lý (QL.CN.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Thanh tra, pháp chế.

Nghiệp vụ

• Nếu văn bản chưa rõ phạm vi, chuyển tiếp hoặc chưa tìm được nguyên văn, ghi vào mục "điểm chưa xác nhận" và xin hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

Kết quả

• Có: xin hướng dẫn, giữ tạm. Không: cập nhật.

Nguồn

• N3

XIN HƯỚNG DẪN, GIỮ TẠM (QL.CN.01)

Bước 5. Đánh giá khoảng trống (QL.CN.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Tổ quản lý quy trình; đơn vị chủ quy trình.

Nghiệp vụ

• So quy trình hiện hành với văn bản mới và điều kiện thực tế: bước, điều kiện vào ra, phê duyệt, thời hạn, biểu mẫu, dữ liệu đầu ra, phần mềm; xác định phần sửa, bổ sung, bãi bỏ.

Kết quả

• Báo cáo khoảng trống; đề xuất cập nhật.

Nguồn

• N3

Bước 6. Soạn bản cập nhật (QL.CN.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Đơn vị chủ quy trình.

Nghiệp vụ

• Soạn phiên bản mới của quy trình (sơ đồ, mô tả, biểu mẫu, đầu ra dữ liệu), ghi rõ căn cứ, thay đổi so với phiên bản cũ, thời hạn chuyển tiếp.

Kết quả

• Dự thảo quy trình mới.

Nguồn

• N3

Bước 7. Thẩm định pháp lý (QL.CN.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Thanh tra, pháp chế.

Nghiệp vụ

• Thẩm định tính đúng căn cứ, đúng thẩm quyền, không trái quy định.

Kết quả

• Có: trình Hiệu trưởng. Không: sửa.

Nguồn

• N3

SỬA DỰ THẢO (QL.CN.01)

Bước 8. Hiệu trưởng phê duyệt ban hành (QL.CN.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Hiệu trưởng.

Nghiệp vụ

• Ký ban hành phiên bản mới; xác định hiệu lực và thời gian chuyển tiếp.

Kết quả

• Có: số hóa, công bố. Không: xem lại.

Nguồn

• N3

XEM LẠI (QL.CN.01)

Bước 9. Số hóa và công bố (QL.CN.01 · Bước 9)

Tác nhân

• TT CNTT; tổ quản lý quy trình.

Nghiệp vụ

• Cấu hình lại biểu mẫu, luồng trên phần mềm; cập nhật từ điển dữ liệu, chỉ số lên cơ sở dữ liệu dùng chung; lưu vết phiên bản cũ và mới; công bố.

Kết quả

• Phiên bản đã công bố; nhật ký phiên bản.

Nguồn

• N3

Bước 10. Cập nhật menu, áp dụng (QL.CN.01 · Bước 10)

Tác nhân

• Đơn vị chủ quy trình.

Nghiệp vụ

• Cập nhật tên menu chức năng của phần mềm đang dùng vào quy trình; áp dụng theo thời hạn chuyển tiếp; thông báo cho người dùng.

Kết quả

• Quy trình áp dụng.

Nguồn

• N3

Bước 11. Theo dõi hiệu lực (QL.CN.01 · Bước 11)

Tác nhân

• Tổ quản lý quy trình.

Nghiệp vụ

• Theo dõi hiệu lực, hướng dẫn bổ sung; cập nhật bảng đối chiếu và danh mục văn bản; quay lại bước 1 khi có thay đổi.

Kết quả

• Bảng đối chiếu cập nhật.

Nguồn

• N3

KẾT THÚC (QL.CN.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trực tiếp; chi phí số hóa lại (nếu có) theo dự toán của đơn vị (chưa đọc quy định tài chính).

Thời hạn

• Theo thời hạn hiệu lực và chuyển tiếp của từng văn bản; khuyến nghị rà soát ngay khi văn bản có hiệu lực hoặc trước ngày áp dụng (ví dụ quy chế rà soát trước 01/01/2027, Thông tư 53/2026 Điều 34(4)).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Danh mục văn bản theo dõi, ma trận văn bản - quy trình, nhật ký phiên bản: đề xuất mẫu theo mẫu bảng đối chiếu đã dùng cho nhóm quy trình sau đại học.

Điểm chưa xác nhận

• Quy trình là khung đề xuất; Trường chưa ban hành quy định về cập nhật quy trình theo thay đổi của pháp luật (chưa tìm thấy).
• Bảng đối chiếu nhóm quy trình sau đại học (Thông tư 53/2026) là ví dụ vận hành của quy trình này.
• Tên menu chức năng phần mềm ghi theo tài liệu Aisoft chỉ là tham khảo; đơn vị tự cập nhật tên menu của phần mềm đang dùng (FTUGate, phần mềm đào tạo, LMS...).

Nguồn đã đọc

• N1: Thông tư 56/2026/TT-BGDĐT ban hành Quy chế đào tạo trình độ đại học: Điều 8 (kế hoạch giảng dạy, học tập), Điều 9 (tổ chức đăng ký học tập), Điều 10 (tổ chức giảng dạy, học tập; lớp trực tiếp, từ xa), Điều 11 (quản lý chất lượng, dữ liệu đào tạo) (Ký 07/7/2026; hiệu lực 07/7/2026). Đã đọc bản quét có chữ ký qua OCR không dấu; điều khoản về tỷ lệ đào tạo trực tuyến chưa thấy trong các điều đã đọc. https://khoadaotaotructuyen.ftu.edu.vn/van-ban-bieu-mau/thong-tu-so-56-2026-tt-bgddt-ban-hanh-quy-che-dao-tao-trinh-do-dai-hoc/
• N2: Thông tư 83/2026/TT-BGDĐT quy định Chuẩn cơ sở giáo dục đại học: Điều 8 (nguồn dữ liệu, gồm hệ thống quản lý học tập LMS), Điều 11 (tự đánh giá hằng năm, rà soát, cải tiến), Điều 13, tiêu chí 1.1, 1.3, 3.3, 3.4 (Chữ ký số Văn phòng Chính phủ ngày 30.09.2026; thay Thông tư 01/2024/TT-BGDĐT; bản này để trống số hiệu và ngày hiệu lực (trang luatvietnam.vn ghi số 83, hiệu lực 15/11/2026, chưa đối chiếu với bản chính thức)). Đã đọc toàn văn có dấu của tệp PDF 54 trang (có lớp chữ): Điều 1 đến 15, Phụ lục I, bảng chỉ số và công thức Phụ lục II. Tệp PDF Google Drive trên trang giới thiệu của ftu.edu.vn (https://drive.google.com/file/d/1Fl2WmCxzx2gmmdzvsMKAnniJMkpGJFeS/view); trang đối chiếu https://luatvietnam.vn/giao-duc/thong-tu-83-2026-tt-bgddt-quy-dinh-chuan-co-so-giao-duc-dai-hoc-moi-nhat-449090-d1.html
• N3: Quy trình xây dựng chương trình đào tạo (QĐ 3347/QĐ-ĐHNT ngày 31/12/2021) và quy trình rà soát, cập nhật chương trình đào tạo (QĐ 3332/QĐ-ĐHNT ngày 31/12/2021) của Trường (31/12/2021). Chỉ thấy tên và số quyết định trong danh mục; nội dung chưa đọc. https://qldt.ftu.edu.vn/category/van-ban-bieu-mau/van-ban-cua-nha-truong/
• N4: Tài liệu hướng dẫn sử dụng các phân hệ Aisoft (Học viện Phụ nữ Việt Nam, 2022): LCMS-MOOC, Thi online, Quản lý đào tạo, Dịch vụ một cửa, Quản lý nhân sự, Văn phòng số, Kết nối sinh viên giảng viên (2022 (bản demo cho Học viện Phụ nữ Việt Nam)). Đã đọc mục lục và tên menu; chỉ dùng làm tên menu tham khảo, không phải tài liệu của phần mềm FTU đang dùng. C:\Users\HOME\Downloads\HDSD các phân hệ_Aisoft-20260812T054206Z-1-001

Mục đích: Đề xuất cách lập, phê duyệt, cập nhật và theo dõi kế hoạch hoạt động và ngân sách hằng năm của đơn vị theo tài liệu "Quy trình thực hiện xây dựng kế hoạch".

Phạm vi, đối tượng: Kế hoạch hoạt động và ngân sách năm của các đơn vị trong Trường. Nguồn nêu 7 bước, không nêu đơn vị tổng hợp, thời hạn, người ký; MỌI BƯỚC LÀ ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Bắt đầu kỳ lập kế hoạch năm (đề xuất).

Điều kiện ra

• Kế hoạch hoạt động và ngân sách được phê duyệt, cập nhật và báo cáo thực hiện (đề xuất).

Phê duyệt, kiểm soát

• Hội đồng phê duyệt kế hoạch nhận xét (bước 3, 4); Hiệu trưởng duyệt (bước 5).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (KHTC.KH.01)

Phạm vi

• Kế hoạch hoạt động và ngân sách năm của các đơn vị trong Trường. Nguồn nêu 7 bước, không nêu đơn vị tổng hợp, thời hạn, người ký; MỌI BƯỚC LÀ ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Lập kế hoạch Hội đồng trường, giao chỉ tiêu; lập kế hoạch Trường, chỉ tiêu cụ thể (KHTC.KH.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Hội đồng trường, trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Hội đồng trường lập kế hoạch và giao chỉ tiêu chung; Trường căn cứ đó lập kế hoạch với chỉ tiêu cụ thể (mẫu kế hoạch Hội đồng trường, mẫu kế hoạch Trường).

Bước 2. Lập kế hoạch hoạt động chi tiết và kế hoạch ngân sách của đơn vị (KHTC.KH.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Đơn vị

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đơn vị lập kế hoạch hoạt động theo kế hoạch Trường giao và kế hoạch ngân sách căn cứ nội dung hoạt động, có giải trình đầu ra cụ thể (mẫu kế hoạch hoạt động, mẫu kế hoạch ngân sách).

Bước 3. Thành lập hội đồng; thành viên nhận xét kế hoạch (KHTC.KH.01 · Bước 3)

Tác nhân

• Hội đồng phê duyệt kế hoạch

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Ra quyết định thành lập hội đồng phê duyệt kế hoạch hoạt động và ngân sách; thành viên nhận xét, yêu cầu chỉnh sửa nếu cần.

Bước 4. Kế hoạch đạt, không cần chỉnh sửa? (KHTC.KH.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Hội đồng phê duyệt kế hoạch

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Nếu cần chỉnh sửa, đơn vị xem nhận xét, chỉnh sửa hoặc phản hồi giữ nguyên hoạt động và ngân sách.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

ĐƠN VỊ CHỈNH SỬA HOẶC PHẢN HỒI GIỮ NGUYÊN (KHTC.KH.01)

Bước 5. Hiệu trưởng duyệt kế hoạch hoạt động và ngân sách (KHTC.KH.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Hiệu trưởng duyệt kế hoạch hoạt động của từng đơn vị; kết quả: kế hoạch hoạt động và kế hoạch ngân sách được phê duyệt.

Bước 6. Cập nhật kế hoạch đã duyệt vào kế hoạch Trường và Hội đồng trường (KHTC.KH.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Hội đồng trường, trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Cập nhật nội dung đã phê duyệt vào kế hoạch hoạt động của Trường và Hội đồng trường, kết xuất thành ngân sách cụ thể.

Bước 7. Cập nhật kết quả hoạt động và ngân sách sử dụng theo tiến độ (KHTC.KH.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Đơn vị

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Các đơn vị nhận thông báo thường xuyên về tiến độ, cập nhật kết quả hoạt động và ngân sách đã sử dụng (mẫu báo cáo thực hiện hoạt động, báo cáo chi ngân sách).

Bước 8. Tổng hợp báo cáo thực hiện kế hoạch của Trường và Hội đồng trường (KHTC.KH.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Hội đồng trường, trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Cập nhật kế hoạch ban đầu thành báo cáo thực hiện kế hoạch của Trường và của Hội đồng trường.

KẾT THÚC (KHTC.KH.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Kế hoạch ngân sách là căn cứ chi; việc chi, thanh toán thực hiện theo quy trình thanh toán của Trường (KHTC.TT.01); quy trình này không phát sinh thanh toán.

Thời hạn

• Nguồn không nêu thời hạn.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Mẫu kế hoạch Hội đồng trường, mẫu kế hoạch Trường, mẫu kế hoạch hoạt động và ngân sách của đơn vị, mẫu báo cáo thực hiện (nguồn nêu tên mẫu, chưa có tệp).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: nguồn không nêu đơn vị đầu mối tổng hợp (có thể P. KHTC), thời hạn từng bước, thành phần hội đồng, mẫu kế hoạch. Cần đơn vị xác nhận trước khi dùng làm quy trình chính thức.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy trình thực hiện xây dựng kế hoạch (7 bước: kế hoạch Hội đồng trường và Trường, kế hoạch và ngân sách đơn vị, hội đồng phê duyệt, chỉnh sửa, Hiệu trưởng duyệt, cập nhật, kiểm tra thực hiện) (Không ghi ngày). Đã đọc toàn văn ngày 26/10/2026; tài liệu ngắn, không nêu đơn vị tổng hợp, thời hạn, người ký; chưa phải văn bản ban hành. E:\Ban CĐS\Quy trình thực hiện xây dựng kế hoạch.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách tiếp nhận, phân loại, trình lãnh đạo, giao xử lý và theo dõi văn bản đến của Trường.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc. Văn bản mật xử lý theo quy định riêng (nguồn không nêu).

Điều kiện vào

• Văn bản, giấy tờ gửi đến Trường.

Điều kiện ra

• Văn bản được giao xử lý, theo dõi và lưu hồ sơ.

Phê duyệt, kiểm soát

• Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo (bước 4, 5).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (HCTH.VT.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc. Văn bản mật xử lý theo quy định riêng (nguồn không nêu).

Bước 1. Tiếp nhận, kiểm tra (HCTH.VT.01 · Bước 1)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Tiếp nhận văn bản giấy, thư điện tử, fax; kiểm tra bì, số lượng, tình trạng.

Bước 2. Phân loại; vào sổ hoặc hệ thống văn bản điện tử (HCTH.VT.01 · Bước 2)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Phân loại; văn bản mật xử lý theo quy định riêng; vào sổ, đóng dấu đến; sao chụp nếu cần.

Bước 3. Trình lãnh đạo xem xét (HCTH.VT.01 · Bước 3)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Chuyển văn bản đến Chủ tịch Hội đồng trường, Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng theo thẩm quyền.

Bước 4. Lãnh đạo giao đơn vị xử lý? (HCTH.VT.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Lãnh đạo trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lãnh đạo xem xét, cho ý kiến chỉ đạo.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

LƯU HỒ SƠ; KHÔNG CẦN XỬ LÝ (HCTH.VT.01)

Bước 5. Ghi chỉ đạo; giao đơn vị chủ trì và thời hạn (HCTH.VT.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Lãnh đạo trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lãnh đạo ghi ý kiến, giao đơn vị chủ trì, phối hợp, thời hạn.

Bước 6. Chuyển văn bản cho đơn vị, cá nhân; ghi sổ theo dõi (HCTH.VT.01 · Bước 6)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Chuyển bản gốc hoặc bản điện tử; ghi sổ theo dõi xử lý.

Bước 7. Xử lý văn bản; báo cáo kết quả (HCTH.VT.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Đơn vị, cá nhân

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đơn vị xử lý theo chỉ đạo, báo cáo kết quả bằng văn bản.

Bước 8. Theo dõi, đôn đốc; lưu hồ sơ (HCTH.VT.01 · Bước 8)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Theo dõi tiến độ, đôn đốc; lưu hồ sơ theo HCTH.LT.01.

KẾT THÚC (HCTH.VT.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trong nguồn.

Thời hạn

• Thời hạn xử lý theo chỉ đạo từng văn bản.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Sổ văn bản đến; phiếu xử lý (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Hệ thống văn bản điện tử (Smart Office) và quy định văn thư hiện hành chưa đọc.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách soạn thảo, kiểm tra thể thức, trình ký, ban hành và gửi văn bản đi.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Điều kiện vào

• Đơn vị cần ban hành văn bản.

Điều kiện ra

• Văn bản được ký, đóng dấu, ban hành và lưu.

Phê duyệt, kiểm soát

• Văn thư kiểm tra thể thức (bước 4); lãnh đạo ký (bước 5, 6).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (HCTH.VT.02)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Bước 1. Soạn thảo; lãnh đạo đơn vị duyệt (HCTH.VT.02 · Bước 1)

Tác nhân

• Đơn vị soạn thảo

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Soạn dự thảo theo mẫu, thể thức; trưởng đơn vị duyệt.

Bước 2. Trình ký kèm hồ sơ liên quan (HCTH.VT.02 · Bước 2)

Tác nhân

• Đơn vị soạn thảo

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Trình qua hệ thống hoặc bản giấy kèm tờ trình, ý kiến các đơn vị liên quan.

Bước 3. Đúng thể thức, đủ hồ sơ? (HCTH.VT.02 · Bước 3)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Tiếp nhận, kiểm tra thể thức trước khi trình Chủ tịch Hội đồng trường, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng ký.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

TRẢ ĐƠN VỊ SỬA (HCTH.VT.02)

Bước 4. Lãnh đạo ký ban hành? (HCTH.VT.02 · Bước 4)

Tác nhân

• Lãnh đạo trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lãnh đạo xem xét, ký hoặc cho ý kiến sửa.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

CHUYỂN ĐƠN VỊ SỬA THEO Ý KIẾN (HCTH.VT.02)

Bước 5. Ký, ký số (HCTH.VT.02 · Bước 5)

Tác nhân

• Lãnh đạo trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Người có thẩm quyền ký.

Bước 6. Lấy số, ngày; đóng dấu; ban hành (HCTH.VT.02 · Bước 6)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Văn thư lấy số, ngày; đóng dấu (quản lý con dấu của Trường); ban hành.

Bước 7. Gửi nơi nhận; lưu bản gốc (HCTH.VT.02 · Bước 7)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Gửi qua hệ thống, thư điện tử hoặc bản giấy; lưu bản gốc theo HCTH.LT.01.

KẾT THÚC (HCTH.VT.02)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trong nguồn.

Thời hạn

• Thời hạn ban hành: chưa có.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Mẫu văn bản; sổ văn bản đi (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Cấp được ký từng loại văn bản (Hội đồng trường, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, ủy quyền): Quy chế chưa nêu; văn bản quy phạm nội bộ.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách lập hồ sơ, nộp lưu, bảo quản, khai thác, trích sao và tiêu hủy tài liệu của Trường.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Điều kiện vào

• Hồ sơ công việc kết thúc.

Điều kiện ra

• Tài liệu được lưu trữ, khai thác; tài liệu hết hạn được hủy có biên bản.

Phê duyệt, kiểm soát

• Lãnh đạo phê duyệt hủy tài liệu (bước 7).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (HCTH.LT.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Bước 1. Lập hồ sơ; sắp xếp, đánh số, lập mục lục (HCTH.LT.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Đơn vị, cá nhân

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đơn vị lập hồ sơ theo danh mục tài liệu phải lưu trữ.

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ nộp lưu; kiểm tra (HCTH.LT.01 · Bước 2)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra mục lục, số lượng, tình trạng.

Bước 3. Hồ sơ đủ, đúng danh mục lưu trữ? (HCTH.LT.01 · Bước 3)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đối chiếu danh mục tài liệu phải lưu trữ.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

ĐƠN VỊ BỔ SUNG, SỬA (HCTH.LT.01)

Bước 4. Nhập kho; bảo quản; cập nhật cơ sở dữ liệu (HCTH.LT.01 · Bước 4)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Bảo quản; tài liệu mật theo quy định; cập nhật dữ liệu; tài liệu vĩnh viễn: quyết định trúng tuyển, sổ gốc bảng điểm, quyết định công nhận tốt nghiệp, sổ gốc cấp bằng (Thông tư quy chế đào tạo đại học, Điều 26).

Bước 5. Khai thác, trích sao, xác minh tài liệu khi có yêu cầu (HCTH.LT.01 · Bước 5)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Trích sao, xác minh theo yêu cầu của đơn vị, cá nhân.

Bước 6. Định kỳ rà soát tài liệu hết thời hạn; lập danh mục đề nghị hủy (HCTH.LT.01 · Bước 6)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đối chiếu thời hạn lưu trữ theo quy định hiện hành (Luật Lưu trữ 2024 và quy chế lưu trữ nội bộ).

Bước 7. Lãnh đạo phê duyệt hủy tài liệu? (HCTH.LT.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Lãnh đạo trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Phê duyệt bằng văn bản.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

GIỮ LẠI; GIA HẠN LƯU TRỮ (HCTH.LT.01)

Bước 8. Quyết định hủy; lập biên bản; hủy an toàn (HCTH.LT.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Lãnh đạo trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Biên bản: danh mục, thời điểm, người thực hiện, người chứng kiến; dữ liệu số xem DULIEU.XD.01.

KẾT THÚC (HCTH.LT.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trong nguồn.

Thời hạn

• Theo thời hạn lưu trữ pháp luật quy định.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Mục lục hồ sơ; biên bản hủy (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Luật Lưu trữ 2024 và quy chế lưu trữ nội bộ chưa đọc; thời hạn lưu từng loại: chưa có.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Quy chế quản lý dữ liệu số (bản ngày 27/5/2025): Điều 6 tạo lập và thu thập, Điều 9 sao lưu và phục hồi, Điều 11 thời hạn lưu trữ và xóa, Điều 12 phân quyền, Điều 13 phân phối, Điều 16 khai thác, Điều 19 xử lý vi phạm (27/05/2025). Đã đọc các điều nêu ngày 26/10/2026; chưa thấy quyết định ban hành, chưa rõ đây là bản dự thảo hay đã ban hành; Điều 11 dẫn Luật Lưu trữ 2024 và quy chế lưu trữ nội bộ (chưa đọc). E:\Ban CĐS\Quy chế dữ liệu\QUY_CHE_DU_LIEU_27_5_25.docx
• N3: Thông tư ban hành Quy chế đào tạo trình độ đại học (có hiệu lực từ 07/7/2026, thay Thông tư 08/2021): Điều 3 chương trình, Điều 6 và 7 liên kết đào tạo, Điều 9 đăng ký học tập, Điều 10 tổ chức giảng dạy, Điều 11 quản lý chất lượng và dữ liệu, Điều 12 đánh giá và tính điểm học phần, Điều 16 công nhận kết quả và chuyển đổi tín chỉ, Điều 19 chuyển ngành, nơi học, cơ sở, hình thức, Điều 21 học cùng lúc hai chương trình, Điều 22 chương trình tích hợp đại học và thạc sĩ, Điều 23 liên thông, Điều 25 xây dựng quy chế của cơ sở đào tạo, Điều 26 báo cáo, lưu trữ, công khai, Điều 27 chuyển tiếp (Số và ngày ký để trống; hiệu lực 07/7/2026). Đã đọc các Điều nêu qua OCR ngày 26/10/2026; OCR không dấu, có dòng bị mất; chưa đối chiếu bản chính thức; Phụ lục chưa đọc. Bản quét Thông tư trên Google Drive của Trường, đã nhận dạng chữ OCR không dấu (thư mục flowchart, Hỗ trợ các đơn vị)

Mục đích: Đề xuất cách lập lịch công tác, tổ chức họp Ban Giám hiệu, ghi biên bản, ban hành thông báo kết luận và theo dõi việc thực hiện.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Điều kiện vào

• Đơn vị đề xuất nội dung cần họp.

Điều kiện ra

• Lịch công tác, thông báo kết luận được ban hành; kết quả thực hiện được theo dõi.

Phê duyệt, kiểm soát

• Lãnh đạo duyệt lịch (bước 3); duyệt thông báo kết luận (bước 8).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (HCTH.LC.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Bước 1. Tổng hợp đề xuất; lập lịch công tác tuần (HCTH.LC.01 · Bước 1)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lập lịch công tác hằng tuần, phổ biến đến các đơn vị.

Bước 2. Lãnh đạo duyệt lịch, chương trình họp? (HCTH.LC.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Ban giám hiệu

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lãnh đạo xem xét lịch và nội dung.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

ĐIỀU CHỈNH LỊCH (HCTH.LC.01)

Bước 3. Duyệt lịch, chương trình (HCTH.LC.01 · Bước 3)

Tác nhân

• Ban giám hiệu

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lãnh đạo duyệt.

Bước 4. Phổ biến lịch; chuẩn bị tài liệu, phòng họp; gửi giấy mời (HCTH.LC.01 · Bước 4)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Phối hợp đơn vị chuẩn bị nội dung; bảo đảm điều kiện họp.

Bước 5. Họp; đưa ra kết luận (HCTH.LC.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Ban giám hiệu

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng làm thư ký cuộc họp Ban Giám hiệu.

Bước 6. Ghi biên bản; dự thảo thông báo kết luận (HCTH.LC.01 · Bước 6)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Thư ký ghi biên bản, dự thảo thông báo.

Bước 7. Lãnh đạo duyệt thông báo kết luận? (HCTH.LC.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Ban giám hiệu

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Duyệt trước khi ban hành.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

CHỈNH SỬA THÔNG BÁO (HCTH.LC.01)

Bước 8. Ký ban hành thông báo kết luận (HCTH.LC.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Ban giám hiệu

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Ký ban hành.

Bước 9. Gửi các đơn vị; theo dõi, đôn đốc thực hiện (HCTH.LC.01 · Bước 9)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Gửi thông báo; theo dõi tiến độ; tổng hợp kết quả.

Bước 10. Thực hiện kết luận; báo cáo kết quả (HCTH.LC.01 · Bước 10)

Tác nhân

• Đơn vị

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đơn vị báo cáo kết quả theo hạn.

KẾT THÚC (HCTH.LC.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trong nguồn.

Thời hạn

• Lịch tuần; hạn thực hiện theo kết luận.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Lịch công tác tuần; biên bản họp; thông báo kết luận (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Quan hệ với Zamora, phần mềm theo dõi nhiệm vụ: chưa rõ (xem TTCNTT.PM.03).

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách tổng hợp báo cáo định kỳ và đột xuất của Trường từ các đơn vị trình Ban Giám hiệu và gửi cấp trên.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc. Báo cáo dữ liệu giáo dục đại học xem các quy trình HEMIS.

Điều kiện vào

• Đến kỳ báo cáo hoặc có yêu cầu đột xuất.

Điều kiện ra

• Báo cáo được duyệt, gửi và lưu.

Phê duyệt, kiểm soát

• Ban Giám hiệu duyệt (bước 6, 7).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (HCTH.BC.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc. Báo cáo dữ liệu giáo dục đại học xem các quy trình HEMIS.

Bước 1. Xác định nội dung, đơn vị cung cấp, thời hạn (HCTH.BC.01 · Bước 1)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Gửi yêu cầu, mẫu báo cáo, hạn cho các đơn vị.

Bước 2. Đơn vị gửi báo cáo, số liệu (HCTH.BC.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Đơn vị

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đơn vị báo cáo theo mẫu.

Bước 3. Đủ, đúng hạn, số liệu khớp? (HCTH.BC.01 · Bước 3)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra đầy đủ, nhất quán với dữ liệu chung.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

ĐƠN VỊ BỔ SUNG, HIỆU CHỈNH (HCTH.BC.01)

Bước 4. Tổng hợp, soạn báo cáo chung (HCTH.BC.01 · Bước 4)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Soạn báo cáo chung của Trường.

Bước 5. Ban Giám hiệu duyệt báo cáo? (HCTH.BC.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Ban giám hiệu

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Duyệt trước khi gửi.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

HOÀN THIỆN THEO Ý KIẾN (HCTH.BC.01)

Bước 6. Duyệt, ký báo cáo (HCTH.BC.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Ban giám hiệu

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Ký.

Bước 7. Gửi cấp trên và các đơn vị; lưu hồ sơ (HCTH.BC.01 · Bước 7)

Tác nhân

• P. hành chính - tổng hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Gửi nơi nhận; lưu theo HCTH.LT.01.

KẾT THÚC (HCTH.BC.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trong nguồn.

Thời hạn

• Theo yêu cầu từng báo cáo.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Mẫu báo cáo của từng loại (chưa có).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Danh mục báo cáo định kỳ và hạn từng báo cáo: chưa có.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách tính, thông báo, thu, đối soát và ghi nhận học phí, lệ phí của người học.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc. Hoàn trả học phí xem KHTC.HP.01.

Điều kiện vào

• Sau khi chốt đăng ký học phần hoặc đầu năm học.

Điều kiện ra

• Học phí được thu, đối soát, ghi nhận, có chứng từ.

Phê duyệt, kiểm soát

• Nguồn không nêu cấp duyệt mức thu.

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (KHTC.HP.02)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc. Hoàn trả học phí xem KHTC.HP.01.

Bước 1. Gửi dữ liệu số tín chỉ, đối tượng miễn giảm (KHTC.HP.02 · Bước 1)

Tác nhân

• P. QLĐT, khoa, viện

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Chuyển dữ liệu cho P. KHTC theo QLDT.DK.01; đối tượng miễn, giảm học phí xác nhận bởi P. CTCT&SV.

Bước 2. Tính học phí theo mức thu được duyệt; lập thông báo thu (KHTC.HP.02 · Bước 2)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Mức thu theo khung học phí và quyết định của Trường (Nghị định 238/2025/NĐ-CP được nêu trong tài liệu nội bộ, chưa đối chiếu).

Bước 3. Nhận thông báo; nộp học phí (KHTC.HP.02 · Bước 3)

Tác nhân

• Sinh viên

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Nộp trực tuyến, chuyển khoản.

Bước 4. Cổng thanh toán, ngân hàng xác nhận giao dịch (KHTC.HP.02 · Bước 4)

Tác nhân

• Ngân hàng, cổng thanh toán

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Xác nhận giao dịch thành công.

Bước 5. Đối soát giao dịch với số phải thu; ghi nhận thu; phát hành chứng từ (KHTC.HP.02 · Bước 5)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Ghi nhận thu, phát hành hóa đơn điện tử hoặc chứng từ, lưu chứng từ tài chính.

Bước 6. Đã nộp đủ? (KHTC.HP.02 · Bước 6)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra theo số phải thu.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

NHẮC NỘP; XỬ LÝ NỢ THEO QUY CHẾ (KHTC.HP.02)

Bước 7. Cập nhật trạng thái hoàn thành nghĩa vụ; lưu chứng từ (KHTC.HP.02 · Bước 7)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Cập nhật hệ thống; sinh viên đủ điều kiện dự thi, nhận bảng điểm, văn bằng (TV.PV.04 xác nhận công nợ).

KẾT THÚC (KHTC.HP.02)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có: thu học phí, lệ phí; ghi nhận thu, hóa đơn điện tử, chứng từ, đối soát ngân hàng (nguồn không nêu mức).

Thời hạn

• Hạn nộp: chưa có.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Thông báo thu; chứng từ, hóa đơn (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Mức thu từng hệ, chương trình, miễn giảm, thời hạn nộp, xử lý nợ: chưa có; Nghị định về học phí chưa đọc.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách lập, thẩm định, phê duyệt, phân bổ và điều chỉnh dự toán ngân sách hằng năm của Trường.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Điều kiện vào

• Đến kỳ lập dự toán hằng năm.

Điều kiện ra

• Dự toán được phê duyệt, phân bổ; điều chỉnh khi cần.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hiệu trưởng thông qua; Hội đồng trường phê duyệt nếu thuộc thẩm quyền (bước 5 đến 7).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (KHTC.DT.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Bước 1. Hướng dẫn đơn vị lập dự toán theo kế hoạch hoạt động (KHTC.DT.01 · Bước 1)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Căn cứ kế hoạch hoạt động đã duyệt (KHTC.KH.01).

Bước 2. Đơn vị lập dự toán chi tiết (KHTC.DT.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Đơn vị

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lập dự toán theo nội dung hoạt động.

Bước 3. Tổng hợp, thẩm định, cân đối thu chi; lập dự toán chung (KHTC.DT.01 · Bước 3)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Cân đối các nguồn thu, chi.

Bước 4. Hiệu trưởng thông qua dự toán? (KHTC.DT.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Báo cáo Hiệu trưởng dự toán ngân sách hằng năm.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

ĐIỀU CHỈNH DỰ TOÁN (KHTC.DT.01)

Bước 5. Hội đồng trường phê duyệt? (KHTC.DT.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Hội đồng trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Nếu thuộc thẩm quyền.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

ĐIỀU CHỈNH THEO Ý KIẾN (KHTC.DT.01)

Bước 6. Phê duyệt dự toán (KHTC.DT.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Hội đồng trường

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Quyết định, nghị quyết.

Bước 7. Phân bổ dự toán cho các đơn vị; thông báo (KHTC.DT.01 · Bước 7)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Phân phối ngân sách theo quy định.

Bước 8. Thực hiện; đề nghị điều chỉnh khi cần (KHTC.DT.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Đơn vị

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đơn vị thực hiện, đề nghị điều chỉnh có giải trình.

Bước 9. Thẩm định điều chỉnh, bổ sung; trình duyệt (KHTC.DT.01 · Bước 9)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Điều chỉnh, bổ sung ngân sách theo quy định.

KẾT THÚC (KHTC.DT.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trong nguồn.

Thời hạn

• Hằng năm.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Mẫu dự toán (chưa có).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Thẩm quyền phê duyệt dự toán (Hội đồng trường hay Hiệu trưởng) và quy chế chi tiêu nội bộ: chưa có.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Quy trình thực hiện xây dựng kế hoạch (7 bước: kế hoạch Hội đồng trường và Trường, kế hoạch và ngân sách đơn vị, hội đồng phê duyệt, chỉnh sửa, Hiệu trưởng duyệt, cập nhật, kiểm tra thực hiện) (Không ghi ngày). Đã đọc toàn văn ngày 26/10/2026; tài liệu ngắn, không nêu đơn vị tổng hợp, thời hạn, người ký; chưa phải văn bản ban hành. E:\Ban CĐS\Quy trình thực hiện xây dựng kế hoạch.docx
• N3: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách khóa sổ, quyết toán, lập báo cáo tài chính, kê khai thuế, giải trình và lưu trữ chứng từ hằng năm.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Điều kiện vào

• Hết năm tài chính.

Điều kiện ra

• Báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính, thuế hoàn tất; số liệu cập nhật HEMIS; chứng từ lưu.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hiệu trưởng duyệt (bước 5, 6).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (KHTC.QT.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Bước 1. Khóa sổ; đối chiếu số liệu, chứng từ; kiểm kê (KHTC.QT.01 · Bước 1)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Khóa sổ kế toán; kiểm kê quỹ, tài sản.

Bước 2. Đơn vị gửi báo cáo sử dụng ngân sách; đối chiếu công nợ, tạm ứng (KHTC.QT.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Đơn vị

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đơn vị hoàn ứng, báo cáo.

Bước 3. Lập báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính; kê khai, quyết toán thuế (KHTC.QT.01 · Bước 3)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Quyết toán các hoạt động, báo cáo tài chính; kê khai và quyết toán thuế.

Bước 4. Hiệu trưởng duyệt báo cáo? (KHTC.QT.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Duyệt báo cáo quyết toán.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

RÀ SOÁT, ĐIỀU CHỈNH SỐ LIỆU (KHTC.QT.01)

Bước 5. Duyệt, ký (KHTC.QT.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Ký báo cáo.

Bước 6. Gửi cơ quan quản lý; nộp thuế; giải trình khi kiểm tra, kiểm toán (KHTC.QT.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Cơ quan quản lý, kiểm toán

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Gửi báo cáo; nộp thuế; giải trình.

Bước 7. Lưu trữ chứng từ, sổ sách; cập nhật số liệu tài chính lên HEMIS (KHTC.QT.01 · Bước 7)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lưu chứng từ, sổ kế toán theo quy định; cập nhật HEMIS.TC.01 trước 31/3.

KẾT THÚC (KHTC.QT.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có: quyết toán, thuế, chứng từ tài chính; nguồn không nêu mức, nghĩa vụ thuế cụ thể.

Thời hạn

• Số liệu tài chính hoàn thiện, cập nhật chậm nhất 31/3 năm sau (Thông tư 83/2026).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Luật Kế toán, quy định tài chính đơn vị sự nghiệp công lập và thuế: chưa đọc; kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nước: chưa nêu.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Thông tư 83/2026/TT-BGDĐT quy định Chuẩn cơ sở giáo dục đại học: Điều 8 (nguồn dữ liệu, gồm hệ thống quản lý học tập LMS), Điều 11 (tự đánh giá hằng năm, rà soát, cải tiến), Điều 13, tiêu chí 1.1, 1.3, 3.3, 3.4 (Chữ ký số Văn phòng Chính phủ ngày 30.09.2026; thay Thông tư 01/2024/TT-BGDĐT; bản này để trống số hiệu và ngày hiệu lực (trang luatvietnam.vn ghi số 83, hiệu lực 15/11/2026, chưa đối chiếu với bản chính thức)). Đã đọc toàn văn có dấu của tệp PDF 54 trang (có lớp chữ): Điều 1 đến 15, Phụ lục I, bảng chỉ số và công thức Phụ lục II. Tệp PDF Google Drive trên trang giới thiệu của ftu.edu.vn (https://drive.google.com/file/d/1Fl2WmCxzx2gmmdzvsMKAnniJMkpGJFeS/view); trang đối chiếu https://luatvietnam.vn/giao-duc/thong-tu-83-2026-tt-bgddt-quy-dinh-chuan-co-so-giao-duc-dai-hoc-moi-nhat-449090-d1.html
• N3: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách lập kế hoạch, tập huấn, kiểm tra và xử lý sự cố về an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường. Trình tự, người thực hiện, thời hạn, biểu mẫu là ĐỀ XUẤT dựng theo mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 và theo nhiệm vụ của đơn vị; căn cứ pháp luật chuyên ngành chưa đọc.

Điều kiện vào

• Đầu năm học, trước mùa mưa bão hoặc khi có sự cố.

Điều kiện ra

• Kế hoạch được duyệt, triển khai; sự cố được xử lý, ghi nhận.

Phê duyệt, kiểm soát

• Lãnh đạo Trường phê duyệt kế hoạch (bước 3).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.