Bộ quy trình Trường Đại học Ngoại thương – Phần 14: Đào tạo từ xa, sau đại học, liên kết nước ngoài và sử dụng AI

Mục đích: Đề xuất cách xây dựng phương án, xét tuyển, nhập học và hậu kiểm tuyển sinh đại học hình thức đào tạo từ xa.

Phạm vi, đối tượng: Dựng theo Điều 26(2)đ Quy chế tổ chức và hoạt động; quy trình vừa làm vừa học đã có DTTT.TS.01 đến 03. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Có kế hoạch tuyển sinh đào tạo từ xa.

Điều kiện ra

• Sinh viên nhập học; hồ sơ, dữ liệu cập nhật.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hội đồng tuyển sinh, Hiệu trưởng (bước 2, 5).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (DTTT.TX.02)

Phạm vi

• Dựng theo Điều 26(2)đ Quy chế tổ chức và hoạt động; quy trình vừa làm vừa học đã có DTTT.TS.01 đến 03. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Đề xuất phương án, chỉ tiêu tuyển sinh từ xa; thông báo (DTTT.TX.02 · Bước 1)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Phương án.

Bước 2. Hội đồng tuyển sinh thông qua; Hiệu trưởng phê duyệt (DTTT.TX.02 · Bước 2)

Tác nhân

• Hội đồng tuyển sinh, hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Duyệt.

Bước 3. Nộp hồ sơ đăng ký trực tuyến (DTTT.TX.02 · Bước 3)

Tác nhân

• Thí sinh

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Nộp.

Bước 4. Kiểm tra hồ sơ; xét tuyển (DTTT.TX.02 · Bước 4)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Xét.

Bước 5. Hồ sơ đủ điều kiện, đúng đối tượng? (DTTT.TX.02 · Bước 5)

Tác nhân

• Hội đồng tuyển sinh, hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

THÔNG BÁO LÝ DO; BỔ SUNG HỒ SƠ (DTTT.TX.02)

Bước 6. Quyết định công nhận trúng tuyển (DTTT.TX.02 · Bước 6)

Tác nhân

• Hội đồng tuyển sinh, hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Quyết định.

Bước 7. Xác nhận nhập học; nộp học phí (DTTT.TX.02 · Bước 7)

Tác nhân

• Thí sinh

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Học phí.

Bước 8. Ghi nhận thu; cấp tài khoản hệ thống (DTTT.TX.02 · Bước 8)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính, TTCNTT

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Chứng từ, tài khoản.

Bước 9. Tổ chức nhập học, phân lớp, cấp mã số; cập nhật dữ liệu; hậu kiểm (DTTT.TX.02 · Bước 9)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Nhập học (DTTT.TS.02, TS.03 cho hệ vừa làm vừa học).

KẾT THÚC (DTTT.TX.02)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có: học phí nhập học; chứng từ (KHTC.HP.02).

Thời hạn

• Theo kế hoạch tuyển sinh.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Hồ sơ đăng ký (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Quy chế tuyển sinh đào tạo từ xa, đối tượng, phương thức xét: chưa đọc đầy đủ.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)
• N3: Quy chế tổ chức đào tạo trực tuyến tại Trường ĐHNT (QĐ 2925/QĐ-ĐHNT ngày 01/08/2025; 26 điều: Điều 4 khối lượng, 11 học phần, 17 học liệu, 18 Hội đồng thẩm định, 25 trách nhiệm đơn vị) và Quy chế đào tạo từ xa trình độ đại học (QĐ 2929/QĐ-ĐHNT ngày 01/08/2025; 42 điều: Điều 2 khái niệm, 6 học liệu, 7 điều kiện, 12 tổ chức, 19 đến 21 đánh giá, 36 báo cáo, 37 lưu trữ) (01/08/2025; QĐ 2925 thay QĐ 1984/2011; QĐ 2929 thay QĐ 1568/2018, áp dụng cho khóa tuyển sinh từ 01/08/2025). Đã đọc qua nhận dạng chữ (OCR) bản quét: QĐ 2925 đủ 17 trang, QĐ 2929 đủ 30 trang; chữ không dấu, một số dòng bị mất (nhất là Điều 8, 9 và 27 đến 29 của QĐ 2929), số liệu quan trọng đã đối chiếu lại với văn cảnh. Tệp PDF trên Google Drive (trang văn bản của khoadaotaotructuyen.ftu.edu.vn)

Mục đích: Đề xuất cách đánh giá, phê duyệt, tham gia đấu thầu hoặc nhận đặt hàng, ký, thực hiện, nghiệm thu và quyết toán hợp đồng nghiên cứu, tư vấn của Viện.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu tại Điều 41(2)e Quy chế tổ chức và hoạt động. Hợp đồng, đề tài các cấp của Trường xem QLKH.DT.*. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Có thông báo thầu hoặc đặt hàng.

Điều kiện ra

• Hợp đồng được nghiệm thu, quyết toán, lưu hồ sơ.

Phê duyệt, kiểm soát

• Viện trưởng, Hiệu trưởng phê duyệt (bước 4).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (VKT.NC.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu tại Điều 41(2)e Quy chế tổ chức và hoạt động. Hợp đồng, đề tài các cấp của Trường xem QLKH.DT.*. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Gửi yêu cầu, đề bài nghiên cứu, tư vấn hoặc thông báo thầu (VKT.NC.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Đối tác, khách hàng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Yêu cầu.

Bước 2. Đánh giá năng lực, nguồn lực; lập đề xuất, dự toán (VKT.NC.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Viện kinh tế và kinh doanh quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đề xuất.

Bước 3. Thẩm định tài chính, rà soát pháp lý (VKT.NC.01 · Bước 3)

Tác nhân

• P. KHTC, thanh tra - pháp chế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Rà soát (QT-08).

Bước 4. Phê duyệt tham gia, giá (VKT.NC.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Viện trưởng, hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Duyệt.

Bước 5. Lãnh đạo phê duyệt tham gia? (VKT.NC.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Viện kinh tế và kinh doanh quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

KHÔNG THAM GIA; THÔNG BÁO (VKT.NC.01)

Bước 6. Nộp hồ sơ dự thầu hoặc chào giá; thương thảo (VKT.NC.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Viện kinh tế và kinh doanh quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Nộp.

Bước 7. Thông báo kết quả; ký hợp đồng (VKT.NC.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Đối tác, khách hàng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Ký.

Bước 8. Triển khai nghiên cứu, tư vấn; báo cáo tiến độ (VKT.NC.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Viện kinh tế và kinh doanh quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Triển khai.

Bước 9. Nghiệm thu; thanh toán (VKT.NC.01 · Bước 9)

Tác nhân

• Đối tác, khách hàng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Nghiệm thu.

Bước 10. Hạch toán, quyết toán, thanh lý; lưu hồ sơ (VKT.NC.01 · Bước 10)

Tác nhân

• P. KHTC, thanh tra - pháp chế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Quyết toán.

KẾT THÚC (VKT.NC.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có: thu, chi hợp đồng nghiên cứu, tư vấn; hóa đơn, chứng từ; mức theo hợp đồng.

Thời hạn

• Theo hợp đồng.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Hồ sơ dự thầu; hợp đồng (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Quy chế tài chính nội bộ, thẩm quyền ký hợp đồng của Viện: chưa có.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách đề xuất, đánh giá an toàn và pháp lý, phê duyệt, công bố và rà soát Danh mục công cụ AI được khuyến nghị sử dụng.

Phạm vi, đối tượng: Dựng theo Điều 6 dự thảo Quy định sử dụng AI (Danh mục công cụ AI; công cụ mới phải được đánh giá an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và hiệu lực pháp lý trước khi triển khai); đơn vị đầu mối do dự thảo để trống. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Có đề xuất công cụ AI mới hoặc đến kỳ rà soát.

Điều kiện ra

• Danh mục được cập nhật, công bố.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hiệu trưởng phê duyệt (bước 5).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (TTCNTT.AI.10)

Phạm vi

• Dựng theo Điều 6 dự thảo Quy định sử dụng AI (Danh mục công cụ AI; công cụ mới phải được đánh giá an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và hiệu lực pháp lý trước khi triển khai); đơn vị đầu mối do dự thảo để trống. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Đề xuất công cụ AI, mục đích, nhóm nhiệm vụ, dữ liệu sử dụng (TTCNTT.AI.10 · Bước 1)

Tác nhân

• Đơn vị, giảng viên, cán bộ

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đề xuất.

Bước 2. Đánh giá an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu, điều khoản sử dụng (TTCNTT.AI.10 · Bước 2)

Tác nhân

• Tt công nghệ thông tin

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đánh giá trước khi triển khai.

Bước 3. Đánh giá hiệu lực pháp lý, sở hữu trí tuệ, dữ liệu cá nhân (TTCNTT.AI.10 · Bước 3)

Tác nhân

• P. thanh tra - pháp chế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đánh giá pháp lý.

Bước 4. Lập đề xuất đưa vào Danh mục: nhóm công cụ, phạm vi, điều kiện (TTCNTT.AI.10 · Bước 4)

Tác nhân

• Tt công nghệ thông tin

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Danh mục.

Bước 5. Công cụ đạt yêu cầu an toàn, bảo mật, pháp lý? (TTCNTT.AI.10 · Bước 5)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

KHÔNG ĐƯA VÀO DANH MỤC; THÔNG BÁO LÝ DO (TTCNTT.AI.10)

Bước 6. Phê duyệt bổ sung, thay đổi Danh mục (TTCNTT.AI.10 · Bước 6)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Duyệt.

Bước 7. Công bố Danh mục; hướng dẫn sử dụng; theo dõi (TTCNTT.AI.10 · Bước 7)

Tác nhân

• Tt công nghệ thông tin

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Công bố.

Bước 8. Sử dụng theo Danh mục; phản ánh sự cố (TTCNTT.AI.10 · Bước 8)

Tác nhân

• Đơn vị, giảng viên, cán bộ

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Sử dụng.

Bước 9. Rà soát định kỳ; loại bỏ công cụ không đạt (TTCNTT.AI.10 · Bước 9)

Tác nhân

• Tt công nghệ thông tin

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Rà soát.

KẾT THÚC (TTCNTT.AI.10)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có thể phát sinh chi phí bản quyền công cụ; thanh toán theo quy trình thanh toán.

Thời hạn

• Rà soát định kỳ (chưa có).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Phiếu đề xuất, đánh giá công cụ AI (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Quy định sử dụng AI chỉ là dự thảo, chưa ban hành; đơn vị đầu mối, tiêu chí đánh giá an toàn: chưa có.

Nguồn đã đọc

• N1: Dự thảo Quy định về việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong lập và chuẩn hóa quy trình công việc và công tác chuyên môn nội bộ tại Trường (10 điều: Điều 3 nguyên tắc, 4 kiểm soát thông tin sai lệch, 5 phạm vi theo nhóm nhiệm vụ, 6 danh mục công cụ AI, 7 viết prompt, 8 đào tạo, hỗ trợ, giám sát) (Số, ngày ban hành để trống (dự thảo)). Đã đọc ngày 26/10/2026; là dự thảo, chưa ban hành; đơn vị đầu mối xử lý để trống. E:\Ban CĐS\Quy trình số\QUY ĐỊNH AI - Quy trình.docx
• N2: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx

Mục đích: Đề xuất cách lập kế hoạch tập huấn, hỗ trợ, phổ biến, giám sát việc tuân thủ và báo cáo việc sử dụng AI trong Trường.

Phạm vi, đối tượng: Dựng theo Điều 8, 9 dự thảo Quy định sử dụng AI; xử lý vi phạm theo quy chế nội bộ. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Đầu năm hoặc khi Quy định có hiệu lực.

Điều kiện ra

• Tập huấn, giám sát được thực hiện; có báo cáo.

Phê duyệt, kiểm soát

• Thủ trưởng đơn vị phổ biến, thực hiện (bước 6).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (TTCNTT.AI.11)

Phạm vi

• Dựng theo Điều 8, 9 dự thảo Quy định sử dụng AI; xử lý vi phạm theo quy chế nội bộ. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Xây dựng kế hoạch tập huấn: kỹ năng, viết prompt, quản lý rủi ro, bảo mật dữ liệu (TTCNTT.AI.11 · Bước 1)

Tác nhân

• Tt công nghệ thông tin

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kế hoạch.

Bước 2. Phối hợp xây dựng tài liệu, video, bộ câu hỏi thường gặp (TTCNTT.AI.11 · Bước 2)

Tác nhân

• Các phòng chức năng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Tài liệu.

Bước 3. Tổ chức tập huấn, hội thảo định kỳ (TTCNTT.AI.11 · Bước 3)

Tác nhân

• Tt công nghệ thông tin

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Tập huấn.

Bước 4. Phát hiện sử dụng AI không đúng quy định? (TTCNTT.AI.11 · Bước 4)

Tác nhân

• Cán bộ, giảng viên

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

GHI NHẬN, TIẾP TỤC GIÁM SÁT (TTCNTT.AI.11)

Bước 5. Tham gia tập huấn; áp dụng; chia sẻ prompt mẫu (TTCNTT.AI.11 · Bước 5)

Tác nhân

• Cán bộ, giảng viên

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Áp dụng.

Bước 6. Hỗ trợ giải đáp; tiếp nhận phản ánh khó khăn (TTCNTT.AI.11 · Bước 6)

Tác nhân

• Tt công nghệ thông tin

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Hỗ trợ.

Bước 7. Phổ biến, lồng ghép nội dung vào quy trình nội bộ của đơn vị (TTCNTT.AI.11 · Bước 7)

Tác nhân

• Lãnh đạo đơn vị

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Thủ trưởng đơn vị.

Bước 8. Kiểm tra, giám sát định kỳ việc tuân thủ; nhắc nhở, chấn chỉnh (TTCNTT.AI.11 · Bước 8)

Tác nhân

• Tt công nghệ thông tin

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Giám sát.

Bước 9. Tổng hợp, báo cáo; cập nhật tài liệu (TTCNTT.AI.11 · Bước 9)

Tác nhân

• Tt công nghệ thông tin

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Báo cáo.

KẾT THÚC (TTCNTT.AI.11)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có thể phát sinh chi phí tập huấn; thanh toán theo quy trình thanh toán.

Thời hạn

• Định kỳ (chưa có).

Biểu mẫu, hồ sơ

• Kế hoạch tập huấn; báo cáo giám sát (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Quy định sử dụng AI chỉ là dự thảo; tần suất, hình thức giám sát: chưa có.

Nguồn đã đọc

• N1: Dự thảo Quy định về việc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong lập và chuẩn hóa quy trình công việc và công tác chuyên môn nội bộ tại Trường (10 điều: Điều 3 nguyên tắc, 4 kiểm soát thông tin sai lệch, 5 phạm vi theo nhóm nhiệm vụ, 6 danh mục công cụ AI, 7 viết prompt, 8 đào tạo, hỗ trợ, giám sát) (Số, ngày ban hành để trống (dự thảo)). Đã đọc ngày 26/10/2026; là dự thảo, chưa ban hành; đơn vị đầu mối xử lý để trống. E:\Ban CĐS\Quy trình số\QUY ĐỊNH AI - Quy trình.docx
• N2: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx

Mục đích: Đề xuất cách xét đơn nghỉ học tạm thời, nhập học lại và thôi học của sinh viên hệ vừa làm vừa học và đào tạo từ xa.

Phạm vi, đối tượng: Dựng theo Điều 26(4) Quy chế tổ chức và hoạt động (Hội đồng ngừng học, thôi học) và tên các Mẫu 08, 09, 10 trên trang của Khoa; nội dung mẫu chưa đọc. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Sinh viên có nguyện vọng.

Điều kiện ra

• Có quyết định; hồ sơ, dữ liệu cập nhật.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hội đồng xem xét; Hiệu trưởng quyết định (bước 4).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (DTTT.HV.01)

Phạm vi

• Dựng theo Điều 26(4) Quy chế tổ chức và hoạt động (Hội đồng ngừng học, thôi học) và tên các Mẫu 08, 09, 10 trên trang của Khoa; nội dung mẫu chưa đọc. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Nộp đơn: nghỉ học tạm thời (Mẫu 08), nhập học lại (Mẫu 09) hoặc thôi học (Mẫu 10) (DTTT.HV.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Sinh viên

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Mẫu đơn trên trang của Khoa.

Bước 2. Tiếp nhận; kiểm tra điều kiện, thời gian học, kết quả tích lũy (DTTT.HV.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra.

Bước 3. Xác nhận nghĩa vụ học phí, thư viện (thôi học) (DTTT.HV.01 · Bước 3)

Tác nhân

• P. kế hoạch - tài chính, p. CTCT&SV

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Xác nhận.

Bước 4. Đủ điều kiện, nghĩa vụ đã hoàn thành? (DTTT.HV.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Hội đồng, hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

THÔNG BÁO LÝ DO; HƯỚNG DẪN BỔ SUNG (DTTT.HV.01)

Bước 5. Hội đồng ngừng học, thôi học xem xét; Hiệu trưởng quyết định (DTTT.HV.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Hội đồng, hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Trưởng Khoa là thường trực Hội đồng.

Bước 6. Thông báo kết quả; cập nhật hệ thống tín chỉ, HEMIS (DTTT.HV.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Cập nhật.

Bước 7. Nhận quyết định; thực hiện (nhập học lại: đăng ký học phần) (DTTT.HV.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Sinh viên

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Thực hiện.

Bước 8. Lưu hồ sơ; bảo lưu hoặc công nhận kết quả đã tích lũy (DTTT.HV.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lưu hồ sơ.

KẾT THÚC (DTTT.HV.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trong nguồn.

Thời hạn

• Thời hạn giải quyết: chưa có.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Mẫu 08, 09, 10 (chưa đọc nội dung).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Quy chế đào tạo vừa làm vừa học và từ xa (QĐ 2929/2025) chưa đối chiếu điều kiện cụ thể; mẫu đơn chưa đọc.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)
• N3: Mẫu đơn: Khoa ĐTQT NH1 (bảo lưu), NH3 (học lại sau bảo lưu), NH10 (học lại); vừa làm vừa học Mẫu 08 (nghỉ học tạm thời), 09 (nhập học lại), 10 (thôi học) (Không ghi ngày). Chỉ thấy tên mẫu; nội dung mẫu chưa đọc được. https://kdtqt.ftu.edu.vn/download/mau-van-ban

Mục đích: Đề xuất cách xây dựng đề án đào tạo từ xa, xác nhận điều kiện và quyết định đặt trạm từ xa.

Phạm vi, đối tượng: Dựng theo Điều 26(2)đ Quy chế tổ chức và hoạt động và Quy chế đào tạo từ xa (QĐ 2929/2025; OCR không dấu, mất dòng). Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Có chủ trương hoặc đề xuất đặt trạm.

Điều kiện ra

• Đề án, trạm từ xa được quyết định, vận hành.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hiệu trưởng quyết định (bước 5).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (DTTT.TX.01)

Phạm vi

• Dựng theo Điều 26(2)đ Quy chế tổ chức và hoạt động và Quy chế đào tạo từ xa (QĐ 2929/2025; OCR không dấu, mất dòng). Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Nghiên cứu nhu cầu; xây dựng đề án đào tạo từ xa chất lượng cao (DTTT.TX.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đề án.

Bước 2. Đề xuất vị trí, đối tác đặt trạm từ xa (DTTT.TX.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đề xuất.

Bước 3. Cung cấp thông tin cơ sở vật chất, năng lực của nơi đặt trạm (DTTT.TX.01 · Bước 3)

Tác nhân

• Đối tác, địa phương

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Cung cấp.

Bước 4. Kiểm tra, xác nhận điều kiện: hạ tầng, thiết bị, công nghệ, nhân sự (DTTT.TX.01 · Bước 4)

Tác nhân

• P. QLĐT, TTCNTT, p. QTTB

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Điều kiện theo quy chế đào tạo từ xa.

Bước 5. Điều kiện đặt trạm đáp ứng yêu cầu? (DTTT.TX.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

ĐỐI TÁC BỔ SUNG, KHẮC PHỤC (DTTT.TX.01)

Bước 6. Quyết định đề án; quyết định đặt trạm (DTTT.TX.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Quyết định.

Bước 7. Ký thỏa thuận với đối tác nơi đặt trạm (DTTT.TX.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Thanh tra - Pháp chế rà soát.

Bước 8. Chuẩn bị hạ tầng, hệ thống; công bố; báo cáo cơ quan quản lý nếu có (DTTT.TX.01 · Bước 8)

Tác nhân

• P. QLĐT, TTCNTT, p. QTTB

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Chuẩn bị.

Bước 9. Vận hành; theo dõi; đánh giá điều kiện định kỳ (DTTT.TX.01 · Bước 9)

Tác nhân

• Khoa đào tạo trực tuyến và ptnn

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Theo dõi.

KẾT THÚC (DTTT.TX.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có thể phát sinh chi phí hạ tầng, thuê địa điểm; thanh toán theo quy trình thanh toán.

Thời hạn

• Theo kế hoạch.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Đề án; thỏa thuận đặt trạm (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Điều kiện cụ thể để đặt trạm theo QĐ 2929/2025 (Điều 7) và pháp luật đào tạo từ xa: chưa đọc đầy đủ.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)
• N3: Quy chế tổ chức đào tạo trực tuyến tại Trường ĐHNT (QĐ 2925/QĐ-ĐHNT ngày 01/08/2025; 26 điều: Điều 4 khối lượng, 11 học phần, 17 học liệu, 18 Hội đồng thẩm định, 25 trách nhiệm đơn vị) và Quy chế đào tạo từ xa trình độ đại học (QĐ 2929/QĐ-ĐHNT ngày 01/08/2025; 42 điều: Điều 2 khái niệm, 6 học liệu, 7 điều kiện, 12 tổ chức, 19 đến 21 đánh giá, 36 báo cáo, 37 lưu trữ) (01/08/2025; QĐ 2925 thay QĐ 1984/2011; QĐ 2929 thay QĐ 1568/2018, áp dụng cho khóa tuyển sinh từ 01/08/2025). Đã đọc qua nhận dạng chữ (OCR) bản quét: QĐ 2925 đủ 17 trang, QĐ 2929 đủ 30 trang; chữ không dấu, một số dòng bị mất (nhất là Điều 8, 9 và 27 đến 29 của QĐ 2929), số liệu quan trọng đã đối chiếu lại với văn cảnh. Tệp PDF trên Google Drive (trang văn bản của khoadaotaotructuyen.ftu.edu.vn)

Mục đích: Đề xuất cách thông báo, nhận minh chứng, tổ chức đánh giá, thông báo và lưu kết quả năng lực ngoại ngữ của học viên cao học, nghiên cứu sinh.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu tại Điều 27(2)đ Quy chế tổ chức và hoạt động; chuẩn ngoại ngữ theo quy chế đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ chưa đọc. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Đến kỳ đánh giá hoặc có minh chứng.

Điều kiện ra

• Kết quả được phê duyệt, lưu hồ sơ.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hiệu trưởng phê duyệt (bước 6).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (SDH.NN.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu tại Điều 27(2)đ Quy chế tổ chức và hoạt động; chuẩn ngoại ngữ theo quy chế đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ chưa đọc. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Thông báo kế hoạch, điều kiện, hình thức đánh giá (SDH.NN.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Khoa sau đại học

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Thông báo.

Bước 2. Đăng ký; nộp chứng chỉ hoặc dự đánh giá (SDH.NN.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Học viên, nghiên cứu sinh

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đăng ký.

Bước 3. Kiểm tra chứng chỉ, minh chứng; lập danh sách dự đánh giá (SDH.NN.01 · Bước 3)

Tác nhân

• Khoa sau đại học

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra.

Bước 4. Có chứng chỉ hợp lệ hoặc đạt yêu cầu? (SDH.NN.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Khoa đào tạo ngoại ngữ

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

HỌC VIÊN ĐĂNG KÝ ĐÁNH GIÁ HOẶC BỔ SUNG (SDH.NN.01)

Bước 5. Tổ chức đánh giá năng lực ngoại ngữ; chấm (SDH.NN.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Khoa đào tạo ngoại ngữ

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đánh giá.

Bước 6. Tổng hợp kết quả; thông báo; xử lý khiếu nại (SDH.NN.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Khoa sau đại học

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Thông báo.

Bước 7. Phê duyệt kết quả (SDH.NN.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Duyệt.

Bước 8. Cập nhật hồ sơ; dùng cho điều kiện bảo vệ, xét tốt nghiệp (SDH.NN.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Khoa sau đại học

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Cập nhật.

KẾT THÚC (SDH.NN.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Không phát sinh thu chi trong nguồn.

Thời hạn

• Theo kế hoạch.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Đơn đăng ký; kết quả đánh giá (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Chuẩn ngoại ngữ đầu ra theo quy chế đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ (QĐ 3179/2021, QĐ 2876/2021 và quy định mới theo TT 53/2026): chưa đọc nội dung.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)
• N3: Quy chế tuyển sinh và đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm QĐ 3179/QĐ-ĐHNT ngày 20/12/2021) và trình độ tiến sĩ (kèm QĐ 2876/QĐ-ĐHNT ngày 26/11/2021) của Trường (20/12/2021; 26/11/2021 (đã sửa đổi 2022, 2023, 2026 theo trang)). Chỉ đọc số hiệu và ngày; điều khoản chưa đọc được (nội dung ở tệp Drive). https://sdh.ftu.edu.vn/quy-che-tuyen-sinh-va-dao-tao-trinh-do-thac-si/ ; https://sdh.ftu.edu.vn/quy-che-tuyen-sinh-va-dao-tao-trinh-do-tien-si/

Mục đích: Đề xuất cách xét đơn ngừng học, thôi học của học viên cao học, nghiên cứu sinh và cập nhật hồ sơ.

Phạm vi, đối tượng: Dựng theo Điều 27(4) Quy chế tổ chức và hoạt động (Hội đồng ngừng học, thôi học). Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Có nguyện vọng hoặc thuộc diện xem xét.

Điều kiện ra

• Có quyết định; hồ sơ, dữ liệu cập nhật.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hội đồng kiến nghị; Hiệu trưởng quyết định (bước 3, 4).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (SDH.HV.01)

Phạm vi

• Dựng theo Điều 27(4) Quy chế tổ chức và hoạt động (Hội đồng ngừng học, thôi học). Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Nộp đơn ngừng học hoặc thôi học; minh chứng (SDH.HV.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Học viên, nghiên cứu sinh

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đơn.

Bước 2. Tiếp nhận; kiểm tra tiến độ học, thời gian đào tạo, nghĩa vụ tài chính (SDH.HV.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Khoa sau đại học

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra.

Bước 3. Hội đồng xem xét, kiến nghị (SDH.HV.01 · Bước 3)

Tác nhân

• Hội đồng ngừng học, thôi học

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Trưởng Khoa là thường trực Hội đồng.

Bước 4. Hội đồng kiến nghị đồng ý? (SDH.HV.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

THÔNG BÁO LÝ DO; TIẾP TỤC HỌC (SDH.HV.01)

Bước 5. Quyết định ngừng học hoặc thôi học (SDH.HV.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Quyết định.

Bước 6. Thông báo; cập nhật hồ sơ, HEMIS; hoàn học phí hoặc công nợ (nếu có) (SDH.HV.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Khoa sau đại học

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Cập nhật (KHTC.HP.01).

Bước 7. Nhận quyết định; bàn giao; hoặc quay lại học khi hết thời gian ngừng (SDH.HV.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Học viên, nghiên cứu sinh

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Thực hiện.

KẾT THÚC (SDH.HV.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có thể phát sinh hoàn học phí hoặc công nợ; xem KHTC.HP.01.

Thời hạn

• Thời hạn: chưa có.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Đơn (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Điều kiện, thời gian ngừng học theo quy chế đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ: chưa đọc nội dung.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)
• N3: Quy chế tuyển sinh và đào tạo trình độ thạc sĩ (kèm QĐ 3179/QĐ-ĐHNT ngày 20/12/2021) và trình độ tiến sĩ (kèm QĐ 2876/QĐ-ĐHNT ngày 26/11/2021) của Trường (20/12/2021; 26/11/2021 (đã sửa đổi 2022, 2023, 2026 theo trang)). Chỉ đọc số hiệu và ngày; điều khoản chưa đọc được (nội dung ở tệp Drive). https://sdh.ftu.edu.vn/quy-che-tuyen-sinh-va-dao-tao-trinh-do-thac-si/ ; https://sdh.ftu.edu.vn/quy-che-tuyen-sinh-va-dao-tao-trinh-do-tien-si/

Mục đích: Đề xuất cách xây dựng, thẩm định, phê duyệt, ký, lưu trữ và báo cáo khi mở, gia hạn, điều chỉnh chương trình liên kết đào tạo với nước ngoài.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu tại Điều 28(2)c Quy chế tổ chức và hoạt động; yêu cầu chung về liên kết xem QLDT.LK.01 (Thông tư 56/2026 Điều 7). Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Có đề xuất mở, gia hạn, điều chỉnh chương trình liên kết.

Điều kiện ra

• Chương trình liên kết được phê duyệt, lưu hồ sơ, báo cáo.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hiệu trưởng quyết định (bước 4).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (DTQT.DA.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu tại Điều 28(2)c Quy chế tổ chức và hoạt động; yêu cầu chung về liên kết xem QLDT.LK.01 (Thông tư 56/2026 Điều 7). Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Khảo sát nhu cầu; lập đề án chương trình liên kết (DTQT.DA.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Khoa đào tạo quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đề án.

Bước 2. Cung cấp tư cách pháp nhân, kiểm định, chương trình, điều kiện của đối tác (DTQT.DA.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Đối tác nước ngoài

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Hồ sơ đối tác.

Bước 3. Thẩm định: pháp lý, tài chính, chương trình, năng lực (DTQT.DA.01 · Bước 3)

Tác nhân

• Đơn vị phối hợp

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Điều kiện liên kết (QLDT.LK.01).

Bước 4. Đề án đủ điều kiện, được thẩm định thông qua? (DTQT.DA.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

KHOA HOÀN THIỆN ĐỀ ÁN (DTQT.DA.01)

Bước 5. Quyết định thông qua đề án; ủy quyền ký (DTQT.DA.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Hiệu trưởng

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Quyết định.

Bước 6. Ký thỏa thuận liên kết; hoàn thiện hồ sơ trình cơ quan có thẩm quyền (DTQT.DA.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Khoa đào tạo quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Hồ sơ.

Bước 7. Ký, thực hiện thỏa thuận (DTQT.DA.01 · Bước 7)

Tác nhân

• Đối tác nước ngoài

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Đối tác.

Bước 8. Lưu trữ hồ sơ phê duyệt, gia hạn, điều chỉnh; triển khai (DTQT.DA.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Khoa đào tạo quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Quản lý, lưu trữ.

Bước 9. Tổng hợp, thống kê, báo cáo hoạt động liên kết (DTQT.DA.01 · Bước 9)

Tác nhân

• Khoa đào tạo quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Phối hợp HTQT, HCTH.

KẾT THÚC (DTQT.DA.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có thể phát sinh kinh phí liên kết, học phí; xem quy trình thanh toán, KHTC.HP.02.

Thời hạn

• Theo thời hạn thỏa thuận, quy định của Bộ.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Đề án; thỏa thuận liên kết (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Pháp luật về hợp tác, đầu tư nước ngoài trong giáo dục, thủ tục với cơ quan có thẩm quyền: chưa đọc.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)
• N3: Thông tư ban hành Quy chế đào tạo trình độ đại học (có hiệu lực từ 07/7/2026, thay Thông tư 08/2021): Điều 3 chương trình, Điều 6 và 7 liên kết đào tạo, Điều 9 đăng ký học tập, Điều 10 tổ chức giảng dạy, Điều 11 quản lý chất lượng và dữ liệu, Điều 12 đánh giá và tính điểm học phần, Điều 16 công nhận kết quả và chuyển đổi tín chỉ, Điều 19 chuyển ngành, nơi học, cơ sở, hình thức, Điều 21 học cùng lúc hai chương trình, Điều 22 chương trình tích hợp đại học và thạc sĩ, Điều 23 liên thông, Điều 25 xây dựng quy chế của cơ sở đào tạo, Điều 26 báo cáo, lưu trữ, công khai, Điều 27 chuyển tiếp (Số và ngày ký để trống; hiệu lực 07/7/2026). Đã đọc các Điều nêu qua OCR ngày 26/10/2026; OCR không dấu, có dòng bị mất; chưa đối chiếu bản chính thức; Phụ lục chưa đọc. Bản quét Thông tư trên Google Drive của Trường, đã nhận dạng chữ OCR không dấu (thư mục flowchart, Hỗ trợ các đơn vị)

Mục đích: Đề xuất cách lập kế hoạch, tuyển sinh, giám sát giờ lên lớp, lưu hồ sơ, tổ chức lễ và báo cáo trong quản lý chương trình liên kết đào tạo với nước ngoài.

Phạm vi, đối tượng: Nhiệm vụ nêu tại Điều 28(2)d Quy chế tổ chức và hoạt động. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Chương trình liên kết được phê duyệt, vào năm học.

Điều kiện ra

• Chương trình được vận hành; hồ sơ lưu; có báo cáo.

Phê duyệt, kiểm soát

• Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền xác nhận (bước 2).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.

BẮT ĐẦU (DTQT.QL.01)

Phạm vi

• Nhiệm vụ nêu tại Điều 28(2)d Quy chế tổ chức và hoạt động. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Bước 1. Lập kế hoạch giảng dạy, học tập, thời khóa biểu theo chương trình liên kết (DTQT.QL.01 · Bước 1)

Tác nhân

• Khoa đào tạo quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kế hoạch.

Bước 2. Xác nhận kế hoạch, giảng viên của đối tác (DTQT.QL.01 · Bước 2)

Tác nhân

• Đối tác liên kết

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Xác nhận.

Bước 3. Tuyển sinh, nhập học, phân lớp, cấp mã số (DTQT.TS.01) (DTQT.QL.01 · Bước 3)

Tác nhân

• Khoa đào tạo quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Tuyển sinh.

Bước 4. Kế hoạch, giảng viên đáp ứng yêu cầu của chương trình? (DTQT.QL.01 · Bước 4)

Tác nhân

• Sinh viên, học viên

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Kiểm tra, quyết định.

Kết quả

• Có: tiếp tục. Không: xử lý nhánh Không.

ĐIỀU CHỈNH KẾ HOẠCH, PHÂN CÔNG (DTQT.QL.01)

Bước 5. Học tập, đăng ký, thi, đánh giá theo chương trình (DTQT.QL.01 · Bước 5)

Tác nhân

• Sinh viên, học viên

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Học.

Bước 6. Theo dõi, kiểm soát giờ lên lớp của giảng viên và học tập của người học (DTQT.QL.01 · Bước 6)

Tác nhân

• Khoa đào tạo quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Theo dõi.

Bước 7. Phối hợp chế độ chính sách, học phí, quản lý người học (DTQT.QL.01 · Bước 7)

Tác nhân

• P. QLĐT, p. CTCT&SV, p. KHTC

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Phối hợp.

Bước 8. Lưu trữ kết quả tuyển sinh, hồ sơ nhập học, bảng điểm, hồ sơ tốt nghiệp (DTQT.QL.01 · Bước 8)

Tác nhân

• Khoa đào tạo quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lưu trữ.

Bước 9. Tổ chức lễ khai giảng, bế giảng, phát bằng; báo cáo (DTQT.QL.01 · Bước 9)

Tác nhân

• Khoa đào tạo quốc tế

Nghiệp vụ

• Đề xuất: Lễ.

KẾT THÚC (DTQT.QL.01)

Chi phí, thanh toán, chứng từ

• Có: học phí, chi phí chương trình; chứng từ; mức theo từng chương trình (chưa có).

Thời hạn

• Theo năm học.

Biểu mẫu, hồ sơ

• Kế hoạch giảng dạy; hồ sơ lưu (chưa có mẫu).

Điểm chưa xác nhận

• ĐỀ XUẤT: Trường chưa có văn bản quy trình; cần đơn vị chủ trì xác nhận trình tự, thẩm quyền ký, thời hạn, biểu mẫu và đối chiếu quy định pháp luật chuyên ngành hiện hành. Chưa xác nhận Quy chế tổ chức và hoạt động đã ban hành.
• Thỏa thuận liên kết từng chương trình, yêu cầu của đối tác: chưa có.

Nguồn đã đọc

• N1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Đại học Ngoại thương, các Điều 23 đến 52: chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Tổng hợp, Tổ chức - Nhân sự, Quản lý đào tạo, Khoa ĐTTT&PTNN, Khoa Sau đại học, Khoa Đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học, Hợp tác quốc tế, Công tác chính trị và Sinh viên, Quản trị - Thiết bị, Kế hoạch - Tài chính, Quản lý dự án, Truyền thông và Quan hệ đối ngoại, Thư viện, Trung tâm CNTT, Thanh tra - Pháp chế, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng, Khoa, Viện, Bộ môn, Tạp chí, các Trung tâm, Văn phòng Đảng - Đoàn thể (Không ghi ngày (tệp Hoạt động.docx, 26/8/2025)). Đã đọc các Điều 23 đến 52 ngày 26/10/2026; tệp không có phần đầu (Điều 1 đến 22: Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, Hội đồng khoa học và đào tạo...); chưa rõ đã ban hành hay còn là dự thảo; chỉ nêu chức năng, nhiệm vụ, không nêu trình tự nghiệp vụ, thời hạn, người ký từng việc. E:\Ban CĐS\Hoạt động.docx
• N2: Mẫu quy trình chung của bộ khung KPI 2026 (Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx): trình tự đề xuất, rà soát, phê duyệt, thực hiện, lưu hồ sơ, thanh toán (26/10/2026). Không phải văn bản quy định; chưa có văn bản của đơn vị: mọi bước là đề xuất. Tệp Bo_khung_quy_trinh_KPI_2026_v2.xlsx (thư mục flowchart)

Mục đích: Đề xuất cách giảng viên chọn mức AIAS, thiết kế đề, công bố, thu minh chứng, chấm và báo cáo số liệu khi áp dụng thang AIAS cho học phần.

Phạm vi, đối tượng: Dựng theo hướng dẫn 5 bước của bộ công cụ AIAS cho giảng viên; thang AIAS bản 2.1 (năm mức). Dữ liệu sinh viên nộp kèm là dữ liệu cá nhân, chỉ thu ở mức cần thiết. Trình tự là ĐỀ XUẤT.

Điều kiện vào

• Soạn hoặc rà soát đề cương đầu học kỳ.

Điều kiện ra

• Học phần áp dụng mức AIAS; số liệu cuối kỳ được tổng hợp.

Phê duyệt, kiểm soát

• Khoa, Bộ môn xem xét (bước 4, 5).

Mức dịch vụ công trực tuyến

• Thực hiện, theo dõi, lưu hồ sơ trên hệ thống số (đề xuất); không phải dịch vụ công một cửa của Trường.

Bấm vào một ô để xem mô tả bước; bấm ra ngoài hoặc Đóng để thoát.